Wszyscy wiedzą, jak ważne jest raportowanie i jaką rolę odgrywa w sukcesie biznesowym. Do niedawna raporty zawierały dane historyczne, co oznacza, że przedstawiały dane do określonego momentu. Jednak w dzisiejszych czasach raportowanie w czasie rzeczywistym może dostarczyć danych aktualnych w każdym momencie. Rozwiązania raportowania w czasie rzeczywistym (z ang. real time reporting) zapewniają dostęp do danych z dnia pracy handlowców, marketerów, finansistów etc., jeszcze przed jego zakończeniem. Rozwiązania real time zapewniają użytkownikom dostęp do danych na kokpitach menedżerskich. Raportowanie w czasie rzeczywistym łączy dwie bardzo ważne zalety Business Intelligence, czyli nieprzerwany przepływ danych i moc wizualizacji danych.
Czym jest raportowanie w czasie rzeczywistym?
Pulpity nawigacyjne real time można dostosować, aby wyświetlały najważniejsze dane raportowania operacyjnego i uprościć codzienne zarządzanie danymi. Mogą również usprawnić raportowanie, dzięki połączeniu wielu źródeł danych w jednym miejscu.
Real time reporting to praktyka analizy biznesowej, która polega na gromadzeniu aktualnych danych i przekazywaniu ich użytkownikom na bieżąco. Informacje prezentowane są w łatwo przyswajalnej i przejrzystej formie raportów wizualnych dostępnych w aplikacji. Raportowanie w czasie rzeczywistym ma na celu umożliwienie menedżerom podejmowania szybkich i trafnych decyzji, w rzeczywistości biznesowej charakteryzującej się presją czasu.
Dane zazwyczaj są udostępniane online za pośrednictwem konsoli lub panelu, gdzie menedżerowie i inni decydenci mogą w dowolnym momencie sprawdzić swój status i analizować najbardziej aktualne wyniki.
Dane w czasie rzeczywistym nie tylko na dashboardzie
W raportowaniu, poza widocznymi dashboardami, istotne jest przygotowanie procesu ładowania i integracji danych. W tym celu możliwe jest zastosowanie narzędzi, które nie wymagają wyjątkowych umiejętności, a ich szczególną zaletą jest możliwość reagowania na zmiany w źródłach czy strukturze danych, bez zaczynania obróbki danych od początku.
Nakład czasu na przygotowanie raportowania w czasie rzeczywistym nie jest nigdy zmarnowany, ponieważ koncentruje się na tworzeniu wyników. Zamiast marnować czas, pieniądze i zasoby na zbieranie niepotrzebnych danych, przetwarzanie danych i dashboardy są tak skonfigurowane, aby przechwytywać tylko te informacje, których firma potrzebuje i z których może skorzystać. Ponadto istotne jest dostosowanie pulpitów nawigacyjnych do specyficznych potrzeb firmy.
Konieczność raportowania w czasie rzeczywistym
Przed erą cyfrowej technologii, w której żyjemy dzisiaj, firmy miały wystarczająco dużo czasu na gromadzenie i przetwarzanie danych biznesowych dla kadry kierowniczej. Firmy poruszały się w wolnym, stałym tempie, rezerwując wystarczająco dużo czasu na obliczanie wyników i analizowanie raportów.
Dzisiaj, wraz z rozwojem wysokowydajnych technologii i zaawansowanych kanałów komunikacji, wewnętrzne i zewnętrzne sprawy biznesowe toczą się szybciej niż kiedykolwiek. Społeczeństwo osiągnęło punkt, w którym roczne cykle budżetowe czy miesięczne sprawozdania finansowe nie wystarczają już inwestorom i nie zapewniają bycia konkurencyjnym na rynku. Informacje fiskalne muszą być teraz dostępne na żądanie przez cały czas.
Aby dostosować się, oprogramowanie do raportowania w czasie rzeczywistym zostało zaprojektowane tak, aby przetwarzać dane tak szybko, jak są one odbierane.
