System do analizy rentowności i TKW (Techniczny Koszt Wytworzenia) – RADMOT

Czym zajmuje się firma RADMOT?

Firma RADMOT od 40 lat specjalizuje się w wysoko precyzyjnej obróbce CNC, oferując usługi frezowania i toczenia materiałów takich jak aluminium, stal, mosiądz oraz tworzywa sztuczne. Dzięki nowoczesnemu parkowi ponad 80 maszyn CNC, robotyzacji i automatyzacji sprawnie realizuje projekty nawet w 6 klasie dokładności. Co więcej, należy do wąskiego grona firm posiadających certyfikację IATF - kluczową dla klientów z branży Automotive. Dodatkowo ich własna anodownia pozwala na skrócenie czasu realizacji oraz redukcję kosztów przy projektach wymagających anodowania. Wszystko to sprawia, że jest preferowanym dostawcą części toczonych i frezowanych dla międzynarodowych marek z różnorodnych branż.

Wyzwania klienta

Współpraca: marzec 2023 – marzec 2024

RADMOT stał przed koniecznością dokonania rzetelnej wyceny produktów w oparciu o TKW (Techniczny Koszt Wytworzenia). Ze względu na dynamiczny wzrost działalności, a przez to istotny wzrost wartości zapasów wyrobów gotowych, firma chciała zmienić sposób wyceny wyrobów gotowych.

Wdrożenie modelu liczenia TKW było spowodowane również potrzebą informacyjną zarządu, który na tej bazie chciał stworzenia systemu rachunkowości zarządczej, który w sposób precyzyjny i szybki informuje o efektach ekonomicznych działania firmy.  

RADMOT realizuje produkcję na podstawie unikalnych Zleceń Produkcyjnych (ZP) i celem opracowanego rozwiązania było alokowanie wszystkich kosztów do pojedynczego ZP.

Dokładna analiza kosztów wytworzenia w relacji do każdego ZP pozwala na:

• większą kontrolę nad całym procesem produkcyjnym,
• ‍monitorowanie kosztów materiałów, surowców, narzędzi, wynagrodzeń operatorów,
• ‍identyfikację nieefektywnych obszarów z nadmiarem wydatków,
• ‍poprawę rentowności firmy,
• ‍lepsze planowanie budżetu i strategii finansowej firmy dzięki nowoczesnym systemom do analizy kosztów,
• skuteczniejsze negocjacje z dostawcami.

Prace koncepcyjne nad wdrożeniem systemu do rozliczania kosztów i analizy rentowności rozpoczęły się pod koniec 2022 roku. Firma Gekko advisoryNOW, która specjalizuje się m.in. w doradztwie z zakresu controllingu i informacji zarządczej zajęła się częścią dotyczącą koncepcji przepływu kosztów i sposobów księgowania. Vizyble wzięło na siebie odpowiedzialność za część techniczną i wdrożeniową.

Za wdrożenie od strony Gekko advisoryNOW odpowiedzialny był Mariusz Rutowicz, a od strony Vizyble – Mateusz Różański.

Wykorzystane rozwiązania

Gekko advisoryNOW opracowało metodykę rozliczenia kosztów i zmian w planie kont:

• określiło szczegółowe potrzeby organizacji w zakresie informacji zarządczej,
• wstępnie przeanalizowało dostępność danych źródłowych i szczegółowość ewidencji księgowej i operacyjnej,
• dokonało analizy pozycji kosztowych, logiki generowania poszczególnych kosztów i zasadności przypisania ich do technicznego kosztu wytworzenia (TKW),
• zaprojektowało koncepcję modelu alokacji kosztów i kalkulacji rentowności produkcji, w tym klucze alokacji kosztów (wraz z algorytmami) i przykładowe raporty z rentownością,
• zaproponowało zasady zmian w księgowaniu wybranych pozycji w celu poprawy ewidencji księgowej (MPK, zmiany w planie kont, wstępne schematy księgowań),
• stworzyło wstępną listę inicjatyw zmian w ewidencji w celu zapewnienia dobrej jakości danych, zwiększenia dokładności kalkulacji i ułatwienia wdrożenia.

Vizyble wzięło odpowiedzialność za dobór narzędzia do przetwarzania danych oraz jego implementację. Dodatkowo na podstawie uzyskanych próbek danych zweryfikowaliśmy ich jakość i zaproponowaliśmy działania korygujące.

Architektura danych w RADMOT składa się z trzech kluczowych systemów operacyjnych tj. ERP Comarch CDN XL, MES oraz systemu HR Optima. Spora ilość danych składowana jest również w plikach Excel.

Wiele procesów w firmie nadal się kształtuje. Dostarczenie rozwiązania opartego o sztywną strukturę nie pozwoliłoby adaptować go do ewoluującej organizacji. Szukaliśmy narzędzia, którego RADMOT będzie mógł używać i rozwijać go samodzielnie – bez wsparcia Vizyble po okresie wdrożenia.

Z uwagi na mnogość systemów oraz formatów danych, które pochodzą z plików o bardzo różnorodnej strukturze oraz potrzebę zachowania elastyczności, wiedzieliśmy, że najlepiej z tym rozwiązaniem poradzi sobie oprogramowanie Alteryx.

Alteryx szczególnie dobrze automatyzuje pracę z plikami płaskimi. Pozwala wydajnie wyciągać dane z określonych zakresów komórek i scalać wiele plików. Zastosowaliśmy go do pracy z plikami – pobieranie danych z pasków płacowych pracowników. Paski te de facto są wydrukami z systemu kadrowego Optima zapisanymi w formacie .xls. Ich pierwotna struktura w żaden sposób nie była możliwa do integracji czy analizy.

