FREE
TABLEAU
MOCK-UP TEST

 

Przygotuj się do wdrożenia Business Intelligence

Pod względem technicznym wdrożenie systemu klasy Business Intelligence takiego jak Tableau, Microsoft Power BI lub Qlik nie różni się specjalnie od procesu wdrażania innego oprogramowania wspomagającego decyzje. Poza małymi wyjątkami. Jak wiadomo diabeł tkwi w szczegółach i mamy nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu będziecie traktować wdrożenie Business Intelligence jako proces wieloetapowy, który w zasadzie jest continuum ciągłego doskonalenia procesów podejmowania decyzji w firmie.

W Vizyble wspieramy naszych klientów od samego początku, również w trakcie tworzenia koncepcji wdrożenia Business Intelligence. Możesz zastanowić się nad jej stworzeniem po zapoznaniu się z proponowanymi przez nas krokami:

  1. Ustalenie celów i kryteriów oceny projektu
  2. Zdefiniowanie wymagań w stosunku do platformy BI
  3. Wstępna selekcja rozwiązań
  4. Wybór case study dla przeprowadzenia Proof of Concept
  5. Testy funkcjonalności
  6. Określenie całkowitego budżetu projektu
  7. Określenie ryzyk
  8. Podsumowanie wyników i przygotowanie rekomendacji dla Zarządu

Zapraszamy do kontaktu, wstępna konsultacja pomoże nam poznać Twoje potrzeby i wesprzeć Cię niezależnie od tego, na jakim jesteś etapie.

Business Intelligence w organizacji

Systemy Business Intelligence wnoszą do organizacji zupełnie nowe możliwości analityczne, jednak osiągnięcie sukcesu jest uzależnione od dobrej gry całego zespołu do końca meczu. Tym samym termin wdrożenia BI można porównać do wyjścia na przerwę po pierwszej połowie meczu piłkarskiego w roli lidera zespołu.

Większość organizacji rozpoczyna planowanie wdrożenia Business Intelligence od zastąpienia analiz bazujących na programie Excel poprzez raporty wizualne. Jest to naturalne, żeby zrobić pierwszy krok w kierunku skrócenia czasu poświęcanego analizie biznesowej. Następnie należy usprawnić proces podejmowania decyzji, dzięki przekazywaniu wiedzy na temat sytuacji przedsiębiorstwa szerszemu gronu użytkowników z użyciem intuicyjnych, wizualnych raportów. Jednakże z czasem okazuje się, że eksploracja danych konfrontuje przedsiębiorstwa z dużym zakresem informacji na temat nowych możliwości, potrzeb klientów czy użytkowników. Mogą też powstać wyzwania związane z uzupełnieniem braków zasobów w przedsiębiorstwie, usprawnieniem zarządzania i wdrożeniem nowych innych technologii, np. ETL lub ELT.

Do realizacji celów biznesowych niezbędna może się okazać analiza danych w czasie rzeczywistym czy postawienie hurtowni danych. Warto więc podejść do wdrożenia BI planowo i założyć ciągły rozwój Business Intelligence. Niemniej jednak warto pamiętać, że na początku najważniejsza jest koncepcja, określenie kosztów i spodziewanego zwrotu z inwestycji.

proces wdrozenia bi

Koncepcja wdrożenia narzędzia Business Intelligence w 8 krokach

Sformułowanie koncepcji jest najważniejszym etapem przed zasadniczym wdrożeniem. Proponujemy 8 kroków potrzebnych do realizacji tego etapu. Możesz je dostosować w zależności od swojej sytuacji. To, co przesądza o ważności tego etapu, wiąże się z szerokim zasięgiem, jaki często obejmuje wdrożenie Business Intelligence. Im większe ma on przynieść korzyści organizacji tym więcej danych powinien przetwarzać, a następnie umożliwiać wyciąganie wniosków przez decydentów z różnych działów organizacji.

przykładowa długość fazy budowania koncepcji

1. Ustalenie celów i kryteriów oceny projektu

To najważniejszy punkt w całym procesie budowania koncepcji, ponieważ determinuje kolejne kroki i decyzje. Określenie celów i kryteriów oceny projektu pozwoli każdej firmie mierzyć efektywność Business Intelligence. Dopiero celowe wykorzystanie technologii poprawi przewagę konkurencyjną firmy oraz pozwoli wykorzystywać eksplorację danych i analizy do skutecznego podejmowania decyzji.