Czym raportowanie w czasie rzeczywistym różni się od raportów statycznych?
Po pierwsze, raporty w czasie rzeczywistym są udostępniane online i mogą być dostępne w dowolnym miejscu i czasie przez każdego, kto ma działający link. Sprawozdania statyczne generowane są okresowo (codziennie, co tydzień, co miesiąc…) i zazwyczaj są dostarczane w formacie PDF lub HTML.
Raportowanie statyczne zawiera informacje statyczne o zasobie, takie jak zapasy lub zestaw zasobów generowanych okresowo. Często koncentrują się na agregatach takich, jak średnie wykorzystanie zasobu w danym okresie.
Po drugie, podczas gdy raporty statyczne zawierają dane historyczne, które prezentują wyniki skuteczności dla wybranych kryteriów w określonym zakresie dat, to sprawozdania w czasie rzeczywistym są stale aktualizowane, aby wyświetlać najbardziej aktualne dane.
Kiedy przydatne są dane historyczne?
W przypadku większości firm statyczne dane historyczne mogą być jednym z najlepszych sposobów zrozumienia i oceny wydajności, ponieważ przedstawiają prostszą, bardziej ujednoliconą i strategicznie wartościową historię niż oglądanie danych w czasie rzeczywistym. Niezależnie od analizy danych w czasie rzeczywistym warto jest przechowywać dane historyczne na serwerze lub w hurtowni danych (chmurowej lub nie).
Regularne migawki zawierające tylko najważniejsze informacje biznesowe oznaczają, że wydajność może być porównywana przez pewien czas, aby wspierać decyzje biznesowe. Na przykład:
- Skuteczność marki – przykładowo trendy w sprzedaży, świadomości i promowanie marki
- Wyniki rynkowe – takie, jak analiza udziału w rynku i postępów w stosunku do konkurentów
- Wydajność produktu – podejmowanie decyzji o inwestycji lub zbyciu produktu/usługi na podstawie ich wyników przez cały okres.
Korzyści z raportowania w czasie rzeczywistym
Główną zaletą raportowania w czasie rzeczywistym jest oszczędność tego zasobu dla wszystkich. A jak wszyscy dobrze wiemy, czas to pieniądz. Zapewnia większą przejrzystość i przyspiesza korektę kursu.
W niektórych branżach nie da się podejmować decyzji bez danych w czasie rzeczywistym. Jeśli prowadzisz działalność produkcyjną, dane w czasie rzeczywistym są kluczowe, ponieważ w ciągu kilku sekund, możesz zmienić kolejność tworzenia zapasów. Gdy zapasy są niskie szybciej je uzupełniać. Możesz też zawsze monitorować stan magazynów, statusy sprzedaży w podziale na produkty lub sprzedawców, czy też dostawy produktów w e-commerce.
Dane w czasie rzeczywistym mogą mieć kluczowe znaczenie dla obsługi klientów głównie, jeśli chodzi o responsywność i terminowość odpowiedzi na tickety. Czas rzeczywisty jest najistotniejszym czynnikiem w reagowaniu na zapytania dotyczące obsługi klienta w aplikacjach i w mediach społecznościowych oraz zapytania o dostępność produktów. Ponadto rozmowy można monitorować pod kątem public relations i zarządzania reputacją, na przykład można szybko zareagować na wadliwy produkt lub usługę, aby zminimalizować negatywne skutki.
Korzyści dla raportujących
Zastanów się nad tym, jak możesz się samodzielnie rozwijać i wpływać na przyspieszenie własnej kariery dzięki unowocześnieniu raportowania.
Zminimalizuj pracę ręczną
Raporty w czasie rzeczywistym działają na zasadzie „ustaw i zapomnij”, gdzie naprawdę wystarczy zbudować raport tylko raz. Jeżeli połączysz wszystkie właściwe źródła danych, wybierzesz odpowiednie elementy wizualne w postaci wykresów czy map, uwzględnisz odpowiednie KPI, a następnie udostępnisz link swojemu klientowi, nie będziesz musiał tworzyć raportów za każdym razem, gdy zbliża się spotkanie dotyczące wydajności.
