Stand-up Polska: Rozwiązanie no-code do budowy aplikacji CRM

Bez kodu też można!

Stand-up Polska – grupa charyzmatycznych komików występujących na scenie na żywo z programem komediowym – stand-up comedy. Tworzą niecodziennie żarty poruszające często tematy zakazane, ubrane w czarny humor, absurd czy groteskę. Podróżują po całej Polsce, ale występują bez zbędnej scenografii, scenariusza czy ciasno dopracowanej reżyserii. Dzielą się w ten sposób z publicznością swoimi przeżyciami, przemyśleniami, rozterkami i pomysłami ubranymi w niezwykłą i często niepohamowaną fantazję.

Krótko o projekcie – cel biznesowy i założenia

Nasz klient zgłosił się z potrzebą stworzenia i wdrożenia w ich organizacji ekosystemu złożonego z bazy danych, raportów, formularzy i dokumentów, który zapewniłby łatwość i przejrzystość obsługi przy rozliczeniach komików za występy. Celem biznesowym projektu było też stworzenie prostych i czytelnych szablonów dokumentów i raportów. Dzięki raz zbudowanemu schematowi dokumenty i raporty miały być generowane automatycznie z poziomu interfejsu / aplikacji zgodnie z przyjętym procesem po zatwierdzeniu przez użytkownika. Z tej samej aplikacji dane typu master data o komikach, o lokalizacjach, o danym wydarzeniu, jego kosztach, sposobie rozliczania, itp. miały być do nich zaciągane.

Klient nie posiadał wcześniej ani systemu, ani bazy danych CRM, które mogłyby posłużyć jako podwaliny do zbudowania takiego rozwiązania. Dotychczas jeden z pracowników zmuszony był wykonywać kilka powtarzalnych czynności w rozbudowanym arkuszu kalkulacyjnym, które zabierały dużo czasu i stwarzały tym samym ryzyko popełnienia błędu. Stąd celem projektu była także oszczędność czasu oraz ułatwienia i usprawnienia dla pracowników, którzy mogliby podjąć się nowych zadań, co z kolei miało przełożyć się na ich efektywność.

Wyzwania

Jak wiadomo, wdrażanie dopasowanych rozwiązań technologicznych jest czasochłonne, gdyż wymaga spojrzenia na nowo wprowadzane narzędzie w perspektywie długoterminowej. Generuje spore koszty – tworzenia, jak i utrzymania aplikacji oraz konsultacji niemałej grupy profesjonalnych i wysoko wykwalifikowanych programistów. Dlatego z otwartością skierowaliśmy się ku rozwiązaniom typu no-code. W wielu przypadkach są to gotowe platformy i narzędzia, gdzie właściwie zaraz po stworzeniu konta i zalogowaniu można zacząć budować swoje rozwiązanie i dopasowywać je do swoich potrzeb. W zależności od aplikacji w wersjach darmowych dostępne są często naprawdę ciekawe i bardzo szerokie możliwości. Za dopłatą wykupić kolejne funkcjonalności, które pomogą wykorzystać rozwiązanie w pełniejszym kształcie.

Czym są rozwiązania no-code?

Rozwiązania no-code (jak również low-code) w ogólnym ujęciu obejmują cały ruch i wszelkie metody programowania, które niekoniecznie wiążą się z pisaniem kodu.  Zamiast tego współpracują z tzw. graficznym interfejsem użytkownika (GUI – Graphic User Inteface). Użytkownik sam korzysta z gotowych szablonów, funkcjonalności przeciągania i upuszczania elementów, interfejsów konwersacyjnych i logicznych sekwencji, aby swój dowolnie wybrany produkt cyfrowy wprowadzić do codziennego życia. No-code tak naprawdę wyłania się z coraz szerszej demokratyzacji rozwoju oprogramowania, odblokowywania i udostępniania potencjału, jaki niesie ze sobą cyfryzacja i to dla wszystkich, którzy mają dostęp do komputera czy telefonu i Internetu.

Należy przy tym pamiętać, że narzędzia no-code nie dążą do wyeliminowania czy to konieczności customowego kodowania, czy całej rzeszy wyspecjalizowanych programistów. Rozwiązania tego typu mają na celu ułatwienie życia tym osobom, ale co ważniejsze mają otworzyć dostęp dla wszystkich. Każdy może stać się deweloperem, który nie zagłębia się w skomplikowany, wielolinijkowy i złożony kod, a raczej może się skupić na samym designie i budowaniu procesu logicznego. Mając do dyspozycji takie rozwiązania zespoły sprzedaży, operacyjne, marketingu, produktowe nie muszą posiadać zaawansowanej wiedzy technicznej ani dostępów na poziomie administratora, by w dowolnym miejscu na świecie tworzyć zaawansowane workflows i dopasowane do swoich potrzeb aplikacje.

