Budżetowanie wyników firmy w Business Intelligence

Zanim zawodowo zająłem się Business Intelligence, przez wiele lat pracowałem w komórce controllingu. W swoim życiu zawodowym przygotowałem wiele budżetów i prognoz. W dalszym ciągu to robię, ale na szczęście teraz mogę skorzystać z dużo bardziej rozwiniętego zestawu narzędzi, które znacznie ułatwiają ten proces. Jeżeli czujesz, że budżetowanie przy pomocy Excela na podstawie danych z systemów ERP i różnych innych źródeł jest zbyt powolne, to ten artykuł powinien cię zainteresować.

Opracowanie budżetu jest procesem wielu uzgodnień prowadzonych w oparciu o szacunki i symulacje. Na dodatek kierownictwo często potrzebuje wielu wariantów budżetu. Zastosowanie Business Intelligence może w znacznym stopniu ułatwić proces tworzenia budżetu oraz kontroli stopnia jego zrealizowania.

Co to jest budżet przedsiębiorstwa?

Budżet to ilościowy lub finansowy plan dotyczący przyszłości. Może być tworzony dla pojedynczego departamentu, procesu, produktu, klienta jak i firmy jako całości. Najczęściej dotyczy jednego roku. Coraz częściej jednak odchodzi się od tradycyjnego budżetowania raz do roku na rzecz regularnego prognozowania kroczącego. Wynika to z faktu, że żyjemy w czasach dużej zmienności i nieprzewidywalności więc budżety roczne mogą się zdezaktualizować zanim zostaną zatwierdzone.

Dlaczego budżetowanie jest ważne?

Budżetowanie spełnia ważne funkcje:

• Planistyczną
• Kontrolną
• Koordynacyjną
• Komunikacyjną
• Motywacyjną
• Ewaluacyjną
• Autoryzującą

Nie będziemy opisywać każdej z tych funkcji w szczegółach, gdyż zostały one szczegółowo opisane w literaturze fachowej. W uproszczeniu możemy przyjąć, że budżet definiuje ramy biznesowe dla przyszłej sytuacji przedsiębiorstwa. Ustala oczekiwany poziom wyników finansowych i operacyjnych. Sam budżet może być tworzony w ujęciu monetarnym lub ilościowym w oparciu o kluczowe miary biznesowe (np. ilość sztuk, liczba pracowników, wydajność, odpad itd.).

Od czego zacząć budżetowanie?

Struktura budżetu zależy od jego specyfiki i rodzaju działalności. W firmach produkcyjnych budżet będzie się składał z kilku budżetów cząstkowych, zaczyna się od oceny wielkości rynku i ustalenia sprzedaży. Typowe etapy budżetowania w firmie produkcyjnej zostały przedstawione na diagramie.

1. Budżet sprzedaży
2. Budżet produkcji
3. Budżet kosztów wytworzenia
4. Budżet kosztów sprzedanych produktów lub usług
5. Budżet kosztów ogólnych
6. Budżet wyniku finansowego, cash flow, inwestycji oraz pozycji finansowej

Metody budżetowania

Wyróżniamy kilka metod budżetowania.

1. Budżetowanie przyrostowe – bazą jest budżet zeszłego roku (lub wykonanie) powiększony o inflację i skorygowany o zmianę struktury kosztów ze względu na wzrost/spadek sprzedaży. Jest to metoda prosta, która sprawdzi się w biznesach o małym stopniu zmiany (są takie jeszcze?). Jej zasadniczą wadą jest spoglądanie wstecz i często inkorporuje w budżet nieefektywności czy zbędne wydatki (”wydajmy co mamy zabudżetowane, bo w przyszłym roku nam obetną”). W praktyce jest to metoda stosowana najczęściej.

2. Zero Based Budgeting – każdy budżet to czysta karta. Zaczyna się od ustalenia poziomu aktywności firmy (sprzedaż → produkcja) i wszystkie wymagane działania są formułowane na nowo tak jakby wcześniej nie istniały. Każda aktywność czy budżet kosztowy jest uzasadniany przez pryzmat celowości. Takie radykalne podejście jest oczywiście bardziej czasochłonne i wymaga większego zaangażowania menedżerów. Prowadzi jednak do maksymalizacji wyników przy określonych założeniach.

3. Activity Based Budgeting – metoda budżetowania oparta o rachunek kosztów ABC. Budżetuje się poziom aktywności, nośniki kosztów, koszt aktywności oraz koszty niezwiązane z aktywnościami (koszty pośrednie takie jak wynajem hali, sprzątanie biur etc.). Metoda stosowana przez firmy, gdzie rachunkowość zarządcza działa w oparciu o Activity Based Costing.

W jaki sposób firmy budżetują?

