Analiza odchyleń od budżetu sprzedaży

Co to jest odchylenie sprzedaży?

Odchylenie sprzedaży (ang. Sales Variance) to różnica między sprzedażą rzeczywistą a zaplanowaną w budżecie. Wykorzystuje się ją do analizowania zmian poziomu sprzedaży w czasie. Organizacje, które budżetują lub okresowo prognozują swoje wyniki finansowe, chcą jak najlepiej zrozumieć naturę powstawania tych różnic. Różnice w stosunku do zakładanego budżetu są nieuniknione, ale zrozumienie dekompozycji odchyleń pozwala lepiej sterować biznesem i osiągać zakładane cele.

Analiza odchyleń od budżetu to podstawowy warsztat pracy kontrolera finansowego. Przyjrzyjmy się bliżej, jak powstają odchylenia i jak pracować z nimi w narzędziach Business Intelligence.

Przyczyny występowania odchyleń

Możemy wyróżnić kilka ogólnych przyczyn występowania różnicy w stosunku do budżetu sprzedaży.

Ceny

Punkt cenowy, w którym sprzedawane są towary lub usługi, różni się od oczekiwanego punktu cenowego. Na przykład, zwiększona konkurencja zmusza firmę do obniżenia cen. Powstaje wtedy negatywne odchylenie ceny sprzedaży.

Wolumen sprzedaży

Liczba sprzedanych jednostek różni się od oczekiwanej. Dla przykładu firma rozpoczyna sprzedaż w nowym regionie i oczekuje, że w pierwszym roku sprzeda 500 000 sztuk, ale sprzedaje tylko 300 000 sztuk. Jest to tzw. odchylenie wolumenu sprzedaży.

Struktura sprzedaży

Potocznie nazywana „mixem produktowym”. Wyobraźmy sobie, że całkowity wolumen sprzedaży jest dokładnie taki sam, jak zaplanowaliśmy, również ceny są na niezmienionym poziomie, ale ze względu na zmianę preferencji klientów zmienia się struktura sprzedaży, w odniesieniu do konkretnych produktów. Powstaje wtedy odchylenie z tytułu struktury sprzedaży.

Kurs waluty

Jeżeli sprzedajemy w walutach obcych, to skonsolidowanie budżetu sprzedaży wymaga sprowadzenia do wspólnej waluty z użyciem budżetowanych kursów wymiany walut.

Na przykład kierownictwo może podjąć decyzję o utrzymaniu zaplanowanej w budżecie ceny przez cały okres pomiaru, mimo że jest ona wyraźnie wyższa niż cena konkurencji. W rezultacie nie występuje odchylenie sprzedaży ze względu na cenę, ale występuje ujemne odchylenie ze względu na liczbę sprzedanych jednostek znacznie niższą od oczekiwanej.

Odchylenie sprzedaży może być spowodowane obraną strategią firmy. Na przykład kierownictwo może podjąć decyzję o utrzymaniu niskich cen, aby zniechęcić potencjalnych konkurentów do wejścia na rynek. Jeśli tak jest, a budżet nie odzwierciedla tej strategii, może wystąpić duża różnica w sprzedaży.

Istotne jest zrozumienie, że odchylenia są wzajemnie powiązane, na przykład cena i wolumen, i nie jest możliwe pełne odizolowanie wpływu poszczególnych przyczyn bez uwzględnienia powiązanych odchyleń. Przyczyny odchyleń sprzedaży mogą się więc wzajemnie przenikać, czy wręcz tworzyć sprzężenie zwrotne.

Jak usprawnić analizę odchyleń dzięki BI?

Aby zaaplikować model kalkulacji odchyleń, wystarczy nam arkusz Excel. W praktyce jednak, mamy do czynienia ze sporymi wyzwaniami. Analiza odchyleń wymaga zestawienia danych rzeczywistych z danymi budżetowanymi. Wykonanie sprzedaży jest najczęściej pobierane z rejestru faktur sprzedaży systemu ERP lub systemu finansowo-księgowego. Budżet, z kolei, jest z reguły przechowywany w osobnym arkuszu Excel lub dedykowanej tabeli w hurtowni danych.

