Subskrypcje w narzędziach Business Intelligence (BI) to świetny sposób na automatyzację dostarczania istotnych danych i raportów. Dzięki nim, możesz oszczędzić czas oraz uniknąć ręcznego generowania i wysyłania raportów. W niniejszym artykule dowiesz się, jak skonfigurować subskrypcje krok po kroku w popularnych narzędziach BI, takich jak Tableau i PowerBI i Looker Studio.
Czym dokładnie są subskrypcje w narzędziach BI?
Subskrypcja to funkcjonalność, która pozwala na regularne wysyłanie wiadomości email zawierających obraz lub plik PDF z wybranym widokiem skoroszytu. Jest to bardzo użyteczne narzędzie dostępne dla użytkowników Tableau Server oraz Tableau Cloud. Co ważne, subskrypcja działa w tle, co oznacza, że nie musisz logować się do aplikacji, aby otrzymywać regularne raporty. Właściciele raportów lub osoby z uprawnieniami administratorskimi mogą przypisywać użytkowników do otrzymywania tych raportów.
Jakie korzyści niesie ze sobą automatyzacja subskrypcji?
Często wybieranymi raportami do automatyzacji poprzez subskrypcje są raporty sprzedażowe z podsumowaniem transakcji z poprzedniego dnia. Jednak możliwości są niemal nieograniczone – subskrypcje mogą dotyczyć dowolnych danych, które mają dla nas znaczenie i chcielibyśmy monitorować je regularnie. W wielu przypadkach wystarczy jedno spojrzenie na raport, aby ocenić, czy nasza firma podąża właściwym kursem. Jeśli potrzebujemy głębszej analizy, zawsze możemy kliknąć w hyperlink i przejść do pełnego raportu.
Poniżej przykład dziennej subskrypcji sprzedaży. Ważna jest tutaj informacja o stopniu realizacji planu sprzedaży w ucięciu miesięcznym i kwartalnym.
Jak właściwie skonfigurować subskrypcje w Tableau?
Korzystając z Tableau Server lub Tableau Cloud należy wejść w dowolny workbook i wybrać opcje Watch a następnie Subscriptions.
W okienku, które się pojawi, masz możliwość spersonalizowania subskrypcji według swoich preferencji.
Mamy następujące opcje ustawień:
- Wybór pomiędzy wysłaniem wskazanego widoku lub wszystkich widoków w workbooku. Tutaj też zaznaczamy czy chcemy wykluczyć „puste” dashboardy.
- Określenie jednego z trzech dostępnych formatów: obrazu, pliku PDF lub obydwu jednocześnie.
- Następnie mamy możliwość sprecyzowania częstotliwości z jaką chcemy otrzymywać maile z raportami. Pierwsza opcja pozwala na ustalenie harmonogramu wysyłki w oparciu o określone godziny i dni tygodnia. Druga możliwość to wysyłanie raportu za każdym razem, gdy dane zostaną odświeżone.
- Manage subscription przenosi nas do okna zarządzania. Z tego miejsca mamy możliwość zmiany harmonogramu, tematu, formatu lub rezygnacji z subskrypcji.
Personalizacja subskrypcji dla jeszcze lepszych wyników
Czy zdarzyło Ci się, że różni menedżerowie lub grupy użytkowników potrzebują otrzymywać ten sam typ raportu, ale z różnymi filtrowanymi danymi? Przykładowo, dyrektorzy handlowi z różnych segmentów biznesowych korzystają z tego samego raportu, ale każdy z nich chce widzieć tylko dane związane z jego obszarem. Tutaj pojawia się potrzeba automatyzacji dostarczania spersonalizowanych subskrypcji. Możesz to zrobić poprzez funkcję „Custom View”, czyli dedykowany widok, który pozwala na ustawienie filtrowanych danych dla różnych grup odbiorców.
Subskrypcje w PowerBI
Jeśli pracujesz z narzędziem PowerBI, warto wiedzieć, że ustawienia subskrypcji w nim są podobne do tych w Tableau. Oba narzędzia pozwalają na efektywną automatyzację dostarczania raportów i danych.
A sama subskrypcja wygląda następująco.
Subskrypcje w Looker Studio
Darmowy Looker Studio również pozwala na dystrybuowanie raportów zgodnie z ustalonym harmonogramem. Wystarczy przejść do rozwijanego menu Share > Schedule Delivery i wybrać parametry.
Dlaczego warto korzystać z subskrypcji?
Jednym z głównych i oczywistych powodów, dla których warto korzystać z subskrypcji w narzędziach BI, jest oszczędność czasu. Nie musisz logować się do aplikacji BI, aby regularnie otrzymywać najważniejsze informacje. To z kolei umożliwia szybkie i łatwe dzielenie się danymi z innymi odbiorcami. Dzięki możliwości tworzenia grup odbiorców oraz szerokiej personalizacji, widoki raportów są elastyczne i spełniają różnorodne potrzeby poszczególnych interesariuszy. Proces konfiguracji subskrypcji jest niezwykle intuicyjny i szybki, co dodatkowo przyczynia się do zwiększenia efektywności procesu. Warto wykorzystać tę funkcjonalność, aby zapewnić sobie sobie regularny dostęp do potrzebnych informacji. Dzięki subskrypcjom, możesz być pewien, że zawsze pozostaniesz na bieżąco z najważniejszymi danymi.