Celem projektu Business Intelligence nie jest uruchomienie aplikacji. To przede wszystkim cel biznesowy, za którym idzie zwrot z inwestycji i zwiększenie przewagi rynkowej. Przykładowo, jeżeli chcesz zwiększyć przychody, dokonać redukcji wad produktu, znaleźć oszczędności, wdrożenie rozwiązania klasy Business Intelligence ma za zadanie pomóc Ci osiągnąć ten cel. Niezależnie od tego jak wielkie wyzwania postawisz na poziomie wykonawczym, od tego punktu należy zacząć rozłożenie celów wykonawczych na wskaźniki powiązane z danym tematem. Przykładowo jeżeli celem firmy będzie rentowność klienta, jednym ze wskaźników może być scoring wartości klienta, a drugim wskaźnik utrzymania klienta. Jeżeli celem wdrożenia projektu BI była automatyzacja raportowania, to kryterium oceny będzie oszczędność czasu, a wskaźnikiem - miara czasu. Wskaźniki składają się na kryteria oceny wdrożenia projektu BI. W tabeli prezentujemy przykład dopasowania kryteriów oceny do celów w dziale controllingu.

CELKryteria oceny
Automatyzacja controllinguOszczędność czasu poświęconego na pozyskanie, przetworzenie danych i raportowanie
Wsparcie procesów biznesowychWsparcie konkretnego procesu decyzyjnego
Wskaźniki finansowe, np. redukcja zapasu o X%
Ilość/wartość pomysłów/usprawnień dzięki wykorzystaniu BI (subiektywna ocena użytkowników)
Rozwój kultury odkrywania danychIlość zapytań do BI
Ilość wniosków o nowe raporty
Czas pracy użytkowników
Stopień wykorzystania
Ilość zapytań ad-hoc wygenerowana przez użytkowników

2. Zdefiniowanie wymagań w stosunku do platformy BI

Wiele konkurencyjnych rozwiązań BI dostarcza podobną wartość, a w niektórych aspektach są one całkiem różne. Dla przykładu, aby stworzyć wykres nie potrzebujemy BI, wystarczy do tego celu Excel lub Google Data Studio, które są prawie darmowe. Jeśli wolumen danych transakcyjnych jest duży, stworzenie wykresu może być zbyt czasochłonne.  Ten przykład podkreśla istotę ustalenia niezbędnych cech systemu i wymagań firmy względem niego. Pozwoli to znacznie łatwiej zbudować wstępną listę akceptowalnych rozwiązań.

Wybór narzędzi będzie się różnić w zależności od wymagań i budżetu. Każda firma musi ustalić je indywidualnie. Jednak przy wyborze rozwiązania możemy posłużyć się listą tych najważniejszych czynników:

  • Jaki jest koszt roczny licencji dla kluczowych użytkowników w firmie?
  • Czy aplikacja działa w chmurze czy również on-premise?
  • Czy jest możliwa praca na urządzeniach mobilnych?
  • Czy BI jest atrakcyjny wizualnie?
  • Czy oferuje łatwy dostęp do danych i wygodny podgląd odpowiednich informacji?
  • Czy jest bezpieczny?
  • Czy system pozwala oczyszczać, łączyć i modelować dane?
  • Czy system oferuje integrację z istniejącymi systemami firmy (ERP/CRM/MES etc.) bezpośrednio lub przez API?
  • Czy pozwala wchodzić w interakcję z danymi w wizualnym interfejsie czy trzeba używać kodowania?
  • Czy umożliwia akcję typu „drill down” i „drill through”?
  • Czy będę w stanie samodzielnie projektować dashboardy i raporty?
  • Czy aplikacja jest w duchu "self-service" czy wymaga technicznych kompetencji?
  • Czy pozwala wizualizować dane geograficzne?
  • Czy łatwo jest nauczyć się tej aplikacji?
  • Jak rozwinięty jest rynek dostawców usług profesjonalnych dla tej aplikacji?
  • Czy mogę współpracować z innymi przy analizie danych i udostępniać analizy?

Rozwiązanie, które będzie w rezultacie wybrane, powinno być dostosowane do potrzeb użytkowników końcowych narzędzia BI. Można tutaj rozważyć przeprowadzenie ankiety odnośnie potrzeb funkcjonalnych i informacyjnych wśród pracowników różnych szczebli w organizacji.

