Analiza odchyleń od budżetu sprzedaży

Co to jest odchylenie sprzedaży?

Odchylenie sprzedaży (ang. Sales Variance) to różnica między sprzedażą rzeczywistą, a tą zaplanowaną w budżecie. Wykorzystuje się je do analizowania zmian poziomu sprzedaży w czasie. Różnice w stosunku do zakładanego budżetu są nieuniknione, ale zrozumienie dekompozycji odchyleń pozwala lepiej sterować biznesem i osiągać zakładane cele. Organizacje, które budżetują lub okresowo prognozują swoje wyniki finansowe, chcą jak najlepiej zrozumieć naturę powstawania tych odchyleń.

Analiza odchyleń od budżetu to podstawowy warsztat pracy kontrolera finansowego. Przyjrzyjmy się bliżej, jak powstają odchylenia i w jaki sposób pracować z nimi w narzędziach Business Intelligence.

Przyczyny występowania odchyleń

Możemy wyróżnić kilka ogólnych przyczyn występowania różnicy w stosunku do budżetu sprzedaży.

Ceny - odchylenia ceny sprzedaży

Punkt cenowy, w którym sprzedawane są towary lub usługi, różni się od oczekiwanego punktu cenowego. Na przykład, zwiększona konkurencja zmusza firmę do obniżenia cen. Powstaje wtedy negatywne odchylenie ceny sprzedaży.

Wolumen sprzedaży - odchylenia wolumenu sprzedaży

Liczba sprzedanych jednostek różni się od oczekiwanej. Dla przykładu, firma rozpoczyna sprzedaż w nowym regionie i oczekuje, że w pierwszym roku sprzeda 500 000 sztuk, ale sprzedaje tylko 300 000 sztuk. Jest to tzw. odchylenie wolumenu sprzedaży.

Odchylenia z tytułu struktury sprzedaży  

Potocznie nazywana „mixem produktowym”. Wyobraźmy sobie, że całkowity wolumen sprzedaży jest dokładnie taki sam, jak zaplanowaliśmy, również ceny są na niezmienionym poziomie, ale ze względu na zmianę preferencji klientów zmienia się struktura sprzedaży, w odniesieniu do konkretnych produktów. Powstaje wtedy odchylenie z tytułu struktury sprzedaży.

Bezpłatny dashboard dla Twojej firmy

Chcesz zobaczyć, jak wyglądałby dashboard na Twoich danych? Wypełnij formularz a my w 48 godzin przygotujemy dla Ciebie darmowy dashboard dostosowany do konkretnych celów biznesowych.

Na co należy zwrócić uwagę, tworząc raport sprzedaży?

Zdefiniuj cel swojej analizy

Przed rozpoczęciem projektowania raportu należy określić cel, jaki ma on spełnić i do kogo będzie kierowany. Następnie należy wybrać kluczowe wskaźniki efektywności. KPI powinny być mierzalne i odzwierciedlać cele biznesowe firmy. Dlatego określ, na jakie pytania szukasz odpowiedzi w swoich danych. Oto kilka podpowiedzi:

• Jakie są aktualne wyniki sprzedażowe w danym okresie?
• Jakie produkty są najbardziej i najmniej popularne wśród klientów?
• Jakie kanały sprzedaży generują najwięcej przychodów?
• Jakie są trendy w poszczególnych regionach geograficznych?
• Jakie są wyniki sprzedażowe w porównaniu z planowanymi celami sprzedażowymi?
• Jakie są koszty i jak wpływają one na zysk?
• Jakie są najważniejsze wskaźniki wydajności sprzedażowej (KPI) i jak zmieniają się w czasie?
• Jaka jest liczba nowych transakcji dokonanych w danym okresie i jakie są ich wartości?