Dopiero przygotowanie przepływu danych (flow) w Alteryx, które konsoliduje paski pracowników do tabeli płaskiej, pozwoliło wyodrębnić wszystkie składniki wynagrodzeń dla działu produkcji w tym liczby dni urlopów, L4 itd. Oczywiście najprostszym sposobem uzyskania tej informacji byłoby odpytanie bazy danych, ale w tym momencie projektu nie było to możliwe.

Kluczowymi funkcjonalnościami biznesowymi dostarczonego rozwiązania były możliwości:

·       integracji danych z systemów i plików,

·       rozliczenia kosztów i przychodów do zlecenia produkcyjnego dla każdego konta księgowego,

·       konsolidacja ziarnistych wyników do wyniku firmy, klienta, produktu,

·       raportowania wyników w formie interaktywnych kokpitów menedżerskich i raportów analitycznych.

Harmonogram działań

Realizacja wdrożenia projektu rozpoczęła się w marcu 2023 i oficjalnie RADMOT kontynuował samodzielną pracę w dostarczonym rozwiązaniu 12 miesięcy później. W tym czasie organizacja, przy wsparciu konsultantów Gekko advisoryNOW i Vizyble, musiała dokonać szeregu zmian w sposobie prowadzenia obiegu materiałowego i ewidencji kosztów. Istotą tych zmian była identyfikacja każdego ruchu magazynowego czy kosztowego do zlecenia produkcyjnego.

Z uwagi na brak jednej hurtowni danych, dane nie były dotychczas zbierane w odpowiednim formacie i częstotliwości. Dopiero po uruchomieniu projektu zostały określone standardy gromadzenia danych i postawione fundamenty pod przyszłą składnicę danych.

Kluczowym aspektem całej zmiany była konieczność powiązania jak największej liczby zdarzeń gospodarczych do zlecenia produkcyjnego, które stało się najmniejszym obiektem rentowności. Jak to najczęściej bywa, nie zmiany technologiczne, a procesowe są najbardziej czasochłonne i trudne do przewidzenia.

Projekt po stronie Vizyble był realizowany w 5 fazach. Został uruchomiony po zatwierdzeniu przez Zarząd RADMOT szczegółowej koncepcji przygotowanej przez Gekko advisoryNOW (GAN).

Faza 1 – integracja danych
Czas: 3 miesiące – głównie z uwagi na dostosowanie formatów i jakości danych.

Faza pierwsza dotyczyła integracji danych z wszystkich kluczowych systemów operacyjnych (w tym systemu MES oraz ERP Comarch CDN XL).

Poniższy diagram przedstawia ogólną koncepcję przepływu danych między systemami.

Faza 2 – logika przepływów danych
Czas: 4 miesiące

Faza druga polegała na zbudowaniu logiki przepływów danych oraz policzeniu kluczy rozliczeniowych w oparciu o dane operacyjne (maszynogodziny, roboczogodziny, liczby zleceń, przychody). Ten etap był najbardziej czasochłonny i skomplikowany z uwagi na ilość kluczy i czas potrzebny na ich zatwierdzenie przez organizację na podstawie wyników cząstkowych.

Faza 3 – budowa systemu raportowego
Czas: 3 miesiące

Faza trzecia obejmowała zbudowanie systemu raportowego szytego na miarę, który pozwala prześledzić strukturę kosztów na wielu poziomach – wychodząc od klienta, poprzez produkowany detal aż do zlecenia produkcyjnego. Wiele raportów powstało wraz z udziałem RADMOT, którego pracownicy aktywnie uczestniczyli w procesie powstawania nowego systemu. Wszystkie raporty są dostępne z poziomu przeglądarki poprzez stronę nawigacyjną.

Faza 4 – szkolenia

Faza czwarta rozpoczęła się po zakończeniu prac technicznych i polegała na onboardingu użytkowników końcowych poprzez szkolenia. Dzięki efektywnemu przeprowadzeniu tego procesu dzisiaj pracownicy RADMOT samodzielnie rozwijają i modyfikują system.

Faza 5 – hyper-care

Po zakończonym projekcie oferowaliśmy wsparcie powdrożeniowe. Wspólnie z RADMOT zamknęliśmy księgowo 2 miesiące, aby upewnić się, że firma jest w stanie działać samodzielnie.

Rezultaty projektu

Projekt przyniósł oczekiwane rezultaty związane z automatyzacją danych. Dodatkowo wprowadził też ducha zmiany w obszarze digitalizacji danych. W nowo powstałym dziale controllingu, rozwiązania Business Intelligence stały się podstawowym narzędziem pracy.

Dzięki wdrożeniu systemu informacji zarządczej RADMOT może ustalać rzeczywisty koszt wytworzenia zaraz po zamknięciu miesiąca. Dzięki standaryzacji procesów gromadzenia danych i ich przetwarzania, przeliczenie kilku milionów rekordów danych finansowych i operacyjnych trwa około 5 minut. W rezultacie dostajemy wynikowe struktury danych, które dodajemy do serwera Business Intelligence w celu raportowania. Wykonanie takiego procesu w Excelu nie byłoby możliwe w rozsądnym czasie.

Oprócz tego rozwiązania Business Intelligence pomogły w:

• poprawnej wycenie wyrobów gotowych wg Ustawy o Rachunkowości,
• wdrożeniu nowego sposobu ewidencji kosztów podzielonych na konta zespołu 5 i Miejsca Powstawania Kosztów,
• generowaniu Poleceń Księgowania (PK) z przeksięgowaniem kosztów bezpośrednich i pośrednich wydziałowych.

RADMOT nie tylko rozwiązał konkretne problemy, ale opiera swoje teraźniejsze i przyszłe działania na nowoczesnych systemach raportowania z użyciem światowej klasy rozwiązań Alteryx i Tableau.

‍