Raportowanie zarządcze KPI

Prezes zaoszczędził setki godzin miesięcznej pracy kilkuosobowego zespołu, a cała firma zyskała dostęp do kluczowych informacji na temat funkcjonowania firmy. Nowoczesny controlling firmy produkcyjnej, dzięki narzędziu Tableau, jest obecnie w stanie analizować dane gromadzone na bieżąco i jednocześnie przekazywać rekomendacje Zarządowi firmy. Przeczytaj Case Study z obszaru Controlling.

Raportowanie zarządcze w Excelu – punkt wyjścia

Do czasu wdrożenia Tableau, raportowanie dla controllingu odbywało się w ramach poszczególnych komórek firmy ręcznie w Excelu, w cyklu miesięcznym. Raportowanie obejmuje wszystkie kluczowe obszary i procesy firmy, począwszy od sprzedaży, przez produkcję, logistykę po kadry i jakość. Controlling wymaga jednoczesnego wglądu w kluczowe wskaźniki efektywności, przy czym kluczowa jest kompletność, jakość danych oraz czas dostarczenia informacji. Z perspektywy kierownika controllingu dotychczasowe rozwiązanie nie zapewniało możliwości dostępu do aktualnych, kluczowych danych i monitorowania działalności przedsiębiorstwa w taki sposób, by umożliwić kierownictwu szybką ocenę efektywności obszaru zarządzanego przez daną osobę.

Ponadto raportowanie w Excelu wiązało się z dużym nakładem pracy większości obszarów, problemami z jakością danych i opóźnieniami. Skalę wyzwania obrazuje liczba raportowanych wskaźników. Obecnie śledzonych jest dwadzieścia kluczowych wskaźników oraz kilkanaście uzupełniających. Zagregowanie tak dużej ilości danych z każdej części firmy w skończonym czasie i przy użyciu tradycyjnych technologii stało się niewykonalne.

„Stanęliśmy przed wyzwaniem dostosowania sposobów raportowania KPI każdego menedżera w taki sposób, by móc zauważyć najistotniejsze sygnały świadczące o zagrożeniu w realizacji celów przedsiębiorstwa na poziomie całej organizacji. Wybraliśmy narzędzie klasy Business Intelligence, które zapewnia wgląd w dane na tak szczegółowym poziomie, jak analizy wskaźnikowe dla wszystkich działów” – Kierownik controllingu.

Automatyzacja raportów KPI

Nowoczesne raportowanie zarządcze angażuje różne technologie, które automatyzują wiele dotychczas ręcznie wykonywanych procesów. Śledzenie wszystkich KPI na bieżąco, stało się możliwe tylko dzięki integracji danych o realizacji oraz budżetach w hurtowni danych oraz odpowiedniej wizualizacji danych na raporcie typu scorecard, który prezentuje kluczowe wskaźniki. Wiele firm myśląc o wejściu na kolejny poziom w raportowaniu zarządczym, musi najpierw zaplanować budowę kostek danych zarządczych. W przypadku naszego Klienta infrastruktura danych stała na bardzo wysokim poziomie. Najważniejsze dane są przechowywane w dedykowanych kostkach analitycznych. To w dużej mierze przyspieszyło realizację docelowych raportów.

Dashboardy KPI zmieniają controlling

Wskaźniki efektywności są obecnie analizowane na bieżąco na zestawie kilkudziesięciu dashboardów Tableau stworzonych przez konsultantów Vizyble. Coś, co kiedyś wymagało zaangażowania wielu osób, dziś odbywa się automatycznie. Uwolnienie znacznej ilości czasu może być alokowane na lepsze zrozumienie danych lub po prostu na bardziej istotne zadania. Analiza wskaźników jest obecnie możliwa na każdym spotkaniu Zarządu przedsiębiorstwa oraz każdy z menedżerów może monitorować swoje wskaźniki na zestawie dedykowanych raportów.

Co więcej, dzięki systemowi alertów opartemu o zdarzenia, firma może reagować szybciej i podejmować natychmiastowe działania korygujące. W ten sposób najważniejsze informacje trafiają do zainteresowanych w momencie spełnienia określonego warunku. Na przykład, gdy pojawi się reklamacja od klienta, automatycznie jest wysyłana notyfikacja z poziomu raportu. Wprowadzenie automatyzacji wpływa na realizację wskaźnika reklamacji.