W zależności od przyjętych zasad zauważamy następujące podejścia:

• Top-down – ustalane są nadrzędne cele biznesowe, które następnie są kaskadowane w dół na niższe poziomy organizacji. W takiej sytuacji, budżet jest arbitralną decyzją zarządu i nie podlega wewnętrznym negocjacjom.
• Bottom-up – osoby odpowiedzialne za komórki i poszczególne procesy budżetują poziom aktywności i kosztów w oparciu o nadrzędne założenia (sprzedaż → produkcja). Najczęściej punktem wyjścia do stworzenia budżetu dla całej firmy są budżety cząstkowe, które są scalane na poziomie całego przedsiębiorstwa. Komórki biznesowe dostarczają swoje budżety, które następnie są negocjowane z zarządem i działem controllingu. W praktyce proces trwa kilka do kilkunastu tygodni, podczas tego okresu budżet przechodzi kilka wersji aż nie zostanie osiągnięty konsensus budżetowy. Jest to punkt, w którym wynik firmy przybliża ją do osiągniecia celu, a założenia są zaakceptowane przez komórki, którym przyjedzie ten budżet realizować.

Wykorzystanie Business Intelligence do budżetowania

Proces budżetowania zazwyczaj jest czasochłonny i skomplikowany. Angażuje wiele osób w całym przedsiębiorstwie. Najczęściej nad całym procesem czuwa dział controllingu, który koordynuje gromadzenie i weryfikację budżetów. Bez dobrego systemu informacji, opracowanie budżetu będzie ogromnym obciążeniem. Dlaczego tak się dzieje?

Wpływa na to kilka czynników:

• Budżet uwzględnia wiele zmiennych
• Trzeba przetworzyć dużą ilość danych
• Mamy dużą niepewność co do założeń
• Działamy pod presją czasu

W jaki sposób Business Intelligence może wspomóc różne etapy budżetowania?

1. Szybka i efektywna analiza danych historycznych w układzie budżetowym

Jeżeli stosujemy metodę budżetowania przyrostowego z reguły sprawdzamy na jakim poziomie były przychody lub koszty w poprzednich miesiącach i latach. Ten poziom jest dla nas bazą, do której wprowadza się zmiany struktury przychodów lub kosztów według najlepszej wiedzy. Najczęściej dane analizujemy w układzie tabeli przestawnej lub wykresów na osi czasu (kolumnowego lub liniowego). To pozwala nam określić przeciętny poziom wartości. Przygotowując arkusz budżetowy dostarczamy dane historyczne tak aby osoby odpowiedzialne za budżet cząstkowy miały punkt odniesienia. W praktyce arkusz budżetowy to szeroka i długa płachta komórek Excela. Nawigowanie po takiej mega-tabeli jest wyjątkowo nieergonomiczne.

Użytkownik, który chce szczegółowo sprawdzić na co składa się dana pozycja musi odwołać się do innego pliku lub źródła. Możemy też w innym arkuszu wprowadzić dekrety, ale trzeba mieć na uwadze, że Excel ma swoje ograniczenia, jeśli chodzi o wydajność i pełnej historii nie będziemy w stanie dostarczyć. W systemie BI możemy wykorzystać elementy interaktywności, które pozwalają robić drill-down z pozycji sumarycznych aż do pojedynczych rekordów. W ten sposób, w kilku kliknięciach możemy uzyskać pełne zrozumienie co się wydarzyło i dlaczego. Zobaczmy jak działa drill-down do danych pomocniczych w procesie budżetowania z wykorzystaniem BI Tableau.

Reasumując

BI wspomaga budżetowanie poprzez dostarczenie informacji w sposób efektywny, szybki, na wielu poziomach szczegółowości bez utraty wydajności. Dzięki temu ustalanie budżetu firmy odbywa się szybciej i z większą dokładnością.

2. Scalanie plików budżetowych w narzędziu Tableau Prep

W wielu firmach budżetowanie odbywa się z użyciem arkuszy budżetowych. Arkusze są dystrybuowane do właścicieli obszarów odpowiedzialności, którzy wprowadzają do nich koszty planowane. Następnie wypełnione wracają do kontrolera, który ma za zadanie je scalić, zweryfikować i przeanalizować na poziomie całej organizacji. Problem w tym, że proces jest czasochłonny, generuje sporo błędów, opóźnień i nigdy nie kończy się na jednej iteracji. Budżety po konsolidacji są przeglądane przez zarząd, który je akceptuje lub przekazuje zmiany do wdrożenia (oszczędności lub większy przychód). Scalanie plików Excela może być problematyczne, jeśli będziemy musieli każdorazowo podmienić jeden lub kilka plików. Ponadto arkusze budżetowe mają najczęściej formę tabeli przestawnej, którą do konsolidacji powinniśmy przekształcić do tabeli płaskiej. Taka forma pozwoli nam załadować budżet do naszego BI lub ERP, jeśli posiadamy moduł budżetowy. Zobaczmy, jak szybko możemy scalić budżety cząstkowe i transponować dane do formy, która może być używana w innych systemach.

