Całkowity koszt uruchomienia i posiadania rozwiązania klasy Business Intelligence jest oczywiście policzalny. Poniżej przedstawiamy nasze podejście do wyceny projektów wdrożeniowych. Każda osoba, która stoi przez wyzwaniem zebrania wszystkich kosztów w celu budowy scenariusza biznesowego, znajdzie tutaj przydatne informacje. Wierzymy, że solidnie przygotowana analiza kosztów będzie mocnym argumentem w dyskusji z zarządem, której zwieńczeniem będzie pozytywna decyzja o realizacji wdrożenia. Oczywiście koszt to jedna strona równania. Druga to zyski i korzyści.
Total Cost of Ownership (TCO) projektu Business Intelligence
Należy pamiętać, że koszt uruchomienia systemu Business Intelligence nie kończy się wraz z poniesieniem kosztu zakupu licencji i samej instalacji. Nie zaczyna się również wraz z pierwszą fakturą od dostawcy. Koszty będą ponoszone przez cały okres życia rozwiązania aż do jego wyłączenia lub zamiany. Musimy mieć też na uwadze, że koszty mogą mieć charakter bezpośredni, czyli są potwierdzone fakturami, ale mogą mieć też charakter pośredni, czyli jest to najczęściej wartość czasu osób zaangażowanych w realizację projektu po stronie klienta. Ten czas to również koszt, co prawda już poniesiony wraz z wynagrodzeniami, ale należy go częściowo alokować do projektu. W niektórych organizacjach mogą to być całe etaty czy wręcz zespoły. Zatem koszt ten nie jest pomijalny i ma istotny udział.
Po co nam ustalenie całkowitego kosztu posiadania systemu BI?
Każda organizacja, która podejmuje swoje decyzje inwestycyjne w sposób racjonalny, będzie chciała znać całkowity koszt uruchomienia systemu Business Intelligence oraz rozwoju i posiadania go na przestrzeni kolejnych lat. Ustalenie TCO robi się ze względu na konieczność:
- alokowania zasobów ludzkich i finansowych innymi słowy ustalenia budżetu
- porównania TCO alternatywnych rozwiązań. Rynek Business Intelligence jest pełny różnych alternatyw. Zestawienie TCO może pomóc w podjęciu ostatecznej decyzji. (Oczywiście nie powinno ono być głównym kryterium!).
TCO można obliczyć jako początkową cenę zakupu powiększoną o koszty eksploatacji przez cały okres eksploatacji aktywów. Obliczanie zwrotu z inwestycji: Całkowity koszt posiadania (czyli wydane pieniądze) jest czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę przy określaniu zwrotu z inwestycji.
Z naszych doświadczeń koszty projektów potrafią się znacząco różnić. Wpływają na to głównie czynniki efektu skali i poziom zaangażowania.
1. Skala – to główny czynnik, który determinuje wielkość kosztów. Wdrożenie w jednym departamencie będzie kosztowało znacznie mniej niż wdrożenie w całej organizacji. Duża organizacja będzie miała bardziej złożone potrzeby niż organizacja mniejszej wielkości. Skala wpływa na:
- liczbę licencji
- ilość raportów
- cały technologiczny ekosystem
2. Poziom zaangażowania – to jest dylemat podtytułem „zrobić czy kupić”. W zależności od kultury organizacji czy też budżetu, część firm decyduje się na zrealizowanie wdrożenia własnymi siłami. Pozostałe natomiast wolą oddać wdrożenie w ręce doświadczonej firmy konsultingowej. Ze względu na to, że narzędzia Business Intelligence są obecnie bardzo intuicyjne i łatwe w utrzymaniu, często Klienci zamawiają same szkolenie z użytkowania narzędzia do wizualizacji i raporty próbują rozwijać sami. Takie podejście oczywiście nie powoduje do końca ograniczenia kosztów. Pamiętajmy tutaj o koszcie pośrednim pracy zespołu po stronie Klienta oraz koszcie alternatywnym. Oddanie projektu w ręce specjalistów może okazać się tańsze ze względu na dużo krótszy czas wdrożenia i większą jakość finalnego rozwiązania.
Co zatem składa się na całkowity koszt uruchomienia?
Uruchomienie rozwiązania wiąże się z największym początkowym zaangażowaniem środków finansowych i zespołu po stronie Klienta. W kolejnych latach koszty z reguły są znacznie niższe, ale to oczywiście zależy od rozwoju systemu w organizacji.
