Rola analityki HR w poprawie efektywności firmy

Czy spotykasz się z opinią, że specjaliści HR są dla firmy kosztem, który trudno uzasadnić jakimś konkretnym ulepszeniem funkcjonowania firmy? Jeżeli w dodatku w Twojej organizacji uznaje się, że ten koszt jest zbyt wysoki lub w ogóle niepotrzebny, może to być frustrujące dla specjalistów HR. Z drugiej strony utarło się przekonanie, że organizacja to przede wszystkim ludzie. Jak zarządzanie zasobami ludzkimi może poprawiać efektywność całej firmy? Rozwiązania należy szukać w prowadzeniu analityki HR.

Czym jest analityka HR?

Analityka HR, najprościej mówiąc, to analizowanie zagadnień w obszarze zasobów ludzkich. Oddając specyfikę analityki HR warto wiedzieć, że jest to obszar interdyscyplinarny łączący ze sobą znajomość strategii firmy, wiedzę o systemach, metodykę prowadzenia badań i zbierania danych oraz techniki analizy. Celem analityki HR jest dostarczanie brakujących informacji do zarządzania zasobami ludzkimi i w efekcie przełożenie go na efektywność całej organizacji. Z tego względu pierwszy element analityki HR to znajomość strategii całej firmy i wynikającej z niej strategii HR.

Strategia

Specjalista HR, który wchodzi w rolę analityka, powinien nie tylko znać konstrukcję systemu płacowego, ale również filozofię płacenia. Powinien też wiedzieć, czym jest performance w firmie i w jaki sposób są mierzone różne cele (MBO – Management by Objective lub OKR – Objectives and Key Results).

Systemy

Analityka HR czerpie z danych przechowywanych w różnych systemach w firmie. Mogą to być systemy ERP, systemy personalne, kadrowo-płacowe. Zjawisko digitalizacji procesów HR dodatkowo umożliwia pozyskiwanie wielu danych o czynnościach, zachowaniach czy postawach pracowników.

Z punktu widzenia analityki HR ważne są również zestawienia danych personalnych z danymi o wynikach finansowych i sprzedażowych, w ten sposób zahacza ona o systemy wydawałoby się niepowiązane z HR. Jeżeli jednak analityka HR ma mieć przełożenia na wyniki biznesowe, to zestawianie ze sobą danych z różnych działów jest oczywiście praktykowane.

Metodyka badań i zbieranie danych

Realizacja strategii HR poprzez programy powinna łączyć się z oceną ich efektów. Niezbędne jest do tego umiejętne stosowanie technik badawczych ilościowych i jakościowych oraz projektowanie ankiet, kwestionariuszy, stosowanie technik obserwacji.

Tworzenie technicznego zaplecza zbierania danych poddawanych analizie jest kluczowe dla powodzenia całego procesu analitycznego, a następnie sprawnego przełożenia go na wyniki zespołów. W myśl starej zasady śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu, np. nieumiejętnie zbudowana skala odwzorowująca staż pracy podczas samej już analizy danych może zaburzyć cały proces analityczny. Ważna jest więc znajomość wszystkich elementów analityki HR.

Techniki analizy danych

Techniki analizy to ten obszar analityki HR, który zdawałoby się można w całości zlecić analitykom zajmującym się różnymi rodzajami danych biznesowych. Skuteczność współpracy zależy jednak nadal od przygotowania analitycznego specjalistów HR, którzy powinni przekazać dokładnie wiedzę o wymienionych już obszarach strategii, systemów i badań, a także dostarczyć odpowiedniej jakości dane do analizy. W niektórych firmach można spotkać stanowisko analityka HR, który powinien łączyć kompetencje techniczne, ze znajomością strategii, systemów i projektowania badań.

Do technik analizy danych można zaliczyć:

• Badanie relacji w danych
• Opis statystyczny
• Analizy predykcyjne
• Porównywanie grup
• Zaawansowane techniki modelowania SEM, MRM

Wyciąganie wniosków przy pomocy odpowiednich analiz w odpowiednim czasie jest ważne dla branży HR. Dzięki analityce dział HR przestanie zajmować się głównie raportowaniem danych pracowniczych dotyczących kadr, płac, szkoleń i rekrutacji. Analityka HR służy rozwiązywaniu problemów biznesowych, w których głównym zasobem są pracownicy.

