Niezależnie od tego, czy Twoja firma jest duża, mała, czy średnia, powinieneś polegać na danych, aby podejmować decyzje biznesowe. W jaki sposób decyzje oparte na danych w dziale HR mogą przyczynić się do wzrostu efektywności firmy pisaliśmy w artykule o analityce HR. Jeżeli jesteś zdania, że analiza danych HR w Twojej firmie powinna być dostępna na wielu decydentów i powinna być oparta na danych wielu różnych źródła, być może warto zastanowić się nad narzędziami Business Intelligence.
Co Business Intelligence daje małym, a co dużym firmom?
W przypadku małych firm Business Intelligence może pomóc Ci zweryfikować czy Twoi pracownicy przyniosą maksymalny możliwy zysk Twojej firmie. Możesz też dotrzeć do informacji o pracownikach, którzy są naprawdę niezbędni lub najbardziej wydajni. Dzięki temu lepiej dobierzesz zasoby ludzkie by osiągnąć wzrost w firmie.
Większe przedsiębiorstwa mogą bardziej skoncentrować się na ocenie wydajności, ryzyka i satysfakcji z pracy przy użyciu danych, na przykład za pomocą ankiet, gdy skala działalności wyklucza osobisty kontakt każdego pracownika.
Czym jest Business Intelligence?
Business Intelligence pomaga informować o decyzjach biznesowych za pomocą danych i analiz, co stanowi podstawę sukcesu. Jest to pomoc we wszystkich obszarach biznesowych, w tym związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Należą do nich:
Analiza – etap zbierania informacji o pracownikach, który przygotowuje i definiuje metryki do wykorzystania.
Przygotowanie danych – obejmujące czyszczenie danych, integrację i zarządzanie ich jakością, tak aby dane były gotowe do użycia.
Architektura danych – ten etap obejmuje skalowalność magazynów danych, projektowanie hurtowni danych i modelowanie danych; tak aby systemy były przygotowane na dane.
Testowanie BI – obejmuje testowanie przepływów i transformacji danych (ETL), testowanie jakości danych, testowanie hurtowni i raportów.
Implementacja – aktywna część procesu, polegająca na wdrożeniu hurtowni danych i osadzeniu raportów w aplikacjach.
Optymalizacja – usprawnienie bieżących procesów BI poprzez ulepszanie hurtowni danych, migrację do chmury i optymalizację procesów ETL i ELT.
Co Business Intelligence zmienia w dziale HR?
Działy personalne pełnią w firmie szereg kluczowych funkcji, takich jak zatrudnienie, szkolenia, integracja pracowników. Sama rola HR managera jest wieloaspektowa i wymaga unikalnych rozwiązań. Analityka HR realizowana przy pomocy narzędzi Business Intelligence spełnia te potrzeby na różnych płaszczyznach.
Zatrudnienie
Zanim zatrudnisz odpowiedniego pracownika musisz wcześniej zidentyfikować kluczowe cechy idealnego kandydata i tu właśnie pojawia się BI. Powinno się więc zacząć od połączenia danych z różnych podobnych stanowisk.
Gdy mamy już informacje na temat tego kogo szukamy, możemy przejść do kolejnego etapu przedzierania się przez spływające aplikacje. Wiele firm robi to automatycznie, przy pomocy cyfrowych skanerów lub aplikacji rekrutacyjnych, które rejestrują określone cechy wymienione w CV. To podejście zorientowane na gromadzenie danych, które następnie można analizować w BI. Podejście to pomaga zoptymalizować wyszukiwanie i zamiast tego pozwala menedżerom HR skupić się na etapie rozmowy kwalifikacyjnej.
Wydajność
Stosowanie zaawansowanej analityki może pomóc w ocenie wydajności nowego pracownika i sprawdzić jego dopasowanie do stanowiska. Jednym ze sposobów, może być połączenie codziennych raportów kandydata z systemem zarządzania projektami, aby śledzić jego wyniki od pierwszego dnia zatrudnienia i porównywać je po miesiącu, kwartale etc. Oprócz analizy wydajności możemy w ten sposób wskazać sukces lub porażkę onboarding’u.
W przypadku pracowników długoterminowych analiza wydajności może działać nieco inaczej. Zamiast wiązać analizę z raportami pracowników, możesz skupić się na innych kluczowych wskaźnikach, takich jak porównywanie wskaźników z podobnymi stanowiskami w konkurencyjnych firmach lub tempo rozwoju kariery.
Agregując te dane, uzyskasz lepszy ogólny obraz sukcesu pracownika i obszarów, w których HR może pomóc – poprzez zapewnienie szkoleń, coachingu lub dobrze znanej metody rozmów okresowych.
Zagadnienia kadrowe – twardy HR
Jednym z kluczowych czynników oprogramowania BI istotnym w pracy HR-owca, są jego funkcje interaktywnych wizualizacji danych. Przykładowo oprogramowanie Tableau posiada ułatwienie w zrozumieniu analiz wizualnych polegające na wprowadzeniu zapytań w języku naturalnym. Nie wszyscy pracownicy działu HR będą się sprawnie poruszać w wykresach i statystykach, więc jest to ułatwienie w stopniowym wprowadzeniu analityki.
