Automatyzacja raportowania, jak ją usprawnić?

Co to jest automatyzacja raportowania?

Automatyzacja raportowania ma na celu dostarczanie użytkownikom aktualnych, przydatnych informacji w odpowiednim czasie, bez konieczności samodzielnego ich wyszukiwania. Automatyzacja raportów umożliwia wgląd w dane związane z funkcjonowaniem różnych obszarów firmy. Zautomatyzowane raporty mogą być generowane w stałych odstępach czasu, na przykład w wybrany dzień tygodnia, dla tygodniowych wyników sprzedaży. Mogą być również wyzwalane przez pewne zdarzenia, takie jak zaległości w wysyłce, które teraz wzrosły do poziomu krytycznego, który należy rozwiązać.

Gdy wiesz, jakich standardowych informacji i alertów potrzebuje twoja organizacja każdego dnia, zautomatyzowane raporty mogą być skutecznym sposobem dostarczania tych informacji z zyskiem dla zasobów czasowych wielu zespołów w organizacji. Automatyzacja może również pomóc w rozplanowaniu alertów w ciągu dnia pracy. Zapobiega to problemom z wydajnością systemu. Gotowe raporty ułatwiają i przyspieszają uzyskiwanie informacji o statusie biznesowym i wydajności z systemów.

Automatyzacja raportowania to nie tylko dobry dashboard

Praktycznie każdy obszar działania przedsiębiorstwa opiera się o dane, które są eksplorowane i wykorzystywane. Automatyzacja raportowania może zapewnić szeroki dostęp do analizy danych w różnych zespołach. W artykule opiszemy mechanizmy umożliwiające automatyzację raportowania w sytuacji, gdy raporty są powtarzalne i można cały proces raportowania oprzeć na narzędziach, w których tworzymy analizy wizualne na dashboardach. W drugiej kolejności zajmiemy się sytuacją, gdy raporty nie są powtarzalne.

Do czego służy dashboard?

Dobry dashboard, czy inaczej raport wizualny to etap końcowy automatyzacji raportowania. Wymaga dobrej diagnozy potrzeb organizacji, nadawania priorytetu informacjom etc. Może być on traktowany jako synonim raportowania automatycznego, gdy możliwe jest odświeżanie raportów i ich dystrybucja.

Fabryka raportów – jak zautomatyzować generowanie powtarzalnych raportów?

Ręczne generowanie powtarzalnych raportów to czysta strata czasu. Jeżeli proces jest powtarzalny i koszt jego automatyzacji nie przewyższa korzyści to powinniśmy to go definitywnie zrobotyzować.

Robotyzacja procesów brzmi bardzo skomplikowanie, ale w wielu przypadkach jesteśmy ją w stanie zrealizować wykorzystując narzędzia, które już mamy. Przykładem prostych automatyzacji mogą być skróty klawiaturowe w najczęściej przez nas używanych aplikacjach lub reguły w programie pocztowym.

Możliwości automatyzacji jest wiele, ale omówmy opcję skierowaną do posiadaczy licencji Tableau oraz Power BI opartą o periodyczne subskrypcje.

Czym są subskrypcje w narzędziach BI?

Subskrypcja to funkcjonalność, która pozwala na cykliczne wysłanie w wiadomości email obrazu lub PDF z widokiem wybranego skoroszytu. Dostępna jest ona dla użytkowników Tableau Server oraz Tableau Cloud bez konieczności logowania do aplikacji, ponieważ raz ustawiona subskrypcja działa w tle. Jeżeli jesteś właścicielem raportu lub posiadasz uprawnienia administratora, możesz przypisać użytkowników, którzy będą otrzymywać regularne raporty.

Jakie raporty można automatyzować subskrypcją?

