Euro-Inwest Projekt: Wdrożenie Tableau Cloud

Transformacja danych finansowych w wiedzę

Euro-Inwest Projekt Sp. j., (EIP) to polska firma, która rozwija się nieprzerwanie od 2011 roku. W tym czasie z powodzeniem zrealizowała różnorodne projekty w zakresie montażu instalacji elektrycznych, sieci teleinformatycznych oraz systemów zabezpieczeń dla dużych projektów budowlanych. Zakres branż, dla których EIP zrealizowało projekty, jest imponujący. W portfelu projektów znajdują się przedsięwzięcia dla przemysłu ciężkiego i obiektów energetycznych, stadiony, metro, stacje kolejowe i centra handlowe. Doświadczenie EIP obejmuje wszystkie rodzaje usług elektrycznych, obsługując zarówno instalacje niskiego, jak i wysokiego napięcia w całej Polsce i Europie. Od 2017 roku zrealizowali 391 kontraktów w 13 krajach (każdy o wartości nie mniej niż 100 tys. PLN), na łączną kwotę 275M PLN.

Problem Klienta przed wdrożeniem

Nasz Klient zwrócił się do nas ze względu na trudności w obszarze analizy finansowej i zarządzania projektami. Zbieranie, przetwarzanie i interpretacja dużej ilości danych finansowych, wydatków i informacji o projektach i klientach zajmowały dużo czasu. Firma chciała dokładnie przeanalizować wyniki finansowe, aby lepiej zrozumieć ich zmienność na podstawie rocznej i miesięcznej perspektywy, ze szczególnym uwzględnieniem podziału na rynki krajowe i międzynarodowe. Jednak brakowało odpowiednich narzędzi i skomplikowanego procesu agregacji danych, co utrudniało tę analizę. EIP to firma, która inwestuje w nowoczesne rozwiązania w zakresie realizacji projektów, jak również w obsługę procesów wewnętrznych. Przez lata firma przeprowadziła kilka projektów informatycznych, w tym budowę własnego systemu ERP i ostatnio wdrożenie BI Tableau przy pomocy Vizyble.

“Przed wdrożeniem Tableau wiedzieliśmy, że mamy mnóstwo danych w naszym systemie ERP, ale same dane to za mało, żeby mieć właściwy ogląd sytuacji w całej firmie i poszczególnych jej działach. Potrzebowaliśmy narzędzia analitycznego, które przekształci surowe dane w wiedzę o kondycji firmy”

Marek Maj, EIP

Wdrożenie Tableau było odpowiedzią na konkretne potrzeby informacyjne, które dotyczyły czterech głównych obszarów raportowych tj. analiza finansowa, rentowność projektów, ocena klientów, należności.

Analiza finansowa:

• Analiza wyniku finansowego firmy w ujęciu rocznym i miesięcznym, z podziałem na rynek Polski i zagranicę.
• Analiza trendów wzrostu/spadku wydatków w ramach grup kosztowych.
• Szczegółowa analiza wydatków firmy.
• Agregacja dziesiątek kategorii transakcji w kilka grup kosztowych, które monitorujemy.
• Szczegółowa analiza kosztów projektów uniezależniona od wielkości projektu. Prezentacja wydatków w przeliczeniu na 1 roboczogodzinę, co umożliwia porównywanie ze sobą różnych projektów.

Rentowność projektów:

• Badanie rentowności projektów.
• Identyfikacja nierentownych projektów.
• Określenie struktury wydatków projektów.
• Określenie przyczyn nierentowności projektów na podstawie grupy kosztowych (np. projekt A jest nierentowny, bo koszty zakwaterowania pracowników są procentowo wyższe od średniej).

Ocena klientów:

• Ocena projektów klientów.
• Ocena rentowności klientów.
• Analiza poziomu dywersyfikacji przychodów wg klientów (ocena ryzyka uzależnienia od zbyt wąskiej grupy zleceniodawców).