Przy pomocy wizualizacji HR może uprościć szereg procesów i zoptymalizować potrzeby poszczególnych pracowników i zespołów. Przygotowane dashboardy dla HR mogą służyć przykładowo do:
- wykrywania niskich wskaźników produktywności w działach,
- wskazania potrzeby zatrudnienia większej liczby pracowników,
- automatycznego przesyłania powtarzalnych raportów, które mogą wymagać dalszej pogłębionej analizy,
- identyfikacji potrzeb szkoleniowych poprzez sprawdzenie, które zespoły nie aktualizowały swoich umiejętności od jakiegoś czasu,
- identyfikacji zagrożeń (BI można wykorzystać do sugerowania trendów, takich jak zwiększona rotacja personelu w określonym dziale, spadki wydajności itp., które mogą wskazywać obszary do dalszego rozważenia).
Kultura organizacyjna
Ten obszar analityki HR może Cię zaskoczyć, ponieważ HR miękki raczej nie kojarzy nam się z danymi. Jednakże kultura wewnętrzna jest ważnym elementem każdej firmy. Ożywia miejsce pracy i wspiera wizerunek Twojej marki na zewnątrz. Ale jak może pomóc analiza biznesowa?
Niestety, wiele działów HR zbytnio skupia się na zatrudnianiu, podczas gdy zapobieganie problemom często nie znajduje się na ich liście priorytetów.
Analiza biznesowa może pomóc w kształtowaniu kultury opieki nad pracownikami, wykorzystując dane do identyfikowania potrzeb i znajdowania rozwiązań. Może to być wszystko, od analizy wyników badań satysfakcji pracowników i porównania ich z poziomami wydajności w celu wykrycia obszarów budzących obawy, a nawet analizy wywiadów końcowych, aby dokładnie określić, gdzie coś poszło nie tak.
CSR w połączeniu w kulturą firmy
Ponadto BI może być również wykorzystywane do napędzania społecznej odpowiedzialności biznesu, której to odpowiednie wykorzystanie często przekłada się na wyniki działu HR. Można to zrobić poprzez skorelowanie zainteresowań społecznych pracowników, na przykład z lokalnym projektem społecznym, a nawet przyjrzenie się szerszemu wpływowi firmy na społeczność, na przykład poprzez wdrożenie projektów mentoringu młodzieży z obserwacją pracy.
CSR może podnieść morale pracowników i poprawić wizerunek firmy dzięki możliwości czynienia rzeczywistego dobra na świecie. Analiza BI sprawia, że jest to możliwe i, co najważniejsze, skuteczne.
Korzyści z Business Intelligence w dziale HR
Manualne raportowanie danych pracowniczych to ogromne obciążenie dla działów HR. Im większa organizacja tym złożoność procesów kadrowych większa, tym więcej danych. Na przeciwko siebie stoją HR Business Partner (HRBP) oraz różni interesariusze w postaci zarządu, menedżerów, którzy oczekują wiarygodnej informacji na czas. Zwiększa się też oczekiwana częstotliwość udostępniania danych pracowniczych do biznesu. Weźmy za przykład proces zarządzania niewykorzystanymi urlopami, które w konsekwencji na koniec roku stają się kosztem firmy w postaci rezerwy. Tym procesem trzeba sterować łącząc wiele różnych wątków danych. Począwszy od planów urlopowych, po należny i wykorzystany urlop wreszcie po wnioski urlopowe, które znajdują się w trakcie akceptacji. Zarządzanie takim procesem raz na kwartał na bazie podsumowań zbiorczych to zdecydowanie zbyt rzadko. Aby zapanować nad tym gąszczem danych nie potrzeba zaawansowanych technik. Wystarczy odrobina chęci, pomysł i przyjazne użytkownikom biznesowym narzędzie.
Raporty HR w Business Intelligence
Przede wszystkim uwalnia niesamowitą ilość czasu poświęcanego na ręczne raportowanie. Zestawienie liczby pracowników, struktura organizacji, zmiany w stanie zatrudnienia aktualizowane automatycznie, codziennie czy to brzmi niemożliwie? Faktycznie nie jest i nie powinno być. Raportowanie nie musi być nudne i przedstawiane w tabelach Excel, których nikt nie chce analizować. Informacja sama powinna docierać do odbiorcy. Dlatego działy HR też potrzebują swoich dashboardów. Taki jak ten poniżej, który budujemy z naszymi klientami z obszaru HR. Każdy jest w stanie zbudować takie rozwiązanie samodzielnie po kilku godzinach szkolenia.
