E.Wedel: Zautomatyzowane procesy HRowe w 1200 osobowej firmie

E.Wedel to najstarsza marka czekolady w Polsce. W wyjątkowy sposób łączy tradycję z nowoczesnością. Firma do tej pory stara się zachować innowacyjne podejście, która ma zakorzenione w swojej historii. W latach 30. XX wieku było to np. wykorzystywanie samolotu RWD-13T SP-WDL do szybkiego dostarczania wyrobów do Gdyni, przed każdorazowym rejsem transatlantyków MS „Batory” i MS „Piłsudski”.

Wyzwanie klienta

E.Wedel zwrócił się do nas ze względu na potrzebę automatyzacji w obszarze zindywidualizowanej wizualizacji wskaźników HR-owych. Aktualnie w firmie pracuje około 1200 osób. Z powodu dużej liczby dostępnych danych, ich analiza była czasochłonna oraz nieefektywna.

Główne cele projektu to:

• dokładna analiza rotacji, aby lepiej zrozumieć jej podłoże i móc śledzić trendy na podstawie automatycznego uzupełniania danych i ustandaryzowanych wskaźników,
• pokazywanie danych w ujęciu funkcyjnym,
• liczenie wskaźników za pomocą podejścia YTD oraz MAT,
• zmiana narzędzia z Excela, w którym brakowało możliwości szybkiego zgłębiania danych,
• wizualizacja danych,
• tworzenie raportów z założeniem dowolnej częstotliwości,
• opracowanie wskaźników predykcyjnych dla rezerwy urlopowej na koniec roku, tak aby każdy z menedżerów wyższego szczebla mógł śledzić codziennie zaktualizowane dane.

Wykorzystane rozwiązania

Aby odpowiedzieć na potrzeby marki, postawiliśmy na automatyzację oraz rozwiązania no-code.

No-code to metody programowania, do których nie jest wymagane pisanie kodu. Wykorzystujemy gotowe szablony, sekwencje i interfejsy, które układamy według potrzeb. W E.Wedel zdecydowaliśmy się na Tableau. Stworzyliśmy Pulpity Menedżerskie, których głównym celem było uporządkowanie danych i ich wizualizacja, aby nawet najbardziej szczegółowe informacje były zrozumiałe na pierwszy rzut oka. Ważne było, żeby menedżerowie mogli zarządzać informacjami za pomocą dostępnych filtrów, które obejmują m.in. okresy, projekty i podział pracowników na konkretne zespoły.

Całość wdrożenia podzieliliśmy na 9 etapów, które miały zapewnić najefektywniejsze zaaplikowanie narzędzia Business Intelligence w wyznaczonym czasie.

• Analiza przedwdrożeniowa – spotkania z klientem w celu omówienia i zrozumienia potrzeb biznesowych.
• Ustalenie sposobu postępowania z informacjami poufnymi – zapewnienie bezpieczeństwa w procesie wdrożenia.
• Analiza dostępnych źródeł danych – m.in. aktualnych arkuszy w Excelu.
• Budowa modeli danych, które będą zapewniać spójne i bezpieczne gromadzenie danych.
• Stworzenie bezpiecznego środowiska dla Tableau Server.
• Tworzenie raportów – umożliwienie prezentacji i analizy zgromadzonych danych.
• Przeprowadzenie testów oraz konsultacje, aby upewnić się, że rozwiązania spełniają oczekiwania klienta.
• Szkolenia z zakresu korzystania z nowego narzędzia.
• Wsparcie techniczne po realizacji projektu, zapewniające kontynuację działania narzędzi oraz pomoc w razie potrzeby.

Przeczytaj również: Rozwiązania no-code do budowy aplikacji CRM

Rezultaty projektu

W ramach współpracy zostały uruchomione kokpity menadżerskie dostosowane do aktualnych potrzeb. Były to m.in.:

• Employment – wgląd w bieżące i historyczne informacje swojego zespołu.
• Employee Turnover – statystyki mówiące o powodach odejścia pracowników.
• Organizational Structure – interaktywna struktura organizacyjna aktualnego zatrudnienia.
• Holiday Provision – wgląd w statystyki wykorzystania urlopów, w tym w szacunek rezerwy urlopowej na koniec roku.
• Absence Report – raport nieobecności pracowników.
• Goals Management – wgląd w proces wyznaczania celów pracowników w ramach zespołów.
• Quarterly Review – wgląd w realizację procesu przeglądów celów kwartalnych w zespołach.
• Training Report – raport podsumowujący inicjatywy szkoleniowo-rozwojowe członków zespołów wraz z kontrolą przypisanego budżetu szkoleniowego.
• Feedback Report – wgląd w nowy proces feedbacku członków zespołu.

Dzięki temu klient mógł w przystępny sposób analizować dane i sprawdzać najważniejsze informacje w krótkim czasie. Istotna była też codzienna aktualizacja informacji, szczególnie w przypadku pulpitów dotyczących „Employment” czy „Absence Report”.

Przeczytaj też: Czy warto przejść z Excel do Tableau?

Podsumowanie

Założone cele zostały zrealizowane przez wdrożenie rozwiązań Business Intelligence. Wprowadzenie Tableau w postaci pulpitów menedżerskich umożliwiło transformację niezwykle szczegółowych danych do zrozumiałych i przydatnych informacji biznesowych (z opcją powrotu do szczegółu).

Dostępne filtry umożliwiają dogodną interakcję z danymi — bezpośrednie zawężanie lub rozszerzanie zakresów. E.Wedel zyskał z naszą pomocą narzędzie, które doprowadziło do prostszej analizy i dostępu do kluczowych informacji dla wszystkich decyzyjnych osób z zespołu. Dzięki temu mogą podejmować lepsze decyzje biznesowe i skupić się na wyciąganiu wniosków.

Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób BI pomoże w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych w Twojej firmie? Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.