Czym różni się analityka HR od raportowania?

Raportowanie HR polega na sprawdzaniu wyników zgodnie z ustalonymi celami weryfikowanymi za pomocą wskaźników. Raporty HR może otrzymywać Zarząd firmy jak i pracownicy. Raportowanie może dotyczyć przykładowo kosztów wynagrodzeń i benefitów, szkoleń, absencji, rotacji pracowników, sezonowości pracy, rozkładu wynagrodzeń, etc.

Analityka HR to krok dalej w kierunku zrozumienia, dlaczego osiągamy takie a nie inne wskaźniki oraz jak na podstawie jednych danych możemy przewidzieć inne dane. Analityka personalna umożliwia wyciąganie wniosków na temat tego, co wpływa na nasze wyniki albo jakie mechanizmy czy przyczyny kryją się za nimi. Możemy mieć wyniki dotyczące absencji, rezygnacji z pracy lub rotacji, ale nie znamy ich przyczyn. Kilka przykładowych pytań badawczych, na które możemy odpowiedzieć poprzez analizowanie danych HR-owych:

• Co sprawia, że ludzie chcą pracować w organizacji lub z niej odchodzą?
• Od czego zależy efektywność pracy?
• Czy szkolenie pracowników wpływa na wyniki sprzedaży lub na wzrost lojalności klientów?

Umiejętność zbierania danych, tworzenia wskaźników, czyli raportowania jest potrzebna do rozpoczęcia analityki HR. Zarówno raportowanie, jak i analityka są bardzo ważne i współzależne, ale różnią się od siebie funkcjami.

Analityka HR coraz częściej jest wykorzystywana nie tylko do zrozumienia przyczyn takich zjawisk, jak odejścia z organizacji, ale też do sprawdzania, co się może wydarzyć w przyszłości.

Co warto wiedzieć, żeby prowadzić analitykę HR?

Analitykę HR zaczyna się od umiejętnego stawiania pytań badawczych. W następnym kroku przechodzi się do poznania rodzaju danych, jakich potrzebuje dział HR, żeby na te pytania odpowiedzieć. Niezależnie od tego czy dział HR zajmuje się analityką, czy dział analityczny robi analitykę dla HR, HR-owcy muszą wiedzieć, czego potrzebują. Następnie HR powinien rozumieć, w jaki sposób zbierać odpowiednie dane, aby z kolei wydobywać z nich fakty. Pierwszy etap wynika więc z elementu analityki HR, jakim jest metodyka badań i zbieranie danych. Przy czym powinno się to odbywać ze znajomością strategii i systemów w firmie.

Następnie w celu prowadzenia analityki HR potrzebne są techniki ekonometryczne takie, jak: analiza regresji i analiza regresji logistycznej, ANOVA.

Jakie techniki analizy danych warto znać w HR?

Miary tendencji centralnej: średnia i mediana

Odchylenie standardowe od średniej można łatwo obserwować przy pomocy wizualizacji danych na wykresach takich, jak histogram, wykres punktowy czy wykres pudełkowy (box-plot). Te wykresy są bardzo przydatne w samym procesie analitycznym, kiedy szukamy trendów, zagadnień do pogłębienia bądź gdy chcemy sprawdzić prawidłowość danych, czy nie mamy jakiś wyjątkowych, pojedynczych przypadków, które zaburzą wyniki średniej i mediany.