BI jest po to by wspomagać realizację konkretnych celów biznesowych poprzez wiarygodną informację na czas. Obecne czasy stawiają ogromne wyzwania dla HR. Rosnące koszty zatrudnienia, oczekiwania płacowe, trudność z pozyskiwaniem i retencją pracowników wynikające ze zmian demograficznych – to tylko kilka zjawisk, które znacząco wpływają na codzienną pracę ale równocześnie podnoszą strategiczne znacznie HRBP. Poniżej prezentujemy dwa konkretne przykłady jak poprzez wizualną analizę danych można podejmować lepsze decyzje.
Rotacja pracowników
Do monitorowania zjawiska fluktuacji pracowników możemy użyć raportu, który pokazuje kluczowe wskaźniki tego problemu czyli liczbę pracowników, którzy odeszli, wskaźnik rotacji (Turnover Rate) oraz średni staż pracy. Przy rynku pracownika, dbanie o zatrzymanie dobrych pracowników jest niesłychanie ważne. Aby zapobiegać trzeba najpierw zrozumieć dlaczego pracownicy odchodzą oraz którzy pracownicy odchodzą z jakich działów, stanowisk. Wreszcie możemy badać korelację między odejściami, a innymi zmiennymi takimi jak rynkowość płac, satysfakcja z pracy, rozwój pracowników czy indywidualne wyniki. Praca na danych historycznych jest punktem wyjścia do modeli prognostycznych, które pozwolą ustalić grupy lub pracowników najbardziej podatnych na odejście.
Modelowanie prognostyczne w HR
Znamy przypadek, w którym organizacja modelowała system wdrażania nowych pracowników sprzedaży. Dzięki niemu była w stanie przewidzieć, z dużą dokładnością, przyszły potencjał sprzedawcy w ciągu jego pierwszych 3 miesięcy pracy. Wyniki zostały przekazane menedżerom sprzedaży, którzy decydowali o dodatkowym szkoleniu dla początkujących sprzedawców i przesunięciu wyselekcjonowanych lead’ów do doświadczonych sprzedawców. W skutek modelowania zarządzania zasobami sprzedaży, obroty firmy gwałtownie wzrosły.
Wyobraźmy sobie, że konkurencja sięga po szybkie i inteligentne rozwiązania analizy danych i stosuje predykcję w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Czy w związku z tym inwestowanie w narzędzia BI do działów HR ma swoje uzasadnienie? Ma, pod warunkiem, że dział kadr będzie zajmował swoje miejsce przy stole decyzyjnym i będzie wpływać na strategię całej organizacji. Paradoksalnie najważniejszy zasób organizacji – zasoby ludzkie, często nie jest traktowany jako ten, którym można zarządzać w sposób celowy i przewidywalny. Jeżeli masz ambicje by dział HR zmieniał rzeczywistość w twojej organizacji, bez odpowiednich informacji zarządczych nie zrobisz kroku na przód.
Scenariusze what-if
Menedżer HR jako partner biznesowy to również strateg, który potrafi analizować różne scenariusze oparte o założenia przyszłości. Przy wzrastającej co rok płacy minimalnej oraz obciążeniach płacowych, możliwość analizowania różnych scenariuszy dotyczących zmiany kosztów oraz struktury zatrudnienia jest kluczowa dla zachowania długofalowej kondycji finansowej firmy. Zadanie wydaje się skomplikowane ale tak na prawdę wymaga zbudowania kalkulatora, który będzie pozwalał przeliczać scenariusze what-if w oparciu o różne zmienne takie jak płaca minimalna, obciążenia płacowe. Idealnie jeśli raport będzie połączony z danymi w systemie HR, co pozwoli na ciągłe przeliczanie wyników.
Jak wybrać oprogramowanie Business Intelligence dla działu HR?
Na rynku oprogramowania BI jest szeroki wybór narzędzi darmowych i płatnych. Jeżeli podejmujesz decyzję o inwestycji zasobów budżetowych w narzędzia do analizy danych pracowniczych, ogromnym wyzwaniem staje się wybranie odpowiedniego narzędzia. Najważniejsze jest postawienie na takie, które pozwala Ci eksplorować dane w sposób dla Ciebie czytelny i odkrywczy, które uchroni Cię przed popełnianiem kosztownych błędów i przede wszystkim pomoże osiągnąć wyznaczone cele biznesowe. W Vizyble pomagamy stworzyć koncepcję wdrożenia Business Intelligence w firmach naszych klientów, ponieważ od dobrego sformułowania celów biznesowych, zależy odpowiednie dobranie narzędzia i zaprojektowanie dashboardów.
Wchodząc na drogę analizy zasobów ludzkich na kolejnych etapach możesz osiągnąć następujące wartości.
1. Dostarczaj zmieniające zasady gry informacje na temat zasobów ludzkich za pomocą danych — nie tylko danych dotyczących pracowników, ale także danych operacyjnych;
2. Ilościowo wykazuj strategiczną wartość, jaką zarówno HR, jak i pracownicy zapewniają firmie; oraz
3. Wykorzystaj spostrzeżenia oparte na danych, aby ukierunkować inicjatywy dotyczące pracowników, które przyniosą najwyższy strategiczny zwrot z inwestycji.