Na dalszym etapie wdrożenia narzędzia no-code pozwalają również na automatyzację procesów biznesowych i integrację z innymi aplikacjami biznesowymi. W dość sposób umożliwiają zbudowanie prototypów rozwiązań, ich testowanie, a następnie oraz dalszą eksplorację i dostosowania. Z pewnością rozwiązania no-code są efektywniejsze niż ich customowe i rozbudowane odpowiedniki. Dodatkowo w krótszej perspektywie okazują się doskonałymi narzędziami zastępczymi, co pozwala określić plan stworzenia niemal idealnie dopasowanych rozwiązań IT oraz zweryfikować zasadność ich wprowadzenia przy stosunkowo niższym koszcie.

Automatyzacja procesów i integracja systemów

Narzędzia typu no-code są powszechnie stosowane do automatyzacji procesów, zwłaszcza powtarzalnych i żmudnych procesów biurowych czy wprowadzania danych. Do ogólnych zastosowań narzędzi RPA (Robotic Process Automation) typu no-code należy:

• przenoszenie danych z systemu do systemu, w tym też przenoszenie plików
• przenoszenie kolumn, wierszy, komórek w arkuszach kalkulacyjnych
• łączenie zawartości licznych plików kalkulacyjnych
• sczytywanie zawartości plików pdf i zapisywanie w bazie oraz dokonywanie typowych operacji na plikach pdf
• kopiowanie i wklejanie zawartości
• nazywanie według konkretnego standardu oraz wpisywanie powtarzających się ciągów znaków
• ładowanie danych z baz online
• wykonywanie czynności powtarzalnych w przeglądarce internetowej
• odczytywanie tekstów ze skanów dokumentów
• kopiowanie treści e-maili
• wysyłanie alertów pod ściśle określonym warunkiem
• publikowanie treści online
• gromadzenie informacji z aplikacji biznesowych
• wykonywanie powtarzalnych zadań za pośrednictwem interfejsu użytkownika innych aplikacji.

Przykład prostej automatyzacji – po utworzeniu rekordu określona kolumna z określonej tabeli otrzymuje konkretną wartość.

Automatyzacja powtarzalnych zadań z pewnością może okazać się korzystna na wielu płaszczyznach, ale nie zawsze jest konieczna. Co innego z kolei integracja systemów, gdzie dla zachowania porządku na poziomie kluczowych danych dla biznesu konieczny jest właściwy przepływ informacji. Korzystanie z narzędzia takiego jak Make (wcześniej Integromat) czy Zapier, które pozwalają na spięcie ze sobą setek (jeśli nie tysięcy) aplikacji biznesowych. Umożliwiają one synchronizację informacji o klientach, dostawcach, trendach, kontrolę wydatków, śledzenie statusu, generowanie umów czy tworzenie ofert. Przepływ danych między CRM a skrzynką pocztową, bazą danych, mediami społecznościowymi a arkuszem danych czy innymi narzędziami Microsoft 365 może zostać zautomatyzowany i ukrócić ręczne zbieranie rozproszonych informacji. Bardzo prawdopodobne jest to, że dzięki rozwiązaniom no-code pojawią się kolejne nowe możliwości łączenia różnorodnych źródeł informacji w biznesie oraz budowania pewnych i solidnych standardów zarządzania informacjami.

Rozwiązanie no-code dla Stand-up Polska

W naszym projekcie już na samym początku wybór trafił na Airtable jako główną bazę danych CRM. To znakomita technologia o naprawdę szerokich możliwościach, umożliwiająca organizowanie i integrowanie oraz udostępnianie wszelkich informacji bez względu na platformę. Działa na urządzenia mobilnych, komputerach stacjonarnych, jak również przy użyciu przeglądarki internetowej. Program udostępnia zdefiniowane arkusze (szablony tabel) dla dowolnych danych, umożliwiając np. zarządzanie projektami biznesowymi i śledzenie terminów, zarządzenie danymi klientów bądź dostawców, nadzorowanie sprzedaży w firmie, katalogowanie produktów, organizowanie zadań zespołu, planowanie dowolnych wydarzeń. Może działać jako arkusz kalkulacyjny, ale co ważniejsze właśnie jako baza danych CRM.

Posiada wiele ciekawych widoków (między innymi kalendarz, grid), dzięki którym praca na Airtable jest o wiele prostsza i efektywniejsza. Nam właśnie posłużyło jako baza danych komików, lokalizacji wydarzeń i samych wydarzeń, w których występują.

Airtable ma także wbudowaną integrację np. z Asana, Dropbox, Evernote, Facebook, GitHub, Gmail, Instagram, LinkedIn, Slack, WordPress czy Youtube . Airtable pozwala na wspólną pracę wielu użytkownikom na jednym dokumencie w czasie rzeczywistym – mogą oni edytować dane i komentować w tym samym czasie.