3. Wstępna selekcja rozwiązań

Istnieje duża konkurencja na rynku BI, więc wybór właściwego rozwiązania nie jest łatwy. Aby stworzyć wstępną listę, możemy posłużyć się opracowaniami porównawczymi. Znanym drogowskazem jest raport Gartnera lub agencji Forrester – firm konsultingowych, które monitorują trendy na rynku IT w tym BI.

Sugerując się porównaniem w kwadrancie Gartnera lub innymi opracowaniami branżowymi, do dalszego rozpoznania powinniśmy wybrać maksymalnie trzy rozwiązania. Tutaj powinniśmy wykonać dalszy researach, aby upewnić się czy na pewno te rozwiązania spełniają kluczowe wymagania. Nie ma sensu testować większej liczby aplikacji, bo proces będzie zbyt czasochłonny.

Wiele producentów oprogramowania oferuje darmowe wersje próbne (trial), które działają przez pewien okres. Warto je pobrać, aby zapoznać się z interfejsem i samodzielnie ustalić poziom intuicyjności. W miarę możliwości testy powinny być prowadzone równolegle, np. przez różnych członków zespołu IT lub controllingu na podstawie tego samego zadania. Wtedy łatwiej będzie wyciągnąć miarodajne wnioski.

Kolejnym krokiem powinno być znalezienie odpowiedniego partnera wdrożeniowego. Na prezentację wybranych rozwiązań warto zebrać oferty od kilku firm specjalizujących się w wybranych aplikacjach.

gartner marzec 2022

4. Wybór case study dla przeprowadzenia Proof of Concept

Dobrą praktyką oferowaną przez sprzedawców rozwiązań BI jest możliwość przetestowania ich działania na rzeczywistych danych w realnych warunkach w ramach tzw. Proof of Concept (PoC). Optymalnie jest móc poddać próbie wszystkie rozwiązania, które bierze się pod uwagę. Najlepiej jest przeprowadzić PoC poprzez:

  • postawienie konkretnego zadania do realizacji.

Przykład: Firma ma problem z zapewnieniem dostępności kluczowych towarów, przez co traci sprzedaż.

Cel PoC -> zbudowanie raportu pomagającego monitorować dostępność towaru.

  • odzwierciedlenie aktualnie wykorzystywanych w firmie raportów.

5. Testy funkcjonalności

Po stronie użytkownika końcowego

W ramach dalszych testów warto jest wykorzystać wersje próbne narzędzi, aby użytkownicy końcowi mogli zapoznać się z nimi i określić swoje uszczegółowione preferencje. Na tym etapie często jeszcze trudno jest jednoznacznie stwierdzić, które rozwiązanie będzie najlepsze.

Po stronie dewelopera

Jeżeli późniejszy plan rozwoju BI będzie opierał się o własne zasoby intelektualne, kwestią kluczową w wyborze będzie łatwość użytkowania po stronie wewnętrznych deweloperów. W ramach testów funkcjonalności po stronie dewelopera warto spróbować samodzielnie odtworzyć przygotowanie raportów, które były wcześniej przygotowane przez oferentów w wyselekcjonowanych narzędziach.

6. Określenie całkowitego budżetu projektu

Przed określeniem całkowitego budżetu projektu warto podejść do negocjowania ostatecznych ofert. Następnie czynnik kosztowy należy ustalić jako całkowity koszt posiadania (Total Cost of Ownership) poszczególnych produktów. Tutaj jedynie zaznaczamy wagę tego zagadnienia. Szczegółowo zostało to opisane w odrębnym opisie.

7. Określenie ryzyk

Wdrożenie Business Intelligence może wiązać się z wieloma ryzykami i przeszkodami. Przeszkody te związane są przede wszystkim z tym, że projekty Business Intelligence zazwyczaj wykraczają poza granice działów, procesów, a nawet jednostek biznesowych. Zawierają mieszankę strategii, operacji biznesowych i technologii i często dotyczą polityki wewnętrznej firmy.

Systemy BI wywodzą się z operacyjnych systemów informatycznych. Podobnie jak w innych projektach IT przeszkody odnoszą się do trzech głównych kategorii:

  • Kultura - unikanie zmiany, silosy organizacyjne, podejmowanie decyzji w oparciu o intuicję, brak lidera projektu czy też wsparcia zarządu;
  • Technologia - złożoność procesów wyodrębniania, transformacji i ładowania danych (ETL, ELT i inne), brak hurtowni danych, trudności z ekstrakcją danych z systemów legacy, przestarzałe technologie;
  • Zasoby danych: niska jakość i brak danych określonych jako niezbędne w procesie analizy danych, dane rozproszone i nieustandaryzowane.