‍

Techniki analizy relacji

1. Analiza korelacji świetnie nadaje się do odpowiedzi na pytania typu: czy poziom satysfakcji odpowiada dodatnio lub ujemnie wskaźnikowi rezygnacji z pracy w firmie? czy wyniki szkoleń sprzedażowych mogą być czynnikiem wzrostu sprzedaży? Współczynniki r Pearsona i rho Spearmana są tu szczególnie ważne. Korelacja może być idealnie dodatnia lub ujemna i jest wyrażana na skali od -1 do +1. W HR korelacja może być przydatna ze względu na pomiar relacji między zmiennymi. (Nie mylić z zależnością, bo korelacja mierzy współwystępowanie, a nie zależność.)
2. Analiza regresji pozwala zobaczyć jak kilka zmiennych oddziałuje po kolei na jedną zmienną. Może być przydatna do zmierzenia wpływu różnych zaprojektowanych zadań na efektywność procesu rekrutacji.
3. Regresja liniowa, dzięki niej możemy zbadać czy np. to, że pracownicy chodzili na szkolenie, lub byli z niego zadowoleni lub na jakim poziomie zaliczyli test, wpływa na wykorzystywanie wiedzy ze szkolenia w organizacji. Inny przykład, na ile różne techniki selekcyjne wpływają na to, że ludzie radzą sobie później dobrze w pracy.
4. Regresja logistyczna różni się od regresji liniowej tym, że zmienna, którą przewidujemy, ma wartość 0 lub 1. Np. odszedł z pracy albo pozostał, awansował albo nie.
5. Statystyczne testy różnic dają wyniki istotności na poziomie p. Zaczynają być przydatne w bardzo dużych organizacjach, gdzie nie jesteśmy w stanie zebrać danych na temat wszystkich pracowników. Czy grupy A i B (lub A i B od C) różnią się od siebie istotnie statystycznie.
6. Miary wielkości różnic. Testy różnic (t i F) – miary wielkości efektu. Pozwalają wyciągnąć wnioski czy dział A i B różnią się od siebie w sposób istotny pod względem jednej zmiennej.
7. Analiza wariancji – ANOVA. Stosujemy ją, gdy zmienna niezależna ma trzy poziomy. Możemy dzięki niej porównać czy fakt odbycia podsumowującej rozmowy rocznej ma wpływ na poziom satysfakcji w grupie tych pracowników, którzy mają najkrótszy, średni lub długi staż pracy.

Analiza predykcyjna

Analiza predykcyjna polega na sprawdzeniu stanu kompetencji na jakimś poziomie. (W tym celu używamy analizy regresji.) Następnie zastosowanie analizy what-if, która umożliwi weryfikację wyników, gdy zmienimy określone warunki. Przykładowo, o ile wzrosną wyniki sprzedaży, gdy sprzedawcy otrzymają pozytywny wynik szkolenia.

Rozwój analityki HR z pomocą Business Intelligence

Im głębiej wchodzimy w analitykę HR, tym bardziej potrzebujemy zaawansowanych technik analitycznych. Przeprowadzenie analizy predykcyjnej, takiej jak w proponowanym wyżej przykładzie, wymagałoby różnych danych z Assessment Center, sprzedażowych oraz danych o kosztach szkoleń. Przeprowadzenie analizy what-if na dashboardach jest znacznie szybsze.

*dostosuj ustawienia i zaakceptuj funkcjonalne pliki cookies, aby zobaczyć interaktywny dashboard w Tableau  - lub kliknij link, który przeniesie Cię do Tableau Public.

‍

Dashboardy zapewniają wygodny dostęp do informacji zarządczej w formie interaktywnych raportów. Są miejscem do obserwacji dobrych i słabych wyników w celu odnalezienia ich przyczyn. Następnie dzięki tym informacjom ułatwiają stawianie odpowiednich pytań do przeprowadzenia analizy danych HR.

Jeżeli zespół HR liczy kilka osób, a w całej organizacji pracuje kilka tysięcy ludzi, to dashboardy są szansą na wyłuskanie najistotniejszych informacji. Dzięki zestawieniu danych na dashboardzie HR manager może się szybko dowiedzieć, który departament wymaga głębszej analizy i działania. Business Intelligence w dziale HR umożliwia analizę w czasie rzeczywistym w celu zrozumienia aktualnej sytuacji personalnej w różnych departamentach. Ważne informacje, które potrzebujesz mieć od ręki, jak na przykład: rotacja w firmie, absencje, wynagrodzenia można uzyskać w formie powtarzalnych raportów, których tworzenie jak najbardziej warto zautomatyzować. Możesz dokładnie sprawdzić co Business Intelligence oferuje HR na blogu. Możesz też zadać nam dowolne pytania w czasie bezpłatnej konsultacji.

Źródła:

Pszczółkowski i R. Michalczyk, Analityka i wskaźniki efektywności procesów HR, Wolters Kluwer, Warszawa 2020

Wolski K., Czym różni się raportowanie i analityka HR?

‍