Jeśli chodzi o generowanie raportów i formularzy, zdecydowaliśmy się na Make (wcześniej Integromat). Make umożliwia wizualne tworzenie i automatyzację workflows. Dzięki niemu można łączyć aplikacje kilkoma kliknięciami za pomocą prostego i całkiem kreatywnie zbudowanego interfejsu typu “drag & drop”, a także tworzyć nieskończenie wiele scenariuszy połączeń. Make w swoich zasobach również posiada zdefiniowane szablony procesów dla przeróżnych danych.

Make i jego działanie jest bardzo zbliżone do Zapiera. Jest to jednak nieco ciekawsze rozwiązanie, gdyż charakteryzuje się dodatkowymi opcjami dostosowywania, tj. ustawienia pojedynczego zdarzenia, by wywołać kilka różnych działań, które mają być podjęte jednocześnie, stąd nasz wybór.

Szablony raportów stworzyliśmy korzystając z Google Sheets i szablony formularzy – z Google Docs.

Mechanizm działania workflow

Dane uzupełniane są w Airtable w odpowiednich tabelach i ich komórkach.

Poprzez kliknięcie w Airtable opcji generowania Raportu, następuje komunikacja z Make, który generuje raport, z określonym wzorem nazwy i umieszcza go w konkretnej lokalizacji dostępnej dla użytkownika. Make zwraca również do Airtable URL z lokalizacją takiego raportu.

Podobnie jak w poprzednim przypadku, poprzez kliknięcie w Airtable opcji generowania formularza umowy dla komika, następuje komunikacja z Make, który generuje konkretną umowę dla konkretnego komika, z określonym wzorem nazwy i umieszcza go w lokalizacji dostępnej dla użytkownika. Make zwraca również do Airtable URL z lokalizacją takiej umowy.

Korzyści biznesowe

W obecnie dynamicznym środowisku biznesowym istotną rolę w umacnianiu konkurencyjności firm pełnią innowacje. W kontekście tego zjawiska projekt no-code staje się propozycją, która otwiera nowe perspektywy w kwestii tworzenia i automatyzacji rozwiązań biznesowych. Warto zwrócić uwagę na konkretny wpływ tej zaawansowanej technologii na korzyści, które przekładają się na efektywność operacyjną, oszczędności kosztów oraz ogólną dynamikę zarządzania organizacją.

1. Efektywność operacyjna:
2. Automatyzacja procesów pozwala wyeliminować monotonne i powtarzalne zadania.
3. Automatyczne generowanie raportów i formularzy minimalizuje ryzyko popełniania błędów.
4. Koncentracja pracowników na zadaniach o większej wartości dodanej, co wpływa na poprawę ich ogólnej produktywności.
5. Zwiększenie ogólnej efektywności biznesowej poprzez usprawnienie procesów i ułatwienie dostępu do informacji.
6. Oszczędność kosztów:
7. Wyeliminowanie potrzeby angażowania kosztownych programistów.
8. Redukcja kosztów związanych z wdrażaniem i utrzymaniem, poprzez wykorzystanie gotowych narzędzi no-code.
9. Dopasowanie i elastyczność:
10. Możliwość tworzenia narzędzi i procesów, które doskonale odpowiadają potrzebom firmy.
11. Szybka reakcja na zmiany dzięki łatwemu dostosowywaniu narzędzi do nowych wymagań.
12. Demokratyzacja i integracja:
13. Możliwość tworzenia aplikacji i automatyzacji nawet przez osoby nieposiadające głębokiej wiedzy technicznej.
14. Łatwa integracja różnych systemów, co poprawia zarządzanie danymi i procesami.

Projekt no-code to rewolucyjne podejście do tworzenia i automatyzacji rozwiązań biznesowych. Przynosi on nie tylko oszczędność czasu i eliminację błędów, ale także demokratyzuje proces tworzenia oprogramowania, umożliwiając każdemu uczestnictwo bez głębokiej wiedzy programistycznej. Ta nowoczesna technologia wspiera efektywność operacyjną i integruje systemy, podnosząc jakość zarządzania organizacją. Wszystko to przy minimalizacji kosztów wdrożenia i utrzymania czyni projekt no-code wartościowym rozwiązaniem dla nowoczesnych biznesów. Dzięki temu przedsiębiorstwa mogą w pełni wykorzystać potencjał cyfryzacji, przyspieszając rozwój i osiągając lepsze wyniki.

Jeżeli zainteresował Cię temat i możliwości no-code oraz chciałbyś wdrożyć rozwiązanie z zakresu automatyzacji procesów, napisz do nas. Odpowiemy na Twoje pytania i zaproponujemy rozwiązania dla skutecznej optymalizacji procesów biznesowych w Twojej firmie.