Analiza what-if to proces wyliczania tego, jaki wpływ na wynik ma zmiana jednego lub kilku czynników. Zwykle odbywa się to w arkuszach kalkulacyjnych takich, jak Excel, gdzie przy modyfikowaniu określonych wartości w zestawie danych możliwe jest sprawdzenie, jak te zmiany wpłyną na wynik całkowity.
Rozwój obecnych technologii sprawia, że do analizy wybranych wizualizacji nie potrzebujemy sztabu specjalistów. Korzystając z rozwiązań Business Intelligence możemy szybciej i trafniej podejmować strategiczne decyzje w przedsiębiorstwie.
Na końcu artykułu znajdziesz przykładowy raport w Tableau. Możesz w niego klikać, by sprawdzić, jak dashboard służy budowie scenariuszy co, jeśli służących do symulacji, a następnie zrozumienia wpływu parametrów na sytuację przedsiębiorstwa.
Odpowiednio przygotowany dashboard w Tableau (czy raport w Power BI), który jest zasilany stale aktualizowanymi danymi za pomocą procesowania ich w ETL bądź ELT, jest doskonałym narzędziem do analizy w czasie rzeczywistym. Dzięki temu podejmowanie decyzji w oparciu o symulacje jest bliższe prawdy, niż gdybyśmy prowadzili analizy na danych historycznych.
Business Intelligence a prognozowanie w przeglądarce internetowej
Narzędzia przeznaczone do raportowania takie, jak Tableau czy Power BI powalają na pozyskanie kluczowych informacji bez potrzeby długiego szkolenia odbiorców raportów. W turbulentnym i ciągle zmieniającym się otoczeniu decydenci potrzebują narzędzi pozwalających oceniać różne ścieżki postępowania i ich prawdopodobny wpływ na organizację.
Przedsiębiorstwa mogą wykorzystywać technikę what-if czy określanej również jako analizę scenariuszy, aby określić swój następny najlepszy ruch. Przeprowadzając dziesiątki scenariuszy co, jeśli są w stanie odpowiedzieć m.in. na poniższe pytania:
- Co się stanie, jeżeli firma obniży wartość kosztów stałych o 5000 zł? Jaki to będzie miało wpływ na wyniki finansowe w tym kwartale?
- Jak na końcowy wynik wpłynie zwiększenie sprzedaży o 10%?
- O ile zmniejszy się wynik finansowy przedsiębiorcy, jeżeli cena zakupów towarów wzrośnie o 25%?
- Czy spadek wolumenu o 3% może przyczynić się do pogorszenia sytuacji przedsiębiorstwa?
Pytanie co, jeśli może pomóc właścicielom firm spojrzeć na ich organizację z nowej perspektywy. Pozwala im to określić potencjalne zagrożenia i/lub możliwości, których pojawienie się w przyszłości może mieć wpływ na kondycje finansową przedsiębiorstwa. Wiedząc co może się wydarzyć, firmy te są lepiej przygotowane i sprawniej podejmują strategiczne decyzje, ponieważ mogą z wyprzedzeniem wizualizować wpływ na biznes, który wynika z takich zmian.
Używanie paramentów w wizualizacji danych
Kluczem do zbudowania analizy what-if jest wykorzystanie parametrów.
Parametry są zmiennymi skoroszytu, które umożliwiają użytkownikom zastąpienie określonej wartości w obliczeniu, filtrze lub wierszu odniesienia. Przykładowo, użytkownik może utworzyć nowe pole obliczeniowe, które zwraca wartość PRAWDA, jeżeli sprzedaż osiągnęła 80% zakładanego celu. W momencie, gdy sprzedaż jest niższa niż 80%, zwracana jest wartość FAŁSZ. Użytkownik może zmienić stałą wartość 80% na parametr, dzięki czemu mogą dynamicznie zmieniać wartości w swoich obliczeniach.
Poniższy widok przedstawia zastosowanie jednego z rodzajów parametrów. Użytkownik może wskazać, ilu klientów ma prezentować dany wykres. Wykorzystując suwak sprawia, że ta wartość jest elastyczna i może się zmieniać zależnie od zapotrzebowania.
Analiza what-if a podejmowanie strategicznych decyzji
Cały proces prognozowania możemy przedstawić z wykorzystaniem pięciu kroków:
- Wybierz zmienną, która jest kluczowa w Twojej firmie, np. jej wynik sprzedażowy.
