Współczesne organizacje, które rozwijają się dzięki wykorzystywaniu zasobów danych, potrzebują managerów IT podejmujących wyzwanie kierowania wdrożeniami nowych narzędzi i systemów Business Intelligence.
Przed managerami IT stoi wiele zadań typowych. Nadzór nad realizacją usług IT przez zewnętrznych dostawców, zakupy sprzętu oraz licencji na oprogramowanie wraz z negocjowaniem warunków. Tworzenie planów centralizacji, digitalizacji i rozwoju usług oraz infrastruktury IT. Ponadto niezbędna jest dbałość o bezpieczeństwo, dostarczanie rozwiązań zapewniające przewagę konkurencyjną i wiele innych wyzwań.
Oprócz znanych Ci systemów, które przyjęły się już w branży IT, dodatkowo w Twojej firmie może pojawić się potrzeba wprowadzenia zmian w obszarze analizy danych. Być może, że zaczyna się nowy ciekawy, choć z początku absorbujący Twoją uwagę rozdział, w którym systemy informacyjne będą wymagały dostosowania do celów analitycznych. Od czego zacząć i jak optymalnie ustawić sobie pracę przy wdrożeniu zaawansowanej analityki? Z czym wiąże się bycie liderem zmian technologicznych w organizacjach nastawionych na aktualne informacje zarządcze, czerpane z zasobów danych?
Jak rozpocząć nowy projekt wdrożenia Business Intelligence?
Niezależnie od przyjętych metod zarządzania projektem wdrożenia Business Intelligence w Twojej organizacji, punktem wyjścia powinna być ocena wstępna. Na jej podstawie ustalisz podstawowe cele wdrożenia oraz harmonogramy, kamienie milowe, analizę ścieżek etc.
Wyjdź od potrzeb użytkownika
U podstaw zrozumienia potrzeb użytkowników końcowych narzędzi Business Intelligence leży, nazwijmy to roboczo, orientacja biznesowa, wiedza statystyczna i znajomość technologii.
Zorientowanie na biznes
To po prostu umiejętność zrozumienia przychodów, kosztów i ścieżek zysków Twojej firmy. Będziesz pracować z takimi osobami w swojej firmie jak analitycy danych finansowych, sprzedażowych czy marketingowych lub też managerowie wymienionych działów. Domeną dzisiejszych czasów jest łączenie różnych funkcji w jednym stanowisku. Oznacza to, że controlling, handel czy marketing zawiera w sobie zadania analityczne, służące zamierzonym celom w zakresie sprzedaży, konwersji czy po prostu usprawnienia biznesu.
Podobnie Ty jako Manager IT stoisz właśnie przed wyzwaniem zrozumienia pytań jakie stawiają poszczególne działy. Zbierz je samodzielnie lub skontaktuj się z nami, jeżeli potrzebujesz doświadczonego pośrednika, który będzie mówił językiem controllingu, sprzedaży, finansów czy marketingu. Nasi konsultanci mają ponad doświadczenie we wdrożeniach Business Intelligence (BI) w różnych działach firm.
Wiedza statystyczna
Wiedzy statystycznej również nie da się pominąć. W zasadzie wiedza statystyczna stale nas otacza. Dla użytkowników oprogramowania do analizy wizualnej danych takich jak Tableau czy Power BI, Qlik Sense istnieje wiele udogodnień, które ułatwiają analizowanie bez znajomości statystyki. Należy jednak zrobić porównanie, w jaki sposób statystyki generowane przy pomocy Excel będą mogły być zastąpione przez aplikacje Business Intelligence. Zaczynając od zapytań do pulpitów nawigacyjnych (dashboardy), kart wyników (score cards), po analitykę predykcyjną i preskryptywną.
