Przygotuj się do wdrożenia Business Intelligence

Business Intelligence w organizacji

Systemy Business Intelligence wnoszą do organizacji zupełnie nowe możliwości analityczne, jednak osiągnięcie sukcesu jest uzależnione od dobrej gry całego zespołu do końca meczu. Tym samym termin wdrożenia BI można porównać do wyjścia na przerwę po pierwszej połowie meczu piłkarskiego.

Większość organizacji rozpoczyna planowanie wdrożenia Business Intelligence od zastąpienia analiz bazujących na programie Excel poprzez raporty wizualne. Jest to naturalne, żeby zrobić pierwszy krok w kierunku skrócenia czasu poświęcanego analizie biznesowej. Następnie należy usprawnić proces podejmowania decyzji, dzięki przekazywaniu wiedzy na temat sytuacji przedsiębiorstwa szerszemu gronu użytkowników z użyciem intuicyjnych, wizualnych raportów. Jednakże z czasem okazuje się, że eksploracja danych konfrontuje przedsiębiorstwa z dużym zakresem informacji na temat nowych możliwości, potrzeb klientów czy użytkowników. Mogą też powstać wyzwania związane z uzupełnieniem braków zasobów w przedsiębiorstwie, usprawnieniem zarządzania i wdrożeniem nowych innych technologii, np. ETL lub ELT.

Do realizacji celów biznesowych niezbędna może się okazać analiza danych w czasie rzeczywistym czy postawienie hurtowni danych. Warto więc podejść do wdrożenia BI planowo i założyć ciągły rozwój Business Intelligence. Niemniej jednak warto pamiętać, że na początku najważniejsza jest koncepcja, określenie kosztów i spodziewanego zwrotu z inwestycji.

‍

Koncepcja wdrożenia narzędzia Business Intelligence w 8 krokach

Sformułowanie koncepcji jest najważniejszym etapem przed zasadniczym wdrożeniem. Proponujemy 8 kroków potrzebnych do realizacji tego etapu. Możesz je dostosować w zależności od swojej sytuacji. To, co przesądza o ważności tego etapu, wiąże się z szerokim zasięgiem, jaki często obejmuje wdrożenie Business Intelligence. Im większe ma on przynieść korzyści organizacji, tym więcej danych powinien przetwarzać, a następnie umożliwiać wyciąganie wniosków przez decydentów z różnych działów organizacji.

1. Ustalenie celów i kryteriów oceny projektu

To najważniejszy punkt w całym procesie budowania koncepcji, ponieważ determinuje kolejne kroki i decyzje. Określenie celów i kryteriów oceny projektu pozwoli każdej firmie mierzyć efektywność Business Intelligence. Dopiero celowe wykorzystanie technologii poprawi przewagę konkurencyjną firmy oraz pozwoli wykorzystywać eksplorację danych i analizy do skutecznego podejmowania decyzji.

Celem projektu Business Intelligence nie jest uruchomienie aplikacji. To przede wszystkim cel biznesowy, za którym idzie zwrot z inwestycji i zwiększenie przewagi rynkowej. Przykładowo, jeżeli chcesz zwiększyć przychody, dokonać redukcji wad produktu, znaleźć oszczędności, wdrożenie rozwiązania klasy Business Intelligence ma za zadanie pomóc Ci osiągnąć ten cel. Niezależnie od tego, jak wielkie wyzwania postawisz na poziomie wykonawczym, od tego punktu należy zacząć rozłożenie celów wykonawczych na wskaźniki powiązane z danym tematem. Przykładowo, jeżeli celem firmy będzie rentowność klienta, jednym ze wskaźników może być scoring wartości klienta, a drugim wskaźnik utrzymania klienta. Jeżeli celem wdrożenia projektu BI była automatyzacja raportowania, to kryterium oceny będzie oszczędność czasu, a wskaźnikiem — miara czasu. Wskaźniki składają się na kryteria oceny wdrożenia projektu BI. W tabeli prezentujemy przykład dopasowania kryteriów oceny do celów w dziale controllingu.

