Jak zwiększyć dostępność produktów i zmniejszyć koszty dzięki analizie zapasów?
Zarządzanie zapasami polega na utrzymywaniu ich właściwego poziomu. To zagadnienie dotyczy firm ze wszystkich dziedzin gospodarki. Niektóre pozycje w zapasach są ważniejsze od innych i na nich firmy powinny skoncentrować swoją uwagę. W celu określenia tych pozycji oraz optymalnego poziomu zapasów organizacje powinny stosować metody zarządzania zapasami: Analizę ABC, Analizę XYZ lub połączenie tych dwóch metod w postaci analizy krzyżowej.
Wyznaczenie segmentów zapasów — przykład
Koncepcja segmentacji zapasów wydaje się jasna i prosta w implementacji jednak w praktyce logistycy korzystają z niej zbyt rzadko. Dzieje się tak dlatego, że proces pozyskania i przygotowania danych jest zbyt czasochłonny i zazwyczaj to zadanie jest spychane na dalszy plan w hierarchii zadań.
Współczesny logistyk lub analityk w dziale logistyki powinien korzystać z narzędzi, które dają mu możliwość automatyzacji powtarzalnych procesów w pracy z danymi. W ten sposób wyznaczenie segmentów ABC/XYZ poziomu bezpieczeństwa zapasów nie będzie w ogóle zajmowało czasu i może być wykonywane na żądanie w każdym momencie.
Uwagi ogólne i dane wsadowe
Jedyne dane, jakie będą nam potrzebne to dane historyczne sprzedaży produktów lub zużycia materiałów i surowców. Segmentację warto przeprowadzać na jednej kategorii zapasu, aby uniknąć dylematów, w jaki sposób wyceniać pozycje magazynowe (średnie ceny sprzedaży, techniczny koszt wytworzenie itd.). W naszym przykładzie zrobimy to na podstawie produktów.
Segmentację możemy również przeprowadzić z uwzględnieniem przyszłego zapotrzebowania, a więc z uwzględnieniem prognozy. Będzie ona miała wtedy znacznie większą wartość.
Tak jak wspomniałem, potrzebujemy dane historyczne sprzedaży oraz prognozę. Dane najczęściej będą miały taki format.
Alteryx pomaga w optymalizacji zapasu
Na tej podstawie stworzymy powtarzalny przepływ danych w Alteryx, który przyporządkuje towary do segmentów. Raz zbudowany przepływ możemy używać nieskończoną ilość razy. W ten sposób oszczędzamy czas zespołu i uzyskujemy natychmiastowe wyniki. Dodatkowo przepływ możemy dowolnie dostosowywać i automatyzować według zapotrzebowania.
W nagraniu poniżej przedstawiamy krok po kroku cały proces budowy przepływu w Alteryx, od podłączenia danych do wyznaczenia segmentów. Daje to obraz, jak prosto zbudować własną aplikację analityczną do zarządzania zapasami. Taki model możesz samodzielnie odtworzyć w swojej organizacji lub skontaktować się z nami a my z przyjemnością pomożemy go wdrożyć.
Opisany model jest, można powiedzieć, czubkiem góry lodowej, jeśli chodzi o analizę danych w obszarze logistyki. W Vizyble wiemy, że raportowanie wymaga powtarzalnych procesów takich jak przeklejanie danych między różnymi plikami. Zastępujemy je automatyzacją, dzięki czemu możesz lepiej alokować czas Twój i Twojego zespołu na zadania, które przynoszą wartość.
Efektywne monitorowanie poziomu zapasów na dashboardach
Wiemy już, że wyznaczenie segmentacji zapasu pozwala nam klasyfikować poszczególne pozycje magazynowe i lepiej nimi zarządzać. W jaki sposób możemy wykorzystać tę wiedzę? Przybliżmy, w jaki sposób klasyfikacja jest wykorzystywana od strony systemów informatycznych.
Systemy ERP mają możliwość definiowania cech produktów w obszarze danych podstawowych (dane podstawowe to na przykład: nazwa towaru, jednostka opakowaniowa, jednostka miary i wiele innych cech unikalnych dla firmy i procesu logistycznego). Jedną z takich cech może być segmentacja zapasu ABC/XYZ. To pozwala parametryzować systemy ERP, aby automatycznie lub półautomatycznie monitorowały poziom zapasu w odniesieniu do segmentu. Wówczas przy osiągnięciu określonego poziomu, może być generowane zamówienie/zlecenie produkcyjne lub po prostu planista otrzyma odpowiednią notyfikację.
Monitorowanie stanu zapasów z wykorzystaniem segmentów, może odbywać się z użyciem wizualnej analizy danych, która wykorzystuje wykresy jako główny nośnik informacji. Taka forma pozwala na efektywne monitorowanie aktualnego stanu zapasu w porównaniu do wcześniej ustalonego poziomu optymalnego i maksymalnego. Poniższy wykres jest całkowicie interaktywny i możecie sami go przetestować.
Wykres, który został wykorzystany, nosi nazwę wykres pociskowy (z ang. ‘bullet graph’). Składa się z wykresu słupkowego, reprezentującego poziom zapasu w czasie rzeczywistym oraz poprzecznych linii referencyjnych opisujących oczekiwany poziom zapasu. Dodatkowo oznaczenie poziomu zapasu kolorem powoduje, że jednym spojrzeniem jesteśmy w stanie ustalić, które pozycje magazynowe wymagają interwencji logistyka (kolor czerwony – poniżej poziomu minimalnego, szary – w oczekiwanym przedziale, fiolet – powyżej poziomu maksymalnego). Informacja podana jest na tacy i taka forma mocno przyspiesza codzienną pracę. Możemy wykorzystać dodatkową serię danych, aby zaprezentować materiały, które są w drodze. Daje to dodatkowy kontekst dla pozycji, których stan jest poniżej oczekiwanego poziomu. Ułatwia to ustalenie poziomu ryzyka w realizacji kolejnych etapów procesu logistycznego.
Cały dashboard stworzony w Tableau działa interaktywnie. Wystarczy kliknąć jeden z elementów wykresu po to, aby uzyskać więcej szczegółów, które nas mogą interesować. Taka forma prezentacji niesłychanie oszczędza czas logistyków.
Natomiast Alteryx może znacznie ułatwić cały proces Sales&Operation Planning z uwzględnieniem pętli MRP, harmonogramowanie, wyznaczania optymalnych poziomów zapasów lub prognozowania popytu. Z pewnością nie raz jeszcze podejmiemy podobne przykłady na łamach naszego bloga. Przeczytaj inny artykuł omawiający analizę danych w logistyce.
Jeśli zainteresował Cię ten temat i chcesz wdrożyć podobne rozwiązania w swojej organizacji, napisz do nas! Odpowiemy na Twoje pytania i zaproponujemy odpowiednie rozwiązania.