Wybór odpowiednich wizualizacji

Wizualizacje danych mają na celu ułatwienie analizy i udzielanie odpowiedzi na pytania biznesowe. Dlatego kluczowe jest, aby były skonstruowane w sposób, który zapewni łatwe odczytanie i zrozumienie prezentowanych informacji. Raport sprzedaży powinien być intuicyjny dla użytkowników, zawierając tylko niezbędne dane. Elementy powinny być czytelnie rozmieszczone, a układ umożliwiać szybkie odnalezienie odpowiedzi na pytania. Ważne jest unikanie nadmiaru danych na jednym ekranie, co może wprowadzać zamieszanie i utrudniać interpretację. Kolorystyka wizualizacji również odgrywa rolę i powinna być używana z umiarem, zgodnie z zasadami, które pomogą wyróżnić istotne wnioski. Różne rodzaje wykresów, takie jak wykresy słupkowe, kołowe, liniowe czy mapy cieplne, mogą być wykorzystane do przedstawiania różnorodnych danych.

Interaktywność raportu sprzedażowego

Kolejną ważną cechą dobrego dashboardu jest interaktywność, która pozwala użytkownikom na łatwe dokonywanie analizy i odkrywanie nowych zależności w danych. Interaktywność powinna obejmować różne funkcje, takie jak filtrowanie, sortowanie, przełączanie między widokami, zmiana wizualizacji lub wzbogacenie o dodatkowe dane.

Filtrowanie umożliwia użytkownikowi wybór danych z konkretnych kolumn lub wierszy, co pozwala na szybszą i bardziej precyzyjną analizę. Hierarchie to kolejna przydatna funkcja, która pozwala na grupowanie danych na różnych poziomach. Na przykład, można wykorzystać hierarchię geograficzną, aby grupować dane według regionów, województw lub miast. To pozwala na porównanie wyników między różnymi obszarami. Dzięki zastosowaniu odpowiednich funkcji użytkownik może przełączać się między różnymi typami wizualizacji danych lub między całymi raportami. Na przykład, użytkownik może chcieć zmienić wykres liniowy na słupkowy skumulowany, aby zobaczyć dane w różnych perspektywach strukturę danych.

Odświeżanie danych

Ważnym aspektem przy tworzeniu raportu sprzedaży jest również określenie częstotliwości jego odświeżania. Optymalna częstotliwość aktualizacji może zmieniać się wraz z potrzebami firmy. Warto monitorować użyteczność dashboardu i dostosować częstotliwość aktualizacji w miarę potrzeb, aby zapewnić, że raport nadal spełnia swoje funkcje i dostarcza wartościowe informacje dla użytkowników.

Jak zbudować raport sprzedaży w Tableau Desktop?

Skoro już wiesz czym jest dashboard, chciałbym Ci pokazać jak łatwa i intuicyjna jest praca z narzędziem Tableau. Niezależnie od tego, czy jesteś doświadczonym analitykiem danych, czy nie, Tableau pomoże Ci szybko tworzyć interaktywne raporty sprzedaży. Spróbuj sam i pobierz wersję testową Tableau. Przez kolejne 14 dni możesz za darmo korzystać z aplikacji.

Dostęp do danych w Tableau jest możliwy dzięki integracji z różnymi źródłami danych, takimi jak bazy danych SQL, pliki Excel, arkusze Google Sheets, aplikacje e-commerce, platformy marketingowe, a także narzędzia do zarządzania relacjami z klientami (CRM) i systemy ERP. Jeśli chcesz stworzyć raport sprzedaży w Tableau Desktop, wykonaj poniższe kroki:

1. Uruchom aplikację Tableau Desktop i połącz się do danych z różnych źródeł danych takich jak arkusze kalkulacyjne, bazy danych itp.
2. Użyj wizualizacji, takich jak wykresy liniowe, słupkowe, mapy, aby przedstawić dane dotyczące sprzedaży.
3. Połącz wizualizacje w raport za pomocą funkcji „New Dashboard” w menu „Dashboard”. Przeciągnij i upuść wizualizacje ustaw je według preferencji. Dodaj tytuł, legendy i etykiety.
4. Zastosuj filtrowanie, sortowanie, akcje, aby umożliwić odbiorcom odkrywanie nowych informacji.
5. Dostosuj kolorystykę, czcionki i styl — aby uzyskać atrakcyjny i spójny wygląd.