Rodzi to następujące wyzwania:

1. Co do zasady, potrzebne dane są w różnych systemach: wykonanie w systemie ERP, budżet w Excelu (najczęściej). Powoduje to konieczność łączenia danych z różnych systemów/aplikacji.
2. Wolumen danych rzeczywistych z faktur wykracza poza możliwości przetwarzania Excela. Oznacza to najczęściej konieczność dzielenia danych, agregowania kosztem czasu i szczegółowości.
3. Dane z wykonania wymagają agregacji i sprowadzenia do poziomu szczegółowości budżetu.

Z pomocą przychodzą rozwiązania BI, dla których duży wolumen danych, łączenie wielu różnych zestawów danych oraz transformacje stanowią podstawową cechę. Poniżej przykład procesu wyznaczania odchyleń do budżetu sprzedaży z wykorzystaniem aplikacji Alteryx. Wygląda to skomplikowanie, ale w rzeczywistości jest to sekwencja prostych operacji agregujących dane i aplikujących obliczenia, które pozwalają zdekomponować odchylenia od sprzedaży. System pobiera dane z faktur, agreguje je oraz łączy z budżetem. Kolejne kroki to zastosowanie metodyki wyznaczania poszczególnych odchyleń. Wynik procesu otrzymujemy po kilku sekundach i możemy go zaimportować do pliku, bazy danych lub narzędzia do wizualizacji danych takiego jak Tableau czy Power BI.

Jeżeli zastanawiasz się, jak efektywniej analizować odchylenia od budżetu skorzystaj z bezpłatnej konsultacji. Pomożemy Ci uprościć Twoją pracę z dużą ilością źródeł danych.

Jak poprawić wyniki sprzedaży dzięki BI

Kierownictwo zazwyczaj poświęca dużo uwagi składnikom odchyleń sprzedaży, aby sprawdzić, czy ceny, cechy produktu lub marketing muszą zostać skorygowane w celu optymalizacji całkowitej sprzedaży i zysków. Oto kilka działań, które można podjąć:

• Wydanie ograniczonej czasowo oferty promocyjnej, która jest w rzeczywistości obniżką ceny; takie podejście zmniejszy krótkoterminowe zyski w przeliczeniu na jednostkę, ale powinno zwiększyć liczbę sprzedanych jednostek.
• Ograniczenie liczby cech produktu i sprzedawanie go po niższej cenie; takie podejście może zwiększyć wolumen sprzedaży przy jednoczesnym zachowaniu rentowności.
• Przeorientować reklamę, aby pokazać produkt jako wysokiej klasy, co może pozwolić na podniesienie ceny.

Od strony technicznej narzędzia BI wspierają wdrożenie analizy odchyleń, ponieważ pozwalają automatyzować cały proces od kalkulowania efektów do wizualizacji wyników. Główne korzyści w tym obszarze to:

• Monitorowanie w trybie ciągłym dzięki możliwości przeliczania wyników na żądanie lub automatycznie.
• Możliwość zrozumienia struktury i zależności odchyleń dzięki interaktywnym dashboardom.

Dashboard dla analizy odchyleń od budżetu sprzedaży

Najważniejszy, ogólny wynik odchyleń od budżetu sprzedaży umieszczono w lewym górnym rogu dashboardu. Taki sposób jego organizacji pozwala użytkownikom na szybką orientację, co do stanu rzeczy. Następnie wzrok prowadzi użytkownika do wykresu prezentującego strukturę odchyleń, które informują o przyczynach ich występowania. Logiczną jest dalsza analiza odchyleń w kierunku tych wskaźników, które wykazują odchylenia w ujęciu szczegółowym, czyli klienci, pojedyncze produkty i kategorie produktowe.

Dashboard prezentujący wszystkie istotne wskaźniki dla analizy odchyleń od budżetu sprzedaży, jest przydatnym narzędziem do szybkiego wnioskowania. Można również analizować odchylenia w kategoriach czasowych.

*dostosuj  ustawienia i zaakceptuj funkcjonalne pliki cookies, aby zobaczyć interaktywny  dashboard w Tableau - lub kliknij link, który przeniesie Cię do Tableau  Public.

‍

Chcesz lepiej zrozumieć odchylenia od sprzedaży? Nie trać więcej cennego czasu na domysły i niepewne decyzje. Wykorzystaj potencjał danych. Skorzystaj z naszej bezpłatnej konsultacji. Dowiedz się, jak możemy Ci pomóc w efektywnym wykorzystaniu Twoich danych i osiągnięciu celów biznesowych. Nasi doświadczeni konsultanci pomogą Ci zidentyfikować obszary, w których możemy Cię wesprzeć.