Tworzenie sprawozdań finansowych przebiega zazwyczaj według dość jednolitego schematu. Połączenie wielu źródeł danych dostępnych w arkuszach kalkulacyjnych naraża nie tylko na wielogodzinną, żmudną pracę, ale przede wszystkim na ryzyko błędu pominięcia istotnych danych. Pomocne będą tutaj narzędzia klasy BI, które skutecznie wyeliminują manualne czynności związane z przygotowaniem danych finansowych. Właściwie dobrane narzędzia do przechowywania i integracji danych, które nie muszą być drogie i skomplikowane, pozwolą Ci sporządzić sprawozdanie finansowe w sposób zintegrowany i jednolity przy jednoczesnej oszczędności czasu. Zatem, co zyskasz, jeśli wykorzystasz takie narzędzia jak Tableau czy Power BI?
Optymalizacja sporządzania sprawozdania finansowego
Business Intelligence może wspomagać wiele innych raportów finansowych, takich jak zestawienie zmian w funduszu własnym, rachunek przepływów pieniężnych, skonsolidowane sprawozdanie finansowe czy analiza wskaźnikowa. Wszystkie mogą być przedstawione wizualnie, w sposób zrozumiały dla szerokiego grona odbiorców.
Istnieje wiele zalet wprowadzenia technologii Business Intelligence podczas tworzenia różnorodnych sprawozdań finansowych. Bilans, rachunek zysków i strat, jak i roczne sprawozdanie finansowe mogą być:
- dostępne za pośrednictwem interaktywnych dashboardów odświeżanych automatycznie;
- czytelne poprzez techniki prezentacji wizualnej (kolorystyka, rozmiary pól, interaktywne wykresy pozwalające przechodzić do kolejnych zestawień danych);
- zrozumiałe dla szerszego grona odbiorców, którzy potrzebują informacji zarządczej, a nie są specjalistami w dziedzinie finansów;
- aktualne dzięki połączeniu różnych typów i źródeł danych przy pomocy automatycznych narzędzi ETL lub ELT, prostych w obsłudze dla użytkowników Excela, a tym bardziej dla IT;
- inteligentne, czyli dające podpowiedzi, zawierające powiadomienia, reagujące na zapytania nawet w języku naturalnym, umożliwiające jednoczesną prezentację i analizę finansową symultanicznie.
Narzędzia do łączenia Alteryx czy Fivetran i wizualizacji danych (Tableau, Power BI) pomogą zoptymalizować procesy sprawozdawczości wewnętrznej – pod względem czasu, ale też czytelności i atrakcyjności wizualnej. Wiemy, że posiadanie kilku dostawców różnych narzędzi BI powoduje trudności w połączeniu ich w płynny proces analityczny. Skuteczny BI opiera się na zapewnieniu synergii między wieloma procesami. Samodzielne tworzenie synergii między procesami może wiązać się z poświęceniem długiego czasu na dobór dostawców z pojedynczymi rozwiązaniami. Korzystając z naszego doświadczenia, pomożemy Ci zaoszczędzić ten czas. W swojej pracy bazujemy na szerokim portfolio narzędzi, które wybraliśmy tak, by były odpowiednio dostosowane do różnych procesów analitycznych.
Podstawowe elementy systemu Business Intelligence
System BI wspomaga procesy decyzyjne na podstawie analizy danych i można go podzielić na kilka zasadniczych warstw:
- warstwa źródła danych – operacyjna baza danych,
- warstwa integracji i transformacji danych (ETL lub ELT),
- warstwa hurtowni danych (w tym rozwiązań chmurowych np. Snowflake),
- warstwa prezentacji wizualnej, widoczna dla szerokiego grona użytkowników końcowych.
Wdrażanie BI możesz jednak rozpocząć od jednego prostego aspektu, np. wizualizacji, który w przyszłości może pociągnąć za sobą kolejne. Jeżeli chcesz porozmawiać z nami na temat wyboru właściwej warstwy systemu BI dla aktualnej sytuacji w Twojej organizacji, umów się na bezpłatną konsultację.