Bardzo często będą to raporty sprzedażowe z podsumowaniem transakcji z dnia poprzedniego, ale oczywiście mogą to być dowolne dane, które są dla nas ważne i chcemy na nie patrzeć regularnie. Czasem wystarczy jeden rzut okiem, aby stwierdzić, czy statek płynie na właściwym kursie. Jeśli chcemy pogłębić analizę to możemy zawsze po hyperlinku przejść do raportu.

Poniżej przykład dziennej subskrypcji sprzedaży. Ważna jest tutaj informacja o stopniu realizacji planu sprzedaży w ucięciu miesięcznym i kwartalnym.

Jak z niej korzystać?

Korzystając z Tableau Server lub Tableau Cloud należy wejść w dowolny workbook i wybrać opcje Watch a następnie Subscriptions.

Okienko, które się pojawi pozwoli na personalizowanie subskrypcji.

Mamy następujące opcje ustawień:

1. Wybór pomiędzy wysłaniem wskazanego widoku lub wszystkich widoków w workbooku. Tutaj też zaznaczamy czy chcemy wykluczyć „puste” dashboardy.
2. Określenie jednego z trzech dostępnych formatów: obrazu, pliku PDF lub obydwu jednocześnie.
3. Następnie mamy możliwość sprecyzowania częstotliwości z jaką chcemy otrzymywać maile z raportami. Pierwsza opcja pozwala na ustalenie harmonogramu wysyłki w oparciu o określone godziny i dni tygodnia. Druga możliwość to wysyłanie raportu za każdym razem, gdy dane zostaną odświeżone.
4. „Manage subsrciptions” przenosi nas do okna zarządzania. Z tego miejsca mamy możliwość zmiany harmonogramu, tematu, formatu lub rezygnacji z subskrypcji.

Ustawienia subskrypcji w Power BI są bardzo zbliżone do tych w Tableau.

A sama subskrypcja wygląda następująco.

Personalizacja subskrypcji

A co, jeśli każdy menedżer lub grupy użytkowników chcą otrzymywać ten sam typ widoku, ale z wcześniej ustawionym filtrem, który będzie ograniczał jego dane? Dla przykładu, możemy wyobrazić sobie dyrektorów handlowych, którzy korzystają z jednego raportu, ale każdy z nich chce widzieć dane ograniczone do swojego segmentu biznesowego. Możemy w prosty sposób ustawić automatyczną wysyłkę personalizowanych subskrypcji wywołanych z Custom View czyli dedykowanego widoku.

Dlaczego warto korzystać z subskrypcji w Tableau?

Główny i oczywisty powód to oszczędność czasu. Subskrypcje nie wymagają by odbiorca logował się do narzędzia Business Intelligence, aby otrzymywać cyklicznie najważniejsze informacje. Pozwala to użytkownikom Tableau na szybkie i łatwe dzielenie się informacjami z współpracownikami. Dzięki możliwości tworzenia grup odbiorców i szerokiej personalizacji, widoki raportów są elastyczne i odpowiadają na zapotrzebowanie poszczególnych interesariuszy. Sam proces ustawienia subskrypcji jest bardzo intuicyjny i szybki.

Raportowanie a pobieranie danych z różnych źródeł

Czy wystarczy zdefiniować źródła danych wewnętrznych, następnie wpiąć je do zaprojektowanego dashboardu? Następnie już tylko oczekiwać sukcesów wzrostu konkurencyjności przedsiębiorstwa?

Oto scenariusz, który funkcjonuje w wielu organizacjach, gdzie jeden analityk dysponujący, przykładowo Tableau, spędził wiele dni na kompilacji danych (np.: korzystając z licencji Prep). W czasie jego pracy okazało się, że załóżmy, dane wskaźników kierowców ciężarówek nie pasowały do siebie, albo arkusze kalkulacyjne listy płac były inaczej zorganizowane na przestrzeni lat. W efekcie przygotowanie danych zajęło mu trzy razy więcej czasu niż zakładano.