Teraz pozostaje już tylko udostępnić raport, aby użytkownicy mogli z niego skorzystać. Wizualizacje można publikować w Tableau Server lub Tableau Cloud, na stronach internetowych (Embdedded) i w aplikacjach mobilnych. Dzięki Tableau Mobile można bezproblemowo nawigować po opublikowanych treściach. Bez względu na to, czy jesteś online, czy offline, korzystasz z tabletu czy telefonu, analizy są zawsze pod ręką.

Efektywna analiza danych sprzedaży dzięki wizualizacji

Dobra wizualizacja danych ułatwia procesy decyzyjne i zwiększa efektywność biznesową poprzez szybką identyfikację trendów, anomalii oraz kierunków rozwoju firmy. Dzięki niej można szybciej podejmować decyzje i minimalizować ryzyko błędów. Wizualizacja danych sprzyja również lepszej komunikacji i współpracy w zespole, co zwiększa produktywność i poprawia wyniki. Warto zainwestować w narzędzia do wizualizacji, aby wykorzystać potencjał danych.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasze inne wpisy na temat budowy raportów w Tableau.

Jak zbudować szablon dashboardu?

Budowa wizualizacji od podstaw

Budowanie dashboardu i story

‍

‍

Kurs waluty

Jeżeli sprzedajemy w walutach obcych, to skonsolidowanie budżetu sprzedaży wymaga sprowadzenia do wspólnej waluty z użyciem budżetowanych kursów wymiany walut.

Na przykład kierownictwo może podjąć decyzję o utrzymaniu zaplanowanej w budżecie ceny przez cały okres pomiaru, mimo że jest ona wyraźnie wyższa niż cena konkurencji. W rezultacie nie występuje odchylenie sprzedaży ze względu na cenę, ale występuje ujemne odchylenie ze względu na liczbę sprzedanych jednostek znacznie niższą od oczekiwanej.

Odchylenie sprzedaży może być spowodowane obraną strategią firmy. Na przykład kierownictwo może podjąć decyzję o utrzymaniu niskich cen, aby zniechęcić potencjalnych konkurentów do wejścia na rynek. Jeśli tak jest, a budżet nie odzwierciedla tej strategii, może wystąpić duża różnica w sprzedaży.

Istotne jest zrozumienie, że odchylenia są wzajemnie powiązane, na przykład cena i wolumen, i nie jest możliwe pełne odizolowanie wpływu poszczególnych przyczyn bez uwzględnienia powiązanych odchyleń. Przyczyny odchyleń sprzedaży mogą się więc wzajemnie przenikać, czy wręcz tworzyć sprzężenie zwrotne.

Bezpłatny dashboard dla Twojej firmy

Chcesz zobaczyć, jak wyglądałby dashboard na Twoich danych? Wypełnij formularz a my w 48 godzin przygotujemy dla Ciebie darmowy dashboard dostosowany do konkretnych celów biznesowych.

Jak usprawnić analizę odchyleń dzięki BI?

Aby zaaplikować model kalkulacji odchyleń, wystarczy nam arkusz Excel. W praktyce jednak, mamy do czynienia ze sporymi wyzwaniami. Analiza odchyleń wymaga zestawienia danych rzeczywistych z danymi budżetowanymi. Wykonanie sprzedaży jest najczęściej pobierane z rejestru faktur sprzedaży systemu ERP lub systemu finansowo-księgowego. Budżet, z kolei, jest z reguły przechowywany w osobnym arkuszu Excel lub dedykowanej tabeli w hurtowni danych.

Rodzi to następujące wyzwania:

1. Co do zasady, potrzebne dane są w różnych systemach: wykonanie w systemie ERP, budżet w Excelu (najczęściej). Powoduje to konieczność łączenia danych z różnych systemów/aplikacji.
2. Wolumen danych rzeczywistych z faktur wykracza poza możliwości przetwarzania Excela. Oznacza to najczęściej konieczność dzielenia danych, agregowania kosztem czasu i szczegółowości.
3. Dane z wykonania wymagają agregacji i sprowadzenia do poziomu szczegółowości budżetu.

