Zmniejszyliśmy czas raportowania o ok. 40% - Fundacja Mamo Pracuj

Czym zajmuje się Fundacja Mamo Pracuj?

Fundacja Mamo Pracuj to organizacja non-profit działająca od 2015 roku. Jej głównym celem jest wsparcie kobiet, które chcą powrócić na rynek pracy po przerwie związanej z macierzyństwem i pokazanie, że łączenie życia rodzinnego i zawodowego jest możliwe. Fundacja realizuje szereg działań wzmacniających kobiety w ramach projektów społecznych i edukacyjnych, prowadzi znany portal internetowy www.mamopracuj.pl, bazę Pracodawców Przyjaznych Rodzicom i bazę ofert pracy. W ramach współprac z pracodawcami podejmuje szereg inicjatyw na rzecz zmiany kultury organizacyjnej w przedsiębiorstwach, aby wspierać rodziców w bardziej harmonijnym łączeniu życia rodzinnego i zawodowego.

Fundacja jest bardzo aktywna w social mediach, prowadzi kanały komunikacji na wielu platformach aby być blisko kobiet i ich potrzeb. Regularnie wysyła newslettery, rozwija grupy na Facebook’u (jedną z liczniejszych jest społeczność #MamoPracujwIT), prowadzi komunikację na Facebooku, Instagramie, LinkedIn oraz YouTube, a także Telegramie.

Wyzwanie klienta

Mimo tego, że fundacja działa jako organizacja non-profit, prowadzi swoje działania w sposób niezwykle profesjonalny. Wszelkie inicjatywy związane z pracodawcami są starannie monitorowane i regularnie poddawane raportowaniu. Z biegiem lat, Fundacja zyskuje coraz większe zainteresowanie ze strony firm, które chcą nawiązać współpracę. To prowadzi do wzrostu obciążenia związanego z raportowaniem. W tym kontekście, pojawiła się nie tylko idea, ale wręcz konieczność automatyzacji tych procesów.

Fundacja Mamo Pracuj napotkała szereg wyzwań w swoim procesie raportowania:

1. Skomplikowany proces zbierania danych - dane do raportów pochodziły z wielu różnych źródeł, co powodowało trudności w ich zbieraniu, weryfikacji i skonsolidowaniu. Na bieżąco były wykorzystywane dane z: Google Analytics, Freshmail, Facebook, Facebook Ads, Instagram, Twitter i LinkedIn.
2. Opóźnienia w dostarczaniu danych - ręczne przetwarzanie danych jest wymagające i utrudniało dostarczanie raportów, co z kolei wpływało na decyzje biznesowe i relacje z klientami.
3. Podatność na błędy - ręczne przetwarzanie danych wiązało się z ryzykiem popełnienia błędów, które mogły wpłynąć na jakość raportowania i prowadzić do nieprawidłowych wniosków.
4. Wysoki nakład pracy - pracownicy spędzali dużo czasu na powtarzalnych zadaniach, co ograniczało możliwość skupienia się na bardziej strategicznych działaniach.
5. Brak standaryzacji w zbieraniu i raportowaniu danych - każdy z pracowników miał swój własny warsztat i sposób pracy z danymi, co uniemożliwiało konsolidację danych na poziomie całej organizacji.

Główne cele projektu to:

• uwolnienie czasu opiekunów klienta poprzez automatyzację procesu gromadzenia i przetwarzania danych,
• zwiększenie wglądu w efektywność działań w różnych kanałach z perspektywy klienta, jak i całej fundacji,
• usprawnienie cyklicznego raportowania wyników.

Wykorzystane rozwiązania

Dla usprawnienia działań w Fundacji zdecydowaliśmy się wybrać  proste w obsłudze rozwiązania, które nie wymagają zaawansowanych kompetencji technicznych. Postawiliśmy na bardzo przystępną konfigurację narzędzi, która umożliwia fundacji samodzielne utrzymanie i rozwijanie systemu.

Kluczem do rozwiązania problemu z raportowaniem okazała się automatyzacja w duchu no-code. Połączyliśmy w jedną całość kilka komponentów, które idealnie ze sobą współgrają i w dużej mierze są darmowe.