Raportowanie zarządcze jest wspomagane przez system subskrypcji, dzięki któremu aplikacja BI sama wysyła raporty zgodnie z ustalonym harmonogramem. W ten sposób odbywa się dzienne podsumowanie realizacji celów sprzedażowych. Wcześniej te procesy raportowe wymagały pracy analityka, który codziennie robił podsumowanie sprzedaży z dnia poprzedniego i rozsyłał je do zespołu handlowego w wiadomości email.

Na skutek dynamizmu otoczenia i rozwoju przedsiębiorstwa potrzeby raportowania zarządczego ewoluują. Dlatego ważne jest, aby system był elastyczny i pozwalał dostrajać raportowanie do zmieniających się oczekiwań. System Tableau jest na tyle intuicyjnym rozwiązaniem, że zespół controllingu sam może rozwijać nowe raporty czy wprowadzać zmiany do już istniejących.

Wdrożenie Business Intelligence w controllingu

Controlling jako funkcja, która ma za zadanie być business partnerem Zarządu, potrzebuje wglądu we wszystkie obszary operacyjne, które mają wpływ na realizację strategii. Dyrektorzy finansowi i kontrolerzy są bardzo świadomi potrzeb ich firm w zakresie automatyzacji raportowania, dlatego controlling coraz częściej staje się agentem zmiany w obszarze pracy z danymi. Przywództwo nad opisywanym projektem objęli Kierownik działu controllingu i zastępca Dyrektora finansowego.

Vizyble stworzyło kilkadziesiąt dashboardów (dla każdego ze wskaźników przynajmniej jeden raport oferujący szerszy kontekst). Dzięki zaangażowaniu zespołów po stronie firmy produkcyjnej i Vizyble stało się to możliwe w niespełna trzy miesiące. Konsultanci Vizyble mają wieloletnie doświadczenie w pracy w dziale controllingu, więc zrozumienie perspektywy użytkownika usprawniło komunikację przy tak obszernym projekcie. Szczególnie istotnym elementem wdrożenia BI było dostosowanie aplikacji do standardów raportowania wskaźników przez controlling.

Użytkownikami dashboardów zarządczych w Tableau są pracownicy różnych szczebli organizacji. Nie tylko zarząd może cieszyć się nowymi raportami. Wśród użytkowników są również specjaliści z poszczególnych obszarów. Dzięki temu istnieje niezakłócony przepływ informacji i wspólne rozumienie wyników.

Model premiowania

Stworzony na potrzeby controllingu model raportowania został wykorzystany do wsparcia systemu premiowania. Zestaw pulpitów zarządczych umożliwia szybką identyfikację czynników wpływających na wypłacanie premii zależnych od realizacji założeń budżetowych. Każdy kierownik może monitorować na bieżąco poziom swojego wykonania i odpowiednio zarządzać obszarem, aby osiągnąć zakładane cele.

Jakie korzyści dało wdrożenie?

Dzięki wdrożeniu Tableau w obszarze raportów zarządczych Klient uzyskał natychmiastowy dostęp szerokiego grona obiorców do informacji o wynikach biznesowych. Cała organizacja ma jeden, wspólny obraz tego, co się dzieje w firmie. Wiele godzin pracy, które co miesiąc były poświęcane na obróbkę danych i raportowanie wyników, może być spożytkowana na bardziej wartościowe zadania. Zespół controllingu uległ cyfrowej transformacji, aby dostarczać biznesowi maksymalną wartość. Dzięki temu cała firma powoli przechodzi z klasycznego modelu raportowania w stronę organizacji sterowanej danymi (ang. data-driven).

Zachęcamy do przeczytania artykułu Bridge chart – jak najłatwiej go zrobić i dlaczego warto? Bridge chart pokazuje strukturę zmiany między jedną a drugą miarą (lub wieloma miarami) albo tłumaczy zmianę między stanem obecnym i stanem przeszłym.

Wykorzystaj potencjał dostępnych danych w controllingu. Skorzystaj z bezpłatnej konsultacji, aby odkryć, jak możemy Ci pomóc w efektywnym wykorzystaniu danych w celu osiągnięcia celów biznesowych. Nasi konsultanci pomogą Ci zidentyfikować obszary, w których możemy Cię wesprzeć.