Alteryx: Raportowanie danych w firmie produkcyjnej

„One man army” na podbój morza danych!

Chief Data Officer stał się jednoosobowym zespołem „data department” w polskiej firmie produkcyjnej. Alteryx pomógł kontrolować automatyczne procesy pobierania, transformacji i ładowania danych, jednemu analitykowi danych. W rezultacie pracownik ten sprawił, że dane firmy produkcyjnej były wykorzystywane bez ograniczeń, w sposób wyczerpujący, dając dostęp do informacji tym osobom, które ich potrzebują. W dodatku odbywa się to w czasie rzeczywistym.

Zapotrzebowanie w grupie kapitałowej na aktualne dane z działów produkcji, sprzedaży, finansów i HR wciąż rośnie, a Chief Data Officer (CDO) stanowiąc jednoosobową armię analityczną (ang. one man army) jest w stanie zapewnić informacje na czas dla każdego z tych działów.

„Odkąd pracuję z Alteryx, generuję automatyczne raporty mailowe bezpośrednio w narzędziu. Wiele osób pracujących w firmie nie zdaje sobie sprawy, że otrzymuje komunikaty już bez mojego osobistego udziału. Jak im to mówię, to są zaskoczeni.” – wspominał CDO.

Narzędzia, które wspierają podejmowanie decyzji, produktywność i zyski

CDO zaczynał swoją przygodę z danymi od pracy w arkuszach Excel, które na pewnym etapie, gdy ilość danych i złożoność analiz wzrosła, przestały być wystarczające. Dlatego rozpoczął poszukiwania innych rozwiązań analitycznych i tak trafił na Qlikview. To był jego początek przygody z narzędziami i praktykami Business Intelligence. Obecnie pracuje on na zestawie narzędzi określanym skrótem SALT. Jest to akronim od słów Snowflake, Alteryx i Tableau. Triada tych narzędzi daje mu niemal nieograniczone możliwości automatyzacji i analityki. Droga do zbudowania takiej konfiguracji odbywała się stopniowo wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji i charakteru pracy z danymi.

Najpierw zaczął od wdrożenia Tableau, gdzie przygotował szereg raportów oferujących kluczowe informacje niemal w czasie rzeczywistym. Wkrótce jednak okazało się, że apetyt na dane rośnie, a potrzebne dane zgromadzone są w różnych systemach (innych spółek) jak i formatach (np. xml). W ten sposób uświadomił sobie potrzebę narzędzia ETL, które pozwoli mu bez kodowania zintegrować wszystkie dane. Ostatecznie wybór padł na Alteryx.

Możliwość nieograniczonej integracji danych wykreowała potrzebę umieszczenia danych w jednym centralnym miejscu tj. hurtowni danych. Ponieważ CDO zależało, aby uruchomienie hurtowni nie wiązało się z angażowaniem zespołu IT, alokowaniem zasobów sprzętowych wybrał technologię Snowflake.

Snowflake to hurtowania danych w chmurze, która pozwala w pełni kontrolować koszty, daje nieograniczoną niemal wydajność oraz co najważniejsze daje pełną autonomię zarządzania danymi przez CDO. Teraz gdy dane są gromadzone w hurtowni danych w chmurze, a następnie publikowane na Tableau Server, jego praca jest jeszcze bardziej efektywna.

‍

Wielką wartością Alteryx jest możliwość automatyzacji wszystkich wymienionych na ilustracji czynności. Przepływ danych zaprojektowany przez CDO, pobiera dane z wielu źródeł, przechowuje je w hurtowni danych w chmurze, a następnie przesyła do Tableau. Ze względu na sytuację, że część zespołu nie korzysta z wizualizacji w Tableau, analityk wysyła do nich automatyczne maile bezpośrednio z Alteryx. Dowiadują się z nich, każdego dnia, o statusie linii produkcyjnych.

Przepływ danych dla działu HR

Przykład przepływu danych, który służy do powiadamiania o statusie w dziale produkcji drogą mailową:

‍

Raport dotyczy absencji pracowników na liniach produkcyjnych. Żeby ładować dane kadrowe do tego raportu, CDO łączy się systemem Macrologic poprzez ODBC, do którego Alteryx daje możliwość konfiguracji podłączenia.