Zwiększ przejrzystość i zaufanie
Daj klientowi czy interesariuszowi dostęp do jego danych dotyczących wydajności w dowolnym momencie tworząc wspólne środowisko współpracy, a nie coś, co jest mu dostarczane warunkowo i wycinkowo. Pokażesz mu, że zawsze może czuć się doinformowany. W efekcie klient przestanie zasypywać Cię pytaniami, ponieważ przy odpowiednio dobranej formie wizualnej raportów, będzie w stanie odpowiedzieć sobie na większość pytań samodzielnie.
Zachwyć odbiorców
Spotkanie dotyczące postępów nie powinno być pierwszym momentem, w którym klient przegląda dane. Dzięki raportowi w czasie rzeczywistym możesz dać mu czas na jego przetrawienie, opracowanie kilku pytań, a następnie przedstawienie ostatecznych liczb, gdy wszyscy znajdziecie się na tym samym widoku raportu.
Co więcej, możesz łatwo przełączać się między zakresami dat i sprawdzać skuteczność w różnych przedziałach czasowych. Na przykład, możliwe jest wyświetlenie w tym samym raporcie zarówno danych tygodniowych jak i miesięcznych.
Korzyści dla organizacji
Oto kilka korzyści, które możesz przedstawić Zarządowi. (Sprawdź, jak możesz najlepiej przygotować się do wdrożenia tego typu rozwiązań BI, jak raportowanie w czasie rzeczywistym w Twojej organizacji.)
Wyeliminuj pośredników
Raporty w czasie rzeczywistym dają poczucie własności analizy danych w czasie rzeczywistym, ponieważ możesz uzyskać dostęp do raportu w dowolnym momencie bez konieczności proszenia kogoś o wygenerowanie go dla Ciebie. Można to osiągnąć również dzięki automatycznym raportom, ale nadal nie będziesz mieć możliwości przeglądania ich w dowolnym momencie ani filtrowania różnych zakresów dat.
Łatwe udostępnianie między działami
Jeśli reprezentujesz duże przedsiębiorstwo, wiesz, że udostępnianie informacji między działami nie jest tak łatwe, jak by tego chcieli zarządzający zespołami. E-maile gubią się, są ignorowane, itp. Dzięki jednemu łączu i aktualizowanym automatycznie raportom na żywo możesz mieć pewność, że wszystkie Twoje działy mają równy dostęp do informacji.
Przyspiesz proces podejmowania decyzji
Dzięki raportowaniu w czasie rzeczywistym nie musisz czekać na dostarczenie zaktualizowanych danych dotyczących KPI. Mając do dyspozycji najbardziej aktualne dostępne dane, możesz znacznie szybciej dostosować swoją strategię, jeśli nie widzisz pożądanych rezultatów.
ETL czy ELT?
Jeżeli zastanawiasz się nad tym, jak wprowadzić analizę danych w Twojej firmie na wyższy poziom, to stoisz przed wyborem między procesowaniem danych według schematu ETL lub ELT. Wybór wymaga zastanowienia się na przykład, czy w przypadku Twojej analityki ważniejsze jest, by dane były transformowane w mniejszych wolumenach przed załadowaniem do bazy czy w większych ilościach czekały na transformację w miejscu docelowym. Jest też kilka innych zagadnień, o których możesz przeczytać więcej pod tym linkiem : integracja i transformacja danych.
Jeżeli chcesz usprawnić raportowanie w swojej pracy i zyskać więcej niezależności dzięki raportowaniu w czasie rzeczywistym, możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji. Doradzimy Ci, jak zamienić raportowanie statyczne na raportowanie oparte na zawsze aktualnych danych.