- Ustal czynniki najczęściej wpływające na daną zmienną, np. cena zakupu towarów i cena sprzedaży.
- Korzystając z „suwaków” zmień wartość parametrów.
- Porównaj, jak wprowadzone zmiany wpłynęły na uzyskany wynik.
- Powtórz proces analizy modyfikując istniejące parametry.
Pierwszym krokiem symulacji jest zdefiniowanie parametrów zmiany dla naszych KPI (key performance indicators). Są to czynniki, które możemy wyrazić albo w wartości procentowej takie, jak wzrost lub spadek wolumenu, ceny albo w wartości liczbowej, np. koszty utrzymania, zasoby czy materiały. Należy pamiętać, że wiele scenariuszy wymagałoby odrębnych kalkulacji lub/i parametrów, co przyczyni się do znacznego wzrostu poziomu skomplikowania kalkulacji i całego dashboardu.
Na dashboardzie wykorzystanym w tym przykładzie wybrano następujące zmienne, na które będziemy wpływać poprzez parametr zmiany:
- Wolumen sprzedaży wyrażony w sztukach
- Cena sprzedaży, która może być kształtowana przez przedsiębiorcę
- Cena zakupu, która zależy od umów zawartych z kontrahentami
- Wartość kosztów stałych powstających niezależnie od wielkości produkcji.
Trzy pierwsze czynniki przyjmują wartość od -100% do 100%. Ostatni z nich – koszty stałe – są wartością numeryczną.
Rodzaj zmiennych możemy modyfikować zależnie od potrzeb danego przedsiębiorstwa. Jednocześnie symulacje mogą być prowadzone na poziomie miesięcznym, kwartalnym lub rocznym, a ilość szczegółowych informacji jakie chcemy poznać, zależy od zapotrzebowania użytkownika.
W naszym przykładzie zdecydowano się na wariant roczny symulacji. Oznacza to, że zmiana każdego parametru będzie miała wpływ na wartość dla każdego miesiąca osobno. Mając już wybrane zmienne, możemy przejeść do budowy scenariusza.
Budowa scenariuszy
Scenariusz 1
Zakładamy wzrost każdego z dostępnych parametrów w celu sprawdzenia, jaki wynik finansowy osiągnie firma, przy wzroście kosztów stałych, wolumenu, ceny zakupu i ceny sprzedaży.
Zmiany możemy przedstawić następująco:
- Zwiększono wolumen o 15%
- Zwiększono ceny sprzedaży o 9%
- Zwiększono ceny zakupu o 10%
- Zwiększono koszty stałe o 5000 zł.
Możemy zauważyć, że wynik what-if przy wprowadzonych zmianach jest wyższy o 6,4% w porównaniu do stanu faktycznego. Wartość wzrosła o 9637 zł.
Ostatnim etapem tego scenariusza jest porównanie do siebie kolejnych miesięcy. W naszym przykładzie możemy zauważyć, że istnieją miesiące, których wynik what-if jest ujemny w porównaniu do stanu faktycznego. Dopiero zsumowanie wszystkich wartości pozwala na lepsze poznanie całej sytuacji.
Scenariusz 2
W drugim scenariuszu zasymulowano spadek ceny zakupu przy jednoczesnym wzroście ceny sprzedaży i kosztów stałych:
- Wartość wolumenu nie została zmieniona w porównaniu do stanu faktycznego
- Cenę sprzedaży zwiększono o 3%
- Cenę zakupu zmniejszono do -9%
- Koszty stałe wzrosły do 23000 zł.
Po wprowadzeniu tych zmian możemy zauważyć, iż wartość wyniku finansowego what-if wzrosła o 196% dając nadwyżkę nad bazowym wynikiem o 294400 zł.
Wymienione wyżej przykłady wykorzystania zależności pomiędzy zmienną i czynnikami są nieodłączną częścią controllingu, a budowa scenariuszy w oparciu o istniejące dane jest potężnym narzędziem w rękach przedsiębiorcy.
Poniższy dashboard służy za przykład dla analizy scenariuszy co, jeśli pozwalając użytkownikowi na zrozumienie, jak dany parametr może wpłynąć na wynik finansowy firmy. Z takiego narzędzia mogą korzystać na spotkaniach kluczowi menedżerowie.