Następnie przepływ danych zbudowany jest w oparciu o kalkulacje komparatywne dotyczące dni tygodnia: przedwczoraj, wczoraj i dzisiaj. Obliczenia automatyczne wykonywane są za pomocą funkcji Alteryx o nazwie Formula.

W kolejnym kroku dane są kategoryzowane za pomocą If else, według wartości: child care, sickleave, holidays i paid days off.

Następnie funkcja sumy, zbiera liczbę danych w poszczególnych kategoriach absencji:

Powyższe funkcje są podstawą do stworzenia szablonu maila w Alteryx, skierowanego do wszystkich osób w dziale HR.

Kolory służą sygnalizowaniu czy liczba osób przebywających na kwarantannie rośnie, czy maleje w stosunku do dni poprzednich.

Dodatkowo poszerzony raport jest zapisywany w pliku Excel, który jest załącznikiem do każdego maila.

Sama czynność wysyłania danych mailem jest wykonywana przy pomocy narzędzia Sendgrid i nie wymaga szyfrowania danych.

Przepływ danych pełniący rolę XML Parser

Ze względu na fakt, iż większość zamówień do firmy produkcyjnej spływa poprzez EDI, CDO opracował niestandardowe rozwiązanie. Alteryx ładuje wszystkie zamówienia w plikach XML z portalu EDI po to, by porównywać je z systemem ERP firmy, a następnie porównywać je z danymi działu sprzedaży.

W pierwszym kroku Alteryx pobiera dane z folderu na portalu EDI (portal umożliwia automatyczne przesyłanie danych).

‍

Następnie używając funkcji Parse, Alteryx dzieli dane według np. numerów zamówień, planowanej daty dostarczenia etc.

Na podstawie tej wiedzy CDO może selekcjonować najbardziej pilne zamówienia, oceniać, ile zamówień będzie zrealizowanych w danym dniu, a ile zostanie przesuniętych na kolejne dni.

Raportowanie danych sprzedażowych z wielu spółek grupy kapitałowej

Zanim CDO zaczął wykorzystywać synergię Snowflake i Alteryx, która daje możliwości pracowania na danych wewnątrz hurtowni w chmurze, ładowanie danych z wielu systemów ERP, było dla niego bardzo uciążliwe. Dzięki kopiowaniu schematu przepływów danych z systemów polskiego, niemieckiego, francuskiego, brytyjskiego i włoskiego, mógł szybko stworzyć jeden spójny przepływ danych. Dodatkowo włączył inny system ERP z USA.

‍

Przepływ danych posiada funkcje odfiltrowania danych niepotrzebnych, usuwania pustych rekordów, wykrywania niepoprawnych znaków (w celu unifikacji różnych nazw tych samych produktów), a na końcu porządkowanie kolumn.

Następnie dane są łączone, a w kolejnym kroku usuwane są puste pola, które wynikają z wyjątkowego podejścia do tworzenia specyficznej kategorii klientów „Head Customer” w jednej firmie z grupy kapitałowej. Na końcu dane są odszyfrowywane i publikowane na Tableau Server.

Jest to najdłużej trwający przepływ danych w tej firmie i trwa on tylko 22 minuty!

Alteryx to elastyczne rozwiązania

Z przykładów kilku przepływów danych wyłania się spektrum ciekawych możliwości analitycznych, które zaspakajają potrzeby zmiennego środowiska międzynarodowej firmy.

Szybko rozwijająca się firma, która by czuwać nad produkcją, pracownikami i sprzedażą, wymagała aktualizacji raportów kilka razy w ciągu doby, odzyskała ogromną liczbę godzin pracy osób na stanowiskach analitycznych. W rezultacie jeden analityk, już w roli CDO, był w stanie szybko sprostać wszystkim zadaniom. Dodatkowo jego praca zyskała na kreatywności, ponieważ ograniczyła się do pracy koncepcyjnej nad tworzeniem przepływów danych, a nie naprawianiem usterek.

Wyzwanie w postaci wielonarodowego środowiska sprzedażowego pogrążyłoby grupę w morzu niespójnych danych. W tym aspekcie firma również zyskała na czasie. CDO, zamiast wyznaczać i egzekwować jednolite standardy dotyczące danych pochodzących z różnych krajów, obrał elastyczne podejście wynikające z automatycznych przepływów oczyszczających i unifikujących spływające dane.

Jeżeli chcesz porozmawiać o możliwościach Alteryx w różnych procesach pracy z danymi, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.