Powstał jednak przełomowy dashboard. Był to niewątpliwie pierwszy ważny krok w organizacji, kiedy dyrektorzy mogli zobaczyć wizualizacje danych, a następnie szybciej i w przejrzysty sposób dystrybuować informacje do zarządu. Później okazało się, że pewne dane zyskują na istotności wobec strategii i znowu trzeba było kompilować je od nowa. Nowy raport musiał oczywiście poczekać na pracę analityka. W trakcie jego drugiego podejścia do scalania okazało się, że należało uwzględnić jeszcze dane zewnętrzne. W tej sytuacji raportowanie nie jest powtarzalne i narzędzia do wizualizacji danych z ustawieniami subskrypcji nie wystarczą.

Automatyzacja raportowania, gdy narzędzia do wizualizacji to za mało

Gdy narzędzia do wizualizacji nie wypełniają wszystkich potrzeb w analizie danych, przyjrzyjmy się możliwościom, które oferują inne technologie Business Intelligence. Te etapy, które wiążą się z pobieraniem, ładowaniem i transformowaniem danych przed analizą, dzielą się na dwa podejścia: ETL i ELT. (Przeczytaj o tym czym jest ETL i ELT). W zależności od tego jaką strategię przyjmiesz, możesz skorzystać z samoobsługowych platform ETL, takich jak Alteryx, lub zaprojektowanych przez analityka nowoczesnych (automatycznych, opartych na nowych rozwiązaniach) przepływów danych ELT.

W przypadku platformy ETL możesz automatycznie ładować, kompresować, przetwarzać i przeprowadzać kompleksowe analizy dużych ilości danych. Oznacza to, że każdą czynność związaną z przygotowaniem danych wykonujesz w jednym narzędziu, które ma gotowe formuły (czytelne oznaczone ikonami), nie wymaga kodowania i co chyba najważniejsze jest zaprojektowane tak by modyfikować przepływ danych w dowolnym momencie. Platforma daje większą niezależność i znakomitą oszczędność czasu analitykom danych. Jest to dobry wybór dla organizacji, w których ważne jest wsparcie małych lub jednoosobowych zespołów, pracujących na dużym wolumenie danych.

W sytuacji wyboru rozwiązania ELT składającego się z kilku technologii używanych do ekstrakcji i ładowania – np.: Fivetran, a następnie transformacji danych – np.: DBT, można tworzyć jeszcze szybsze i stale działające przepływy danych. Rozwiązanie ELT, które nie wymaga pracy wielu data scientists pracujących nad wyodrębnianiem, ładowaniem i transformacją danych, ale zastępują swoją pracę nowymi technologiami, nazywamy Modern Data Stack. Jest to takie ustawienie procesu ELT, które zapewnia nieprzerwany przepływ danych, którego celem jest szybki i stały dostęp do danych, a jego wydajność nie spada przy nieograniczonej ilości źródeł. Nowoczesne ELT, które Vizyble może zaprojektować i wdrożyć, gdy istnieje potrzeba  najszybszego możliwego dostępu do danych i stałego przyrostu ich źródeł.

Podsumowanie

Szukasz sposobu na automatyzację raportowania? Przy tak wielu dostawcach oferujących indywidualne rozwiązania, może być trudno określić, który z nich najlepiej pasuje do Twojej firmy. Nasz szeroki wybór narzędzi może pomóc w skonstruowaniu kompleksowego rozwiązania, które jest dostosowane do potrzeb Twojej organizacji. Skontaktuj się z nami i skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji!

Obecnie wyróżniamy dwie opisane drogi oraz stosunkowo nowy odwrotny ETL, które umożliwiają analizę danych w czasie rzeczywistym. Każda z metod sprawdza się w różnych przypadkach. Nie ma w związku z tym, jednej recepty na automatyzację raportowania, ale najważniejsze to automatyzować proces raportowania na każdym kroku pracy z danymi, po to by było ono niezawodne, regularne, a przy tym informowało o najważniejszych zdarzeniach dla organizacji. W ten sposób masz pewność, że wykorzystujesz dane maksymalnie.