Należności i płatności:

• Analiza należności i zobowiązań wobec kontrahentów.
• Prognoza należności na podstawie rzeczywistych terminów płatności, które uwzględniają spóźnienia w płatnościach.
• Monitorowanie wykorzystania limitów ubezpieczenia należności u kilku ubezpieczycieli.

Automatyzacja:

• Automatyzacja generowania raportów finansowych dla urzędów, banków, ubezpieczycieli, etc.

Analiza danych w Tableau Cloud

Vizyble wdrożyło nowe podejście do raportowania w Tableau Cloud, czyli serwer raportów w chmurze. Wprowadzenie Tableau Cloud do ekosystemu informatycznego firmy EIP stanowi przykład, jak trafne wykorzystanie danych i nowoczesnych narzędzi może prowadzić do realnych rezultatów. Dodatkowo wykorzystano Data Management Add-on dający możliwość automatyzacji przepływów danych tj. procesów ekstrakcji, oczyszczania i agregacji. Co ważne Data Management pozwala na orkiestrację i harmonogramowanie zadań, dlatego zasilanie raportów stało się całkowicie bezobsługowe.

„W ramach wdrożenia Tableau otrzymaliśmy Raport Wynikowy. Jest to kilka dashboardów, które dają bardzo dokładny pogląd na sytuację finansową firmy. Od ogólnego wyniku firmy w danym miesiącu i danym roku, przez wyniki poszczególnych projektów, aż do szczegółowej analizy kosztów w przeliczeniu na jedną roboczogodzinę. Dzięki temu raportowi wskazaliśmy nierentowne projekty i co jeszcze ważniejsze ustaliliśmy, dlaczego są nierentowne. Mając taką wiedzę, mogliśmy podjąć właściwe kroki zaradcze i w efekcie zwiększyć dochód firmy.”

Rezultaty projektu

Dzięki Raportowi Wyników stworzonemu w ramach wdrożenia Tableau EIP może teraz korzystać z szeregu interaktywnych pulpitów nawigacyjnych, które zapewniają kompleksowy przegląd sytuacji finansowej firmy. Ten kompleksowy widok obejmuje ogólne wyniki firmy w poszczególnych miesiącach i latach, wyniki poszczególnych projektów, a nawet szczegółowy podział kosztów na godzinę pracy. Ten raport umożliwił naszemu klientowi wskazanie projektów, które przynoszą straty i, co ważniejsze, zrozumienie podstawowych czynników powodujących brak rentowności. Uzbrojony w tą bezcenną wiedzę, zarząd EIP jest przygotowany do podjęcia ukierunkowanych działań naprawczych, ostatecznie skutkujących znacznym wzrostem przychodów firmy.

„Pierwszy raport, który otrzymaliśmy, to był dopiero początek, gdyż elementem wdrożenia było również szkolenie z obsługi Tableau. Dzięki temu szkoleniu zespół EIP może samodzielnie przygotować wiele innych raportów, które przyczyniły się do optymalizacji procesów i rozwoju EIP. Świetnym przykładem jest Raport Zatrudnienia. Dzięki wiedzy, którą dał nam nowy raport, przeprojektowaliśmy procesy w dziale rekrutacji, co przyczyniło się do wyraźnego wzrostu zatrudnienia w firmie, które obecnie jest najwyższe od 2019 roku.”

Marek Maj, EIP

Przykład EIP ukazuje, że w dobie cyfrowej, inwestowanie w rozwiązania analityczne może przekształcić firmę w organizację o zwiększonej efektywności, bardziej świadomym podejściu do biznesu i zdolnym do podejmowania lepszych decyzji opartych na danych. Wiedza, którą uzyskano z analizy danych finansowych, umożliwiła identyfikację obszarów wymagających poprawy i podejmowanie odpowiednich działań. EIP przeszło drogę od wyzwań związanych z przetwarzaniem i analizą danych, do skutecznej transformacji ich w wiedzę prowadzącą do wzrostu.

Jeśli zainteresował Cię ten temat i chcesz wdrożyć podobne rozwiązania w swojej organizacji, napisz do nas! Odpowiemy na Twoje pytania i zaproponujemy odpowiednie rozwiązania.