Z pomocą przychodzą rozwiązania BI, dla których duży wolumen danych, łączenie wielu różnych zestawów danych oraz transformacje stanowią podstawową cechę. Poniżej przykład procesu wyznaczania odchyleń do budżetu sprzedaży z wykorzystaniem aplikacji Alteryx. Wygląda to skomplikowanie, ale w rzeczywistości jest to sekwencja prostych operacji agregujących dane i aplikujących obliczenia, które pozwalają zdekomponować odchylenia od sprzedaży. System pobiera dane z faktur, agreguje je oraz łączy z budżetem. Kolejne kroki to zastosowanie metodyki wyznaczania poszczególnych odchyleń. Wynik procesu otrzymujemy po kilku sekundach i możemy go zaimportować do pliku, bazy danych lub narzędzia do wizualizacji danych takiego jak Tableau czy Power BI.

Jeżeli zastanawiasz się, jak efektywniej analizować odchylenia od budżetu skorzystaj z bezpłatnej konsultacji. Pomożemy Ci uprościć Twoją pracę z dużą ilością źródeł danych.

Jak poprawić wyniki sprzedaży dzięki BI

Kierownictwo zazwyczaj poświęca dużo uwagi składnikom odchyleń sprzedaży, aby sprawdzić, czy ceny, cechy produktu lub marketing muszą zostać skorygowane w celu optymalizacji całkowitej sprzedaży i zysków. Oto kilka działań, które można podjąć:

• Wydanie ograniczonej czasowo oferty promocyjnej, która jest w rzeczywistości obniżką ceny; takie podejście zmniejszy krótkoterminowe zyski w przeliczeniu na jednostkę, ale powinno zwiększyć liczbę sprzedanych jednostek.
• Ograniczenie liczby cech produktu i sprzedawanie go po niższej cenie; takie podejście może zwiększyć wolumen sprzedaży przy jednoczesnym zachowaniu rentowności.
• Przeorientować reklamę, aby pokazać produkt jako wysokiej klasy, co może pozwolić na podniesienie ceny.

Od strony technicznej narzędzia BI wspierają wdrożenie analizy odchyleń, ponieważ pozwalają automatyzować cały proces od kalkulowania efektów do wizualizacji wyników. Główne korzyści w tym obszarze to:

• Monitorowanie w trybie ciągłym dzięki możliwości przeliczania wyników na żądanie lub automatycznie.
• Możliwość zrozumienia struktury i zależności odchyleń dzięki interaktywnym dashboardom.

Dashboard dla analizy odchyleń od budżetu sprzedaży

Najważniejszy, ogólny wynik odchyleń od budżetu sprzedaży umieszczono w lewym górnym rogu dashboardu. Taki sposób jego organizacji pozwala użytkownikom na szybką orientację, co do stanu rzeczy. Następnie wzrok prowadzi użytkownika do wykresu prezentującego strukturę odchyleń, które informują o przyczynach ich występowania. Logiczną jest dalsza analiza odchyleń w kierunku tych wskaźników, które wykazują odchylenia w ujęciu szczegółowym, czyli klienci, pojedyncze produkty i kategorie produktowe.

Dashboard prezentujący wszystkie istotne wskaźniki dla analizy odchyleń od budżetu sprzedaży, jest przydatnym narzędziem do szybkiego wnioskowania. Można również analizować odchylenia w kategoriach czasowych.

*Dostosuj ustawienia i zaakceptuj funkcjonalne pliki cookies, aby wyświetlić interaktywny dashboard w Tableau. Alternatywnie, kliknij link, aby przejść do Tableau Public.

‍

Chcesz lepiej zrozumieć odchylenia od sprzedaży? Nie trać więcej cennego czasu na domysły i niepewne decyzje. Wykorzystaj potencjał danych. Skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji. Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w efektywnym wykorzystaniu Twoich danych i osiągnięciu celów biznesowych. Nasi doświadczeni konsultanci pomogą Ci zidentyfikować obszary, w których możemy Cię wesprzeć.