Fundacja podjęła decyzję o wdrożeniu rozwiązania do automatyzacji raportowania przy użyciu lekkich rozwiązań typu no-code. Wykorzystano integrację danych poprzez Fivetran i Make oraz technologie przetwarzania danych w ramach ekosystemu Google Cloud Platform.

Zakres prac obejmował:

1. Integracja danych - wszystkie źródła danych zostały zintegrowane, co umożliwiło bezproblemowe pobieranie danych z Google Analytics, Freshmail, Facebook, Facebook Ads, Instagram, Twitter, LinkedIn.
2. Automatyzacja przetwarzania danych - zaawansowane algorytmy zostały zastosowane do automatycznego standaryzowania i oczyszczania danych.
3. Personalizacja raportów - utworzono szablon raportowy pozwalający generowanie spersonalizowanych raportów dla pracodawcy.
4. Harmonogramy raportowania - ustawiono harmonogramy automatycznego generowania raportów, co pozwalało na ich regularne dostarczanie w określonych terminach.

Poniższy schemat prezentuje uproszczony lejek danych wykorzystany w projekcie.

Rezultaty projektu

Dzięki wdrożeniu automatyzacji raportowania, Fundacja Mamo Pracuj odniosła szereg korzyści:

1. Oszczędność czasu i zasobów - automatyzacja procesu raportowania spowodowała znaczne zmniejszenie czasu potrzebnego na przygotowanie raportów, co pozwoliło pracownikom skupić się na bardziej strategicznych zadaniach. Zoptymalizowaliśmy tworzenie raportów i zmniejszyliśmy czas raportowania o około 40%.
2. Eliminacja błędów - proces automatyczny wyeliminował ryzyko ludzkich błędów, poprawiając jakość i dokładność danych w raportach.
3. Terminowość i punktualność - automatyczne generowanie raportów według harmonogramu zapewnia, że informacje są dostępne i gotowe do wykorzystania we właściwym czasie.
4. Lepsza analityka i decyzje biznesowe - dzięki automatyzacji dane są dostępne w czasie rzeczywistym, co umożliwia szybszą analizę, zrozumienie kluczowych wskaźników i podejmowanie bardziej świadomych decyzji biznesowych.
5. Zwiększenie satysfakcji klientów - personalizacja raportów poprawiła doświadczenie klientów, ponieważ otrzymują oni bardziej dostosowane i wartościowe informacje.
6. Skalowalność - rozwiązanie jest skalowalne, co oznacza, że Fundacja może łatwo dodawać nowe źródła danych i raporty w miarę rozwoju działalności. Jest to też dobry fundament pod przyszły rozwój.

Podsumowanie

Automatyzacja raportowania w Fundacji Mamo Pracuj przyniosła istotne korzyści, pozwalając zaoszczędzić czas, uniknąć błędów, zwiększyć dokładność i jakość danych oraz poprawić zadowolenie klientów. Wdrożenie tego rozwiązania pozwoliło Fundacji skoncentrować się na strategicznych celach i efektywniej wykorzystać zasoby.

Przeczytaj też: Stand-up Polska: Rozwiązanie no-code do budowy aplikacji CRM

Testimonial

Jeśli przyjrzymy się rozwiązaniom przygotowanym przez Vizyble, od razu możemy zobaczyć jak przejrzyste stały się ostateczne dane. Nie ukrywam, na początku zmiany związane ze schematem zbierania informacji były trudne. Nie obyło się bez błędów. Z czasem można wyraźnie zauważyć, że działamy coraz sprawniej. W dalszym ciągu mamy wsparcie ze strony Vizyble a jeśli mamy pytania, sprawnie otrzymujemy odpowiedzi. 

Dodając jeszcze kilka słów: regularne gromadzenie i analiza danych jest ważne nie tylko dla nas. Dla naszych partnerów, czyli firm z którymi współpracujemy, również. Przekazanie im informacji wolnych od błędów oraz zbieranych ich w sprawny sposób jest niezbędne. Dodatkowo, dla nas - Zespołu Współpracy z Pracodawcami, to też duże ułatwienie i oszczędność czasu. Myślę, że rozwiązanie zaproponowane przez Vizyble, umożliwiło nam optymalizację tworzenia ostatecznych raportów (liczbowych oraz merytorycznych) nawet o ok. 40-50%.

- Anna Łabno-Kucharska, Liderka Zespołu Współpracy z Pracodawcami

‍