Business Intelligence – zaawansowane rozwiązania dopasowane do wymogów organizacji
System Business Intelligence zapewnia zintegrowane narzędzia nie tylko do przetwarzania, analizowania czy raportowania danych finansowych z komórek rozproszonych, ale również tworzy pole do prognozowania, modelowania oraz tworzenia scenariuszy strategicznych.
Warto podkreślić, że współczesne systemy Business Intelligence są tak zaawansowane, że ich funkcjonalność można w pełni dostosować do indywidualnych wymogów firmy. Wdrożenie rozwiązania – odpowiednio zaplanowane i przeprowadzone przez ekspertów – okaże się jedną z najbardziej opłacalnych inwestycji Twojej firmy. System Business Intelligence nie jest zarezerwowany wyłącznie dla największych podmiotów, lecz jest rozwiązaniem dla tych przedsiębiorstw, którym zależy na zoptymalizowaniu procesu zarządzania danymi.
Raportowanie w czasie rzeczywistym sprawozdań finansowych
W trakcie sporządzania sprawozdania finansowego masz do dyspozycji przede wszystkim dane historyczne. Jednak czy nie warto wykorzystać tego systemu do zarządzania danymi finansowymi w czasie rzeczywistym? Sytuacja finansowa poszczególnych podmiotów, plany budżetowe czy rachunki zysków i strat są istotną informacją w procesie decyzyjnym. Właściwie dostosowany system Business Intelligence zapewni Ci stały dostęp do aktualnych danych finansowych całej firmy lub grupy kapitałowej, które będą raportowane w czasie rzeczywistym za pośrednictwem dedykowanego systemu.
Właściwie dobrany system BI gwarantuje szereg funkcji optymalizujących proces sporządzania sprawozdania finansowego, np.:
- walidację jakości i zachowanie dokładnej struktury danych,
- zautomatyzowane generowanie i dystrybuowanie raportów,
- monitorowanie realizacji budżetów w trakcie miesiąca w oparciu o zaksięgowane dokumenty, zamówienia i prognozy.
Raporty w czasie rzeczywistym bazujące na rozwiązaniach BI pozwalają również stale udoskonalać czynniki wpływające bezpośrednio na wartość organizacji, chociażby: wzrost, zyskowność, profil ryzyka czy monitoring kluczowych wskaźników finansowych i operacyjnych. Dane statyczne nie dostarczą Ci tego rodzaju informacji do stworzenia analizy finansowej w czasie, a zwłaszcza gdy konieczne jest podjęcie zasadniczych i kluczowych dla działalności firmy decyzji dotyczących jej finansów.
Wizualizacja sprawozdania finansowego
Zdajemy sobie sprawę, że kontrolując operacje finansowe poprzez sprawozdania finansowe, pracujesz z danymi, które są cenne nie tylko pod względem księgowym i podatkowym, ale również pod względem strategicznym. Stąd niezwykle ważna jest przejrzystość tego rodzaju danych dla pozostałych pracowników niepowiązanych bezpośrednio z działem księgowym czy finansowym. System BI odpowiada na tego rodzaju potrzeby i umożliwia prezentację złożonych struktur w prosty, czytelny sposób, przystępny dla szerokiego grona odbiorców. Co więcej, wizualizacja pozwala obserwować dane z wielu perspektyw, m.in. walut czy regionów. Gotowe internetowe analizy wizualne oraz pulpity nawigacyjne czy aplikacje umożliwiają okresowe lub wielookresowe generowanie raportów dynamicznych.
W zależności od skomplikowania i złożoności sprawozdania finansowego powinieneś rozważyć wybór właściwego zaawansowanego narzędzia, które pozwoli Ci w pełni zoptymalizować cały proces.
Sprawozdanie finansowe wymaga specjalistycznej wiedzy i dostępu do coraz większej ilości danych. Trend ten będzie wzrostowy. Z tego względu niezbędne jest wsparcie technologiczne w podejmowaniu decyzji przez człowieka. W polskich przedsiębiorstwach najczęściej stosowanym rozwiązaniem jest tradycyjny arkusz kalkulacyjny. Widzimy, że ilość danych w organizacjach przerasta możliwości Excela, w którym, mimo że można wykonać większość analiz, to zajmują one zbyt wiele czasu. Ogromna ilość danych z różnych źródeł połączona z nieefektywnością analizy i raportowania utrudnia trafne decyzje. Dlatego wdrażamy nowoczesne i adekwatne do założonych celów wizualizacje oparte o technologie BI w takich obszarach jak controlling, marketing, sprzedaż, jak również HR. Dzięki nim podejmiesz szybkie i przełomowe decyzje oraz efektywnie wykorzystasz dane i czas.