Znajomość technologii
Znajomość technologii polega na zrozumieniu, w jaki sposób Twoja firma wykorzystuje dane, jakie tabele i struktury wykorzystuje. Równie ważne jest to jakich zasobów danych nie używa. W końcu Twoim zadaniem jest realizacja projektów mających na celu usprawnienie firmy. Obecnie analityka biznesowa wymaga dostępu do różnych źródeł danych. Twój know how w zakresie potencjału istniejących, planowanych technologii i ich synergii, ma szansę wejść na poziom big data.
Zdefiniuj aktualną sytuację organizacji
Zastanów się na jakim etapie jest Twoja firma. Czy wszystkie dane rejestrowane są w dokumentach Excel i Word, czy jest o krok dalej w systemach OLTP do rejestrowania sprzedaży i transakcji, a może w OLAP i już istnieje jakiś wstęp do analityki online? Na jakich innych systemach firma pracuje, np. ERP? Jakie dane, z których działów i w jakich połączeniach będą zasługiwały na szczególną uwagę?
Przeważnie, gdy firma odniesie pierwszy sukces produkcyjny lub sprzedażowy, management zaczyna myśleć o kolejnym zwiększeniu sprzedaży lub obniżeniu kosztów. To jest pierwszy impuls do decyzji o przejściu na raporty wizualne. Zobaczenie podstawowych danych opisowych, takich jak miesięczna sprzedaż, całkowite zapasy, sprzedaż według kategorii itp., rodzi kolejne pytania o to, jakie czynniki wpływają na sprzedaż lub koszty, jak silne są to korelacje, jakie są związki przyczynowe?
Pierwsze odpowiedzi na powyższe pytania prowokują do tworzenia analiz predykcyjnych, aby sprawdzić, czy te teorie są prawdziwe, np. czy wzrost kosztów marketingu zwiększy zysk i/lub przychody? Czy zmniejszenie liczby etapów łańcucha dostaw zmniejszy koszty zmienne?
Wybierz narzędzie odpowiednie do sytuacji
Wiele firm przechodzi od braku analityki do analizy opisowej, więc dla nich rozwiązaniem BI pierwszej potrzeby jest środowisko składające się z Data Lake oraz intuicyjnego, prezentującego w czytelny, prosty sposób dane, narzędzia do tworzenia kokpitów. Tableau, czy popularne, darmowe Looker Studio, które także posiada zestaw gotowych dashboardów. Business Objects, Cognos, big data są również często wybierane z tego powodu na początku. Jednakże warto jest się zastanowić nad wyborem pierwszego zestawu rozwiązań BI pod kątem skalowalności biznesu. Niektóre narzędzia są bezpłatne na wejściu, ale w miarę wzrostu apetytu na dane, dokupowane do nich kolejne moduły stają się droższe niż narzędzie kompletne i płatne od początku. Być może ten krótki przewodnik po darmowych narzędziach do wizualizacji danych przyda Ci się na początku.
Diagnozuj jakość danych
Sukces w optymalizacji analityki danych w firmie przez wykorzystanie Business Intelligence zależy przede wszystkim, od jakości posiadanych danych. Po pierwsze, ważnym jest dopasowanie właściwych rozwiązań do charakteru działalności organizacji i jej potrzeb. Drugą niezwykle ważną kwestią jest praca nad właściwym przygotowaniem danych, które będą wykorzystane przez narzędzia BI.
Jeżeli dane były gromadzone dotąd w nieusystematyzowany sposób, ważną kwestią jest ich wyselekcjonowanie i uporządkowanie. Z pewnością w zbiorze gromadzonych informacji firmowych znajdą się takie, które są niepełne, jak również te, które są zbędne dla procesów analitycznych i decyzyjnych organizacji. Dlatego już na etapie analizy przedwdrożeniowej będzie prowadzona selekcja i porządkowanie danych niezbędnych do dalszych procesów.
Organizuj procesy użytkowania systemu BI
Niekontrolowane wdrożenia samoobsługowych narzędzi BI, mogą prowadzić do powstania chaotycznego środowiska danych z silosami i sprzecznymi wynikami analiz, które mogą wprowadzić zamęt u kierownictwa czy innych decydentów.