2. Zdefiniowanie wymagań w stosunku do platformy BI

Wiele konkurencyjnych rozwiązań BI dostarcza podobną wartość, a w niektórych aspektach są one całkiem różne. Dla przykładu, aby stworzyć wykres, nie potrzebujemy BI. Wystarczy do tego celu Excel lub Looker Studio, które są prawie darmowe. Jeśli wolumen danych transakcyjnych jest duży, stworzenie wykresu może być zbyt czasochłonne. Ten przykład podkreśla istotę ustalenia niezbędnych cech systemu i wymagań firmy względem niego. Pozwoli to znacznie łatwiej zbudować wstępną listę akceptowalnych rozwiązań.

Wybór narzędzi będzie się różnić w zależności od wymagań i budżetu. Każda firma musi ustalić je indywidualnie. Jednak przy wyborze rozwiązania możemy posłużyć się listą tych najważniejszych czynników:

• Jaki jest koszt roczny licencji dla kluczowych użytkowników w firmie?
• Czy aplikacja działa w chmurze, czy również on-premise?
• Czy jest możliwa praca na urządzeniach mobilnych?
• Czy BI jest atrakcyjny wizualnie?
• Czy oferuje łatwy dostęp do danych i wygodny podgląd odpowiednich informacji?
• Czy jest bezpieczny?
• Czy system pozwala oczyszczać, łączyć i modelować dane?
• Czy system oferuje integrację z istniejącymi systemami firmy (ERP/CRM/MES etc.)bezpośrednio lub przez API?
• Czy pozwala wchodzić w interakcję z danymi w wizualnym interfejsie, czy trzeba używać kodowania?
• Czy umożliwia akcję typu „drill down” i „drill through”?
• Czy będę w stanie samodzielnie projektować dashboardy i raporty?
• Czy aplikacja jest w duchu "self-service", czy wymaga technicznych kompetencji?
• Czy pozwala wizualizować dane geograficzne?
• Czy łatwo jest nauczyć się tej aplikacji?
• Jak rozwinięty jest rynek dostawców usług profesjonalnych dla tej aplikacji?
• Czy mogę współpracować z innymi przy analizie danych i udostępniać analizy?

Rozwiązanie, które będzie w rezultacie wybrane, powinno być dostosowane do potrzeb użytkowników końcowych narzędzia BI. Można tutaj rozważyć przeprowadzenie ankiety odnośnie do potrzeb funkcjonalnych i informacyjnych wśród pracowników różnych szczebli w organizacji.

3. Wstępna selekcja rozwiązań

Istnieje duża konkurencja na rynku BI, więc wybór właściwego rozwiązania nie jest łatwy. Aby stworzyć wstępną listę, możemy posłużyć się opracowaniami porównawczymi. Znanym drogowskazem jest raport Gartnera lub agencji Forrester – firm konsultingowych, które monitorują trendy na rynku IT w tym BI.

Sugerując się porównaniem w kwadrancie Gartnera lub innymi opracowaniami branżowymi, do dalszego rozpoznania powinniśmy wybrać maksymalnie trzy rozwiązania. Tutaj powinniśmy wykonać dalszy research, aby upewnić się, czy na pewno te rozwiązania spełniają kluczowe wymagania. Nie ma sensu testować większej liczby aplikacji, bo proces będzie zbyt czasochłonny.

Wiele producentów oprogramowania oferuje darmowe wersje próbne (trial), które działają przez pewien okres. Warto je pobrać, aby zapoznać się z interfejsem i samodzielnie ustalić poziom intuicyjności. W miarę możliwości testy powinny być prowadzone równolegle, np. przez różnych członków zespołu IT lub controllingu na podstawie tego samego zadania. Wtedy łatwiej będzie wyciągnąć miarodajne wnioski.

Kolejnym krokiem powinno być znalezienie odpowiedniego partnera wdrożeniowego. Na prezentację wybranych rozwiązań warto zebrać oferty od kilku firm specjalizujących się w wybranych aplikacjach.

4. Wybór case study dla przeprowadzenia Proof of Concept

Dobrą praktyką oferowaną przez sprzedawców rozwiązań BI jest możliwość przetestowania ich działania na rzeczywistych danych w realnych warunkach w ramach tzw. Proof of Concept (PoC). Optymalnie jest móc poddać próbie wszystkie rozwiązania, które bierze się pod uwagę. Najlepiej jest przeprowadzić PoC poprzez:

• postawienie konkretnego zadania do realizacji.