Reasumując

BI pozwoli Ci scalić wiele plików, kontrolować wersje oraz konsolidować budżety na żądanie dzięki czemu zaoszczędzisz czas i zadbasz o poprawność danych.

3. Budżetowanie w BI w obiegu zamkniętym

Przez obieg zamknięty rozumiem możliwość jednoczesnej pracy z danymi historycznymi oraz planistycznymi w jednym zintegrowanym środowisku. W przykładzie 1 używaliśmy narzędzia BI do analizy kosztów historycznych, ale dane planowane wprowadzane są w arkuszu kalkulacyjnym. Budżetowanie w obiegu zamkniętym daje możliwość analizowania danych historycznych, aby lepiej zrozumieć ich naturę, a z drugiej strony możemy wprowadzać wartości planowane, które automatycznie będą agregowane na poziomie całej firmy. Przedstawione rozwiązanie sprowadza się do wdrożenia dedykowanego narzędzia planistycznego (np. Cognos TM1). Takie narzędzia spełniają oczekiwania najbardziej wymagających użytkowników i najczęściej są stosowane przez grupy kapitałowe. Dla większości firm z sektora MŚP są one trudno dostępne i ich wdrożenie w praktyce byłoby kolejnym projektem informatycznym.

A co, gdyby mieć rozwiązanie pośrednie? To znaczy, używać swojego ulubionego narzędzia BI rozszerzonego z możliwością wprowadzania budżetów. To pozwoliłoby uzyskać „obieg zamknięty” informacji o wykonaniu i danych planistycznych przetwarzanych w czasie rzeczywistym. Problem w tym, że systemy BI są nastawione na odczyt, a nie na zapis danych.

Wiadomo, że potrzeba jest matką wynalazku więc i na to znalazło się remedium.

Writeback w Tableau pozwala na elastyczne budżetowanie

Writeback to możliwość zapisu punktów danych z interfejsu BI do bazy danych lub pliku po to, aby zaraz z powrotem wykorzystać je w BI. Funkcjonalność writeback jest dostępna w aplikacji Tableau jako Extension. Rozszerzenia w Tableau to aplikacje webowe, które pozwalają dodać unikalne funkcje do dashboardu oraz zintegrować go z aplikacjami innymi niż Tableau. Część takich dodatkowych funkcjonalności jest utworzona przez użytkowników Tableau, część jest dostępna za darmo, a część odpłatnie. Extensions to jeden z obiektów na dashboardzie, który musimy osadzić i sparametryzować jak każdy inny obiekt.

W naszym artykule skorzystamy z darmowej wersji Extension firmy ExpandIT. Jest ona znacznie okrojona o funkcjonalności, które oferuje producent dodatku w pełnej wersji, ale w tym przypadku, jej funkcje będą wystarczające do zaplanowania budżetu. Extension znajdziecie w galerii.

Rozszerzenie Writeback pozwala pobrać dane z arkuszy Tableau, edytować je lub dodać do nich nowe informacje i zachować je w arkuszu Google. Arkusz ten może być następnie użyty jako źródło danych i wymieszany z oryginalnymi danymi, co pozwala na zamknięcie pętli i wyświetlenie danych, które zostały zapisane. Rozszerzenie może być stosowane w różnych przypadkach użycia, takich jak:

• wprowadzanie prognoz;
• kategoryzacja danych w locie podobna do funkcjonalności grupy, ale kategoryzacja zostaje zapisana trwale w źródle;
• dodawanie komentarzy w całym zbiorze danych.

W przypadku budżetowania lub określania celów, wystarczy wybrać pola bazowe określające poziom, na którym zostaną zdefiniowane. Następnie trzeba utworzyć pola docelowe wypełniające wartości, bezpośrednio lub za pomocą formuły. Na polach daty można edytować wartości, aby umieścić je w przyszłości.

Jeśli szukasz możliwości zapisu danych na bazach danych i chcesz, aby dane znajdowały się tylko na Twojej infrastrukturze musisz rozważyć komercyjną wersję aplikacji writeback.

Aby poprawnie go wykorzystać musimy skonfigurować arkusz Google, do którego nasze dane planistyczne będą wprowadzane a następnie dane te pokażemy w Tableau. Wszystko będzie się odbywało w czasie rzeczywistym! Szczegółowy tutorial jak utworzyć bazę dla budżetu znajdziecie na github producenta.

Podsumowanie

Stworzenie budżetu to proces angażujący wiele osób w organizacji i wymaga odpowiednich reguł, komunikacji, ale też narzędzi. Istotą budżetu jest przygotowanie dobrego planu finansowego. Cała energia działu controllingu powinna być skoncentrowana na znalezieniu optymalnego wyniku budżetowego. Żaden kontroler finansowy nie lubi tracić czasu na bezproduktywne obrabianie danych, dlatego jeśli w twojej firmie budżet spędza sen z powiek, odezwij się i sprawdzimy, jak możemy usprawnić ten proces.

‍