Natłok danych i różnorodne potrzeby analityczne w poszczególnych działach firmy doprowadziły w praktyce do powstania takich stanowisk pracy jak: citizen data scientist, który jest odpowiedzialny za strategię zarządzania danymi. Może być to kierunek rozwoju zawodowego dla Managera IT, lub są to osoby, które ściśle ze sobą współpracują w celu organizacji użytkowania BI. W większości firm w Polsce citizen data scientists nie są jeszcze zatrudniani. Jako firma wdrożeniowa i doradcza, uzupełniamy tę lukę.
Rozumiemy, że brak szczegółowego planu wdrożenia, przy jednoczesnym zaangażowaniu wielu osób o różnym doświadczeniu pracy z danymi, może być przyczyną chaosu organizacyjnego i komunikacyjnego. Z tego powodu precyzyjnie planujemy: harmonogram, plan wdrożeniowy i wycenę. Nie boimy się komunikować trudnych rzeczy. Zaczynając od oferty, a kończąc na dokumentacji powdrożeniowej, opisujemy szczegółowo wszystkie kroki. Dzięki temu nasi Klienci rozumieją za co płacą, jakie są etapy ustalone w harmonogramie i mają możliwość odświeżenia wiedzy po zakończonym projekcie. Jeżeli potrzebujesz sprawdzić jakie potrzeby organizacyjne w trakcie wdrażania BI stoją przed Tobą, możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji.
Czego wymaga organizacja procesów BI od Managera IT?
Przede wszystkim główna odpowiedzialność, która spoczywa na Managerze IT wiąże się z utrzymaniem takich elementów jak hurtownia danych, platforma BigData, narzędzia raportowe i analityczne, dedykowane rozwiązania (np. w obszarach ochrony przychodów, naliczania prowizji czy zarządzania kampaniami marketingowymi). Ponadto nadzór nad bezpieczeństwem danych, przydzielanie zasobów (ludzi, oprogramowania) do projektów, optymalizacja kosztów w obszarze odpowiedzialności, definiowanie strategii IT dla rozwiązań BI czy wdrażanie metodyki organizacyjnej.
Integruj dane z bazy i hurtowni danych
Wzrost liczby źródeł danych oznacza, że wiele organizacji musi zbierać dane do analizy z różnych baz danych, systemów big data i aplikacji biznesowych, znajdujących się zarówno na serwerach, jak i w chmurze. Najpopularniejszym sposobem jest wdrożenie hurtowni danych jako centralnej lokalizacji dla wszystkich danych. Inne podejścia są bardziej elastyczne – na przykład wykorzystanie oprogramowania chmurowego do wirtualizacji danych lub samych narzędzi BI do integracji danych, bez ładowania ich do hurtowni danych.
ETL
Jedną z metod integracji danych jest ETL, który obejmuje ekstrakcję danych z różnych źródeł, ich transformację i zapisywanie w bazie docelowej. Wprawdzie korzystanie z ETL jest znacznym ułatwieniem w analizie danych z różnych źródeł, gdzie wymagane są złożone przekształcenia, to część firm rozważających wprowadzenie Business Intelligence wymaga wsparcia we wdrożeniu tego rodzaju rozwiązania. W tym przypadku rozwiązaniem jest narzędzie Alteryx, które umożliwia wdrożenie automatycznych procesów analizy danych. Pozwala to na optymalizację czasu związanego z gromadzeniem i przetwarzaniem danych w organizacji.
ELT
Jakość danych, jakimi dysponuje organizacja, jest kluczowa w procesie wdrożenia systemu Business Intelligence. W wielu przypadkach może okazać się, że samo gromadzenie danych i przetwarzanie danych w formie ETL jest zbyt powolna dla potrzeb Twojej organizacji. W takich przypadkach powinieneś rozważyć wdrożenie narzędzi korzystających z modelu ELT. Różni się on od poprzedniego momentem transformacji zgormadzonych danych. Pomocnym narzędziem BI w tym wypadku jest Fivetran.