Często zdarza się, że na drodze do pomyślnego wyniku projektu stoją nie tylko jedna lub dwie przeszkody, ale prawie wszystkie z wyżej wymienionych. Dlatego zarządzanie projektami Business Intelligence jest sporym wyzwaniem.

8. Podsumowanie wyników i przygotowanie rekomendacji dla Zarządu

Prezentacja dla Zarządu powinna odzwierciedlać przedstawiony proces budowania koncepcji wdrożenia projektu BI w firmie. Należy wziąć pod uwagę potrzeby Zarządu w odniesieniu do planowanych zmian w przedsiębiorstwie. Na tym etapie można też wrócić do testowania pewnych funkcjonalności narzędzia lub przepływów danych niezbędnych do analizy i przeprowadzić dodatkowe warsztaty testujące z oferentami.

Proponujemy przedstawienie przed Zarządem rekomendacji dopasowanych do konkretnych problemów biznesowych przedsiębiorstwa oraz oczekiwane skutki wdrożenia wraz z uzasadnieniem. Poniższy przykład w ujęciu tabelarycznym dotyczy wybranych problemów biznesowych przedsiębiorstwa, w którym Zarząd finalnie przyjął wdrożenie Tableau do realizacji.

PROBLEM BIZNESOWYPROCESIMPLIKACJE PROBLEMUOCZEKIWANE SKUTKI WDROŻENIA
Brak kompletnej informacji o kliencieSprzedażInformacja o klientach jest rozproszona i uzyskanie jej jest czasochłonne, więc handlowcy niechętnie do niej sięgają. Skutkiem są utracone szanse/zbyt późna reakcja na ryzykoSzybki i pełny dostęp do informacji o kliencie pozwoli właściwie diagnozować sytuację o aktualnej sprzedaży, alarmować w sytuacji spadku sprzedaży, unikać błędów merytorycznych
Niewystarczająca świadomość przychodowa wśród handlowcówSprzedażOsoby zajmujące się sprzedażą nie są w stanie zwymiarować swojego portfela, wielkości sprzedaży, historii klienta, itd. Informacje o sprzedaży/klientach nie są łatwe w analizie, bazy danych są rozproszone i niespójneWiększa świadomość portfela sprzedaży oznacza większą kontrolę nad procesem sprzedaży i w rezultacie powinno spowodować wzrost rentowności
Ofertowanie - ustalanie cen sprzedaży (dla zindywidualizowanego procesu ofertowania)SprzedażZbyt niska/wysoka cena. Ryzyko "zepsucia" ceny na określonym terytorium.Możliwość ustalenia lepszych cen sprzedaży dla ustalonych parametrów:
- regionalnych
- rentowności grupy produktowej
- rentowności klienta
Brak rozpoznania części rynkuSprzedażUtracony udział w rynkuLepszy dostęp do informacji o potencjalnych klientach z wizualizacją na mapie Polski
Poziom zapasów nieadekwatny do potrzeb sprzedażyProdukcjaZbyt wysokie koszty nadmiernego zapasu, przezbrojenia, spadek płynnościZdolność do utrzymywania adekwatnego poziomu zapasów (do przetestowania na siatkach wg ABC)
Cykliczne braki w dostępności pewnych towarówZaopatrzenieLepsza koordynacja sprzedaż-zakupy. Dając pogląd na pełną informację o prognozie sprzedaży, zamówieniach klienta, stanach magazynowych oraz zamówieniach zakupowych w drodze, jesteśmy w stanie szybciej reagować i unikać wewnętrznych konfliktówZabezpieczenie dostępności towaru, lepsza współpraca, niższe koszty zakupu
Wolnorotujące wyrobyMagazynowanieWysokie koszty magazynowania, brak powierzchni magazynowej i pogorszenie płynnościRedukcja wolnorotujących zapasów
Prognozowanie sprzedażyPlanowanieNieefektywne wykorzystanie zasobów produkcyjnychŁatwiejsza integracja danych planu z realizacją. Możliwość integracji z APS => lepsza organizacja produkcji, logistyki i dystrybucji