Przykład: Firma ma problem z zapewnieniem dostępności kluczowych towarów, przez co traci sprzedaż.

Cel PoC -> zbudowanie raportu pomagającego monitorować dostępność towaru.

• odzwierciedlenie aktualnie wykorzystywanych w firmie raportów.

5. Testy funkcjonalności

Po stronie użytkownika końcowego

W ramach dalszych testów warto skorzystać z wersji próbnych narzędzi, aby użytkownicy końcowi mogli zapoznać się z nimi i określić swoje uszczegółowione preferencje. Na tym etapie często jeszcze trudno jest jednoznacznie stwierdzić, które rozwiązanie będzie najlepsze.

Po stronie dewelopera

Jeżeli późniejszy plan rozwoju BI będzie opierał się o własne zasoby intelektualne, kwestią kluczową w wyborze będzie łatwość użytkowania po stronie wewnętrznych deweloperów. W ramach testów funkcjonalności po stronie dewelopera warto spróbować samodzielnie odtworzyć przygotowanie raportów, które były wcześniej przygotowane przez oferentów w wyselekcjonowanych narzędziach.

6. Określenie całkowitego budżetu projektu

Przed określeniem całkowitego budżetu projektu warto podejść do negocjowania ostatecznych ofert. Następnie czynnik kosztowy należy ustalić jako całkowity koszt posiadania (Total Cost of Ownership) poszczególnych produktów. Tutaj jedynie zaznaczamy wagę tego zagadnienia. Szczegółowo zostało to opisane w odrębnym opisie.

7. Określenie ryzyk

Wdrożenie Business Intelligence może wiązać się z wieloma ryzykami i przeszkodami. Przeszkody te związane są przede wszystkim, z tym że projekty Business Intelligence zazwyczaj wykraczają poza granice działów, procesów, a nawet jednostek biznesowych. Zawierają mieszankę strategii, operacji biznesowych i technologii i często dotyczą polityki wewnętrznej firmy.

Systemy BI wywodzą się z operacyjnych systemów informatycznych. Podobnie jak w innych projektach IT przeszkody odnoszą się do trzech głównych kategorii:

• ‍Kultura -unikanie zmiany, silosy organizacyjne, podejmowanie decyzji na podstawie intuicji, brak lidera projektu czy też wsparcia zarządu;
• Technologia -złożoność procesów wyodrębniania, transformacji i ładowania danych (ETL, ELT i inne), brak hurtowni danych, trudności z ekstrakcją danych z systemów legacy, przestarzałe technologie; ‍
• Zasoby danych - niska jakość i brak danych określonych jako niezbędne w procesie analizy danych, dane rozproszone i nieustandaryzowane.

Często zdarza się, że na drodze do pomyślnego wyniku projektu stoją nie tylko jedna lub dwie przeszkody, ale prawie wszystkie zwyżej wymienionych. Dlatego zarządzanie projektami Business Intelligence jest sporym wyzwaniem.

8. Podsumowanie wyników i przygotowanie rekomendacji dla Zarządu

Prezentacja dla Zarządu powinna odzwierciedlać przedstawiony proces budowania koncepcji wdrożenia projektu BI w firmie. Należy wziąć pod uwagę potrzeby Zarządu w odniesieniu do planowanych zmian w przedsiębiorstwie. Na tym etapie można też wrócić do testowania pewnych funkcjonalności narzędzia lub przepływów danych niezbędnych do analizy i przeprowadzić dodatkowe warsztaty testujące z oferentami.

Proponujemy przedstawienie przed Zarządem rekomendacji dopasowanych do konkretnych problemów biznesowych przedsiębiorstwa oraz oczekiwane skutki wdrożenia wraz z uzasadnieniem. Poniższy przykład w ujęciu tabelarycznym dotyczy wybranych problemów biznesowych przedsiębiorstwa, w którym Zarząd finalnie przyjął wdrożenie Tableau do realizacji.

‍