Częste wyzwania
Inne wyzwania związanych z integracją danych wymagają kompromisów technicznych:
- problemy z odświeżaniem automatycznym raportów wizualnych zasilanych danymi z chmurowej hurtowni danych, z powodu ograniczeń wydajności sprzętu
- brak zharmonizowania różnych formatów plików używanych przez systemy źródłowe innego klienta
- problemy z jakością danych
- różne poziomy uprawnień i ustawień bezpieczeństwa danych między silosami
Dobrą praktyką jest tworzenie procesów zbierania danych, który angażuje wszystkich w zapewnienie dokładności danych. Ważne jest też przekonanie kierownictwa do strategii zarządzania danymi, która zapewnia solidne podstawy do śledzenia całego cyklu życia danych.
Kieruj kolejnymi wdrożeniami nowych narzędzi i systemów BI
BI wymaga dużego i stałego wsparcia po wdrożeniu początkowego rozwiązania. Wdrożenie BI przypomina nieustającą podróż tam i z powrotem, przy czym za każdym razem droga wygląda trochę inaczej. Rozwiązanie BI jest przydatne dla Twoich klientów wewnętrznych, gdy stale weryfikowana jest jakość dostarczanych informacji w praktyce. Nie jak w przypadku aplikacji lub gry, w której ją uruchamiasz po testach i ludzie, którzy ja polubią będą grać dalej. BI wymaga wielu dostosowań i zmian pod wpływem zmieniającej się sytuacji rynkowej, która w rzeczywistości wpływa na myślenie na temat danych i zapotrzebowanie na informację.
Kierowanie procesem wdrażania jest constans i można go sprowadzić do 5 podstawowych etapów:
- ocena skuteczności i wydajności istniejących systemów;
- opracowanie i wdrażanie strategii poprawy lub dalszego wykorzystania tych systemów,
- badanie i formułowanie rekomendacji dotyczące produktów, usług i standardów wspierających działania związane z zakupami i rozwojem,
- ocena i wybór komponentów bazy danych/hurtowni danych, w tym sprzętu, systemów zarządzania relacyjnymi bazami danych, oprogramowania ETL lub ELT, narzędzia do zarządzania metadanymi i rozwiązań do projektowania baz danych.
- asystowanie w projektowaniu baz danych i hurtowni danych w celu zapewnienia współdziałania z rozwiązaniami BI.
Kolejne iteracje wdrożenia BI w firmie, wiążą się z doborem nowych rozwiązań. Wiemy, że posiadanie kilku dostawców różnych narzędzi BI stanowi utrudnienie w połączeniu ich w płynny proces analityczny. Skuteczny BI wiąże się z synergią między różnorodnymi procesami. Aby to osiągnąć, musisz poświęcić wiele czasu na dobór dostawców z pojedynczymi rozwiązaniami. Chcemy pomóc Ci zaoszczędzić czas. Posiadamy szerokie portfolio narzędzi dostosowane do różnych etapów procesów analitycznych i możemy Ci pomóc zrobić wstępnych rekonesans podczas bezpłatnej konsultacji.
Jak rozwiązania BI zmienią Twoją organizację?
Zoptymalizowana analityka danych w przedsiębiorstwie wykorzystywana jest w wielu aspektach działalności.
Firma będzie kierowana przez zespół osób świadomych realiów biznesowych. Konieczność tworzenia raportów i dostęp do danych w czasie rzeczywistym jest wykorzystywana nie tylko w obszarze finansowym organizacji, ale jest także podstawą do opracowania i ciągłej modyfikacji strategii firmy.
Problemy z integracją danych zaczną być rozwiązywane nie tylko przez dział IT. W zależności od rodzaju wybranego narzędzia BI – jego funkcjonalności odpowiadają konkretnym problemom, jakie pojawiają się w różnych komórkach organizacji. To jakie narzędzie BI wybierzesz jako jeden z decydentów na etapie wdrożenia, będzie skutkowało samodzielnością w analizie danych menedżerów firmy.