Raportowanie sprawozdań finansowych kojarzy się głównie z zestawieniami w formie tabel. Prezentację danych finansowych można wzmocnić poprzez wykorzystanie wykresów i diagramów. Interaktywność pozwala odbiorcom wchodzić w niższe warstwy danych poprzez elementy drill-down lub przechodzić dynamicznie do innych raportów (drill-through). Wszystko to daje ogromne możliwości i sprawia, że dane żyją.
Zalety wykorzystania BI w sprawozdaniu finansowym
System Business Intelligence to narzędzie optymalizujące sporządzenie sprawozdań finansowych w przedsiębiorstwach produkcyjnych, grupach kapitałowych i innych, gdzie analizuje się wiele danych. Wdrożenie tego rodzaju rozwiązań skraca cykl zamknięcia finansowego oraz raportowania. Poza tym gwarantuje wysoką jakość przygotowanych raportów, co docenianie jest przez kierownictwo i partnerów biznesowych.
Ponadto wdrożenie Business Intelligence pozwala na:
- integrację raportowania z prognozowaniem, budżetowaniem oraz modelowaniem finansowym;
- poprawę wydajności oraz maksymalizację informacji;
- udostępnienie danych finansowych w przejrzysty sposób podmiotom zainteresowanym.
Interaktywny dashboard
Poniżej prezentujemy przykład rocznego raportu wykonanego w technologii Tableau. W ramach dashboardu użytkownik ma możliwość przeanalizowania danych dotyczących sprzedaży netto, zysku brutto, kosztów operacyjnych, EBITDA, zysku z działalności operacyjnej. W drugiej części dashboardu przy użyciu filtra użytkownik może analizować poszczególne kategorie (sprzedaż netto, zysk, koszty operacyjne, zysk operacyjny) w podziale na regiony i na kwartały. W końcowej części analityk ma możliwość porównania wyników w podziale na sklepy oraz kwartały i porównać wyniki rok do roku.
Business Intelligence w tworzeniu sprawozdań finansowych
Business Intelligence umożliwia całościowe spojrzenie na operacje finansowe i biznesowe prowadzonej działalności gospodarczej. Taką możliwość dają systemy Business Intelligence, które tworzą zintegrowane środowisko analityczne. Zapewniającym warunki do przechowywania, automatycznego pobierania, transformowania, integrowania i aktualizowania danych. Zastosowanie zestawu narzędzi ETL lub ELT w połączeniu z wizualną analizą danych na dashboardach daje efekt wielowymiarowej analizy oraz prezentacji danych w wielu układach i perspektywach.
Na koniec warto także podkreślić, że współczesne systemy Business Intelligence tworzone są w sposób intuicyjny z wykorzystaniem sztucznej inteligencji na miarę epoki Big Data. Wszystko to odbywa się w tym celu, by z jednej strony dotrzeć z nimi do jak najszerszego grona odbiorców niekoniecznie biegłych w kwestiach informatycznych czy programistycznych, a z drugiej – by zapewnić stały i zrównoważony rozwój organizacjom. Wdrożenie tego rodzaju rozwiązania wymaga odpowiedniego zarządzania projektem.
Jest wiele firm, które zajmują się wdrażaniem BI, jednakże często ich klienci nie rozumieją, co się dokładnie składa na poszczególne etapy wdrożenia. Dlatego w Vizyble wdrożenie projektów BI realizujemy ze standardem opieki wiodącego, doświadczonego konsultanta, z którym masz regularny kontakt. Nadzoruje on realizację projektu według założeń i harmonogramu, dzięki czemu nie musisz się martwić czy terminy i zakres zostaną dotrzymane. Jeżeli chcesz omówić możliwości ulepszenia sprawozdawczości finansowej zgodnie z potrzebami w Twojej firmie, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.