Jeśli spojrzymy na wdrożenie BI jako cykl życia, to możemy wyszczególnić 6 obszarów, które generują koszty: planowanie, licencje/sprzęt, wdrożenie, użytkowanie, utrzymanie, usunięcie. Każdy z nich postaramy się, krótko opisać i wskazać, jakie elementy generują koszty.
Planowanie
Czas na prowadzenie prac projektowych jeszcze przed samym wdrożeniem. W dużych organizacjach proces wyboru narzędzia jest długotrwały. Rozpoczyna się etap wysyłania zapytań o ustalenie ceny do rynku, zbierane są wymagania od biznesu, dokonywana jest analiza dostępnych rozwiązań i wstępna selekcja poprzedzona testami wewnętrznymi.
Koszt Proof of Concept (PoC) – jeszcze przed właściwym wdrożeniem Klienci decydują się na warsztaty Proof of Concept moderowane przez dostawcę licencji i usług. PoC pozwala w mikroskali w oparciu o konkretny scenariusz pokazać, jak przebiega proces projektowania oraz wdrożenia rozwiązania. Daje to Klientowi możliwość przetestowania strony użytkowej systemu BI oraz sprawdzenia dostawcy usług czy wpisuje się w ogólną koncepcję i kulturę. Vizyble rekomenduje PoC, jeśli chcemy zredukować ryzyko i uniknąć dalszych niepotrzebnych kosztów związanych z błędnymi decyzjami. Na tym etapie Klient zdobywa wiedzę, jak wygląda zarządzanie systemem. Samo PoC odbywa się najczęściej na wersjach próbnych licencji, więc nie generuje one dodatkowych kosztów.
Licencje/sprzęt
Software i hardware
Licencje – najczęściej koszt wyznaczamy jako prostą formułę: liczba użytkowników x koszt jednostkowy licencji. Różni dostawcy oprogramowania mają różne modele cenowe. Tableau, dla przykładu, ma różne ceny licencji w zależności od roli użytkownika. Power User czyli rola Creator kosztuje więcej niż konsument raportów czyli Viewer. W przypadku PowerBI jest to jeden typ licencji Power BI Pro lub wersja Premium dla nieokreślonej liczby użytkowników.
Sprzęt - w zależności od tego czy decydujemy się na rozwiązanie chmurowe lub on-premise, może pojawić się koszt zakupu sprzętu w celu uruchomienia serwera aplikacji. Użytkownicy pracujący na stacjach roboczych z dużą ilością danych powinni mieć sprzęt o określonych parametrach dających im komfort pracy. Może to się wiązać z wymianą sprzętu.
Cloud - jeśli Klient decyduje się na instalację serwera w chmurze obliczeniowej, należy uwzględnić koszty wykorzystania zasobów do postawienia wirtualnych maszyn i użytkowania innych usług niezbędnych do działania aplikacji.
Wdrożenie
Ten obszar dotyczy zakupu usług, które mogą być wycenione według wartości czasu pracy (Time&Material) lub ustalonej ceny (Fixed Price). Należy też uwzględnić czas pracy zespołu wdrożeniowego po stronie Klienta. Na koszty wdrożenia składają się:
- Szkolenia – szkolenia mogą dotyczyć różnych grup interesariuszy. Zarówno Power User’ów, jak i administratorów IT, aż po użytkowników końcowych.
- Konfigurowanie środowiska
- Instalacja oprogramowania
- Proces ETL – przygotowanie warstwy danych i modeli danych pod raportowanie
- Zbieranie wymagań
- Zarządzanie projektem
- Projektowanie raportów
- Testy
- Dokumentacja
- Reorganizacja procesów.
Użytkowanie
Czas związany z użytkowaniem systemu. Oczywiście zakładamy, że korzystanie z systemu niesie za sobą wymierne korzyści, które przewyższają koszty. W przeciwnym razie inaczej całe przedsięwzięcie nie miałoby sensu.
Utrzymanie
- Aktualizacje oprogramowania
- Obsługa błędów
- Wsparcie użytkowników
- Podnoszenie kwalifikacji użytkowników
- Onboarding nowych pracowników
- Przechowywanie danych.
Usunięcie/wymiana
Koszty odinstalowania, złomowania.
Podsumowanie
Przygotowując się do wdrożenia należy skrupulatnie oszacować wszystkie koszty bezpośrednie i pośrednie takiego przedsięwzięcia. Strategia, która ostatecznie przełoży się na Total Cost of Ownership, musi zakładać ptymalną konfigurację zasobów wewnętrznych i zewnętrznych dostosowaną do aktualnej i przyszłej sytuacji firmy. Jeżeli masz wątpliwość, czy dobrze szacujesz koszty wdrożenia BI, chętnie w tym pomożemy.
