Analiza przepływów pieniężnych. Zarządzanie cash flow w czasie rzeczywistym

Analiza cash flow w czasie rzeczywistym to wyzwanie nie tylko małych, ale też większych organizacji. W praktyce większość firm jest w stanie ją realizować na bieżąco bez użycia specjalistycznych narzędzi, ale wymaga to czasu i umiejętności. W tym artykule chcemy przybliżyć jak podejść koncepcyjnie do tego zagadnienia i wykorzystać możliwości narzędzi Business Intelligence (BI).

Cashflow, czyli przepływ gotówki, to różnica między wpływami a wydatkami pieniężnymi w określonym czasie. Pokazuje, ile gotówki faktycznie wpływa i wypływa z firmy.

Jeśli chcesz kontrolować swoje pieniądze, warto śledzić, ile gotówki będziesz mieć w przyszłości. To kluczowe dla planowania wydatków na kolejne miesiące. Dokładne obliczanie przepływu gotówki pomoże firmie utrzymać się na powierzchni – dzięki temu można przewidzieć, ile będzie potrzebne na pensje, podatki i inne ważne wydatki.

Analiza scenariuszy

Jako przedsiębiorca lub właściciel firmy masz za zadanie utrzymywać płynność finansową. Oznacza to, że musisz znać swój aktualny stan gotówki i wiedzieć, na jak długo jej wystarczy.

Dla kierownika firmy ważne jest, aby nie dopuścić do przerw w przepływie gotówki, gdy trzeba zrobić listę płac, kupić niezbędny sprzęt do pracy lub podjąć strategiczną decyzję. Wszystkie te rzeczy wymagają jasnych informacji.

Jeśli informacje o przepływach pieniężnych (przychody, koszty) są na bieżąco aktualizowane, można bawić się w analizy typu "co by było, gdyby", np:

Co by było, gdybyśmy chcieli...

• zatrudnić nowego pracownika?
• zmodernizować naszą powierzchnię biurową?
• zrezygnować z pracy z tym trudnym klientem?
• zwiększyć wypłatę dla właściciela?
• zapłacić za nowy samochód?
• kupić nowe komputery?

Kiedy Twoje decyzje są oparte na danych, szacowaniu prawdopodobieństwa, jesteś lepiej przygotowany, aby ograniczyć ryzyko i zyskać spokój ducha.

Gotówka jest królem

Jeśli firma ma wystarczająco dużo gotówki, może działać na co dzień bez zaciągania długów. To daje większą kontrolę nad biznesem. Gdy firma jest zadłużona, wierzyciele mogą wpływać na jej decyzje, co czasem utrudnia realizację jej planów.

Bez odpowiedniej ilości gotówki trudno jest pokrywać podstawowe wydatki, takie jak pensje, zakupy surowców czy opłaty dla dostawców, a tym bardziej inwestować w rozwój. Firma powinna też mieć środki na wypłatę dywidend dla inwestorów. Niektóre firmy dodatkowo wykupują akcje własne, aby zwiększyć ich wartość i nagrodzić inwestorów.

Poprawa zarządzania gotówką

Nawet jeśli firma osiąga zyski dzięki wyższym przychodom niż ponoszone koszty, aby odnieść sukces, musi dobrze kontrolować przepływ gotówki.

Przepływy pieniężne w spółce są związane z jej działalnością operacyjną lub gospodarczą, działalnością inwestycyjną (np. zakup lub sprzedaż wyposażenia kapitałowego tzw. CAPEX) oraz działalnością finansową (np. pozyskiwanie finansowania dłużnego lub kapitałowego lub spłata takiego finansowania).

Każda firma zarabia pieniądze głównie dzięki swojej podstawowej działalności, np. sprzedaży produktów lub usług. Te pieniądze (czyli gotówka generowana z działalności operacyjnej) są kluczowe do zarządzania finansami firmy, ponieważ pozwalają na bieżąco pokrywać wydatki bez konieczności zadłużania się.

Obszary, które stwarzają możliwości lepszego zarządzania środkami pieniężnymi, to:

• Należności – to pieniądze, które klienci są winni firmie za dostarczone produkty lub usługi. Jeśli firma skróci czas oczekiwania na płatności (np. wymaga szybszego regulowania faktur), szybciej otrzyma gotówkę.
• Zobowiązania – to długi firmy wobec dostawców i innych podmiotów. Dobrze zarządzając terminami płatności (np. negocjując dłuższy czas na spłatę faktur), można lepiej kontrolować wydatki i utrzymać płynność finansową.
• Zapasy – to towary i materiały, które firma przechowuje. Jeśli firma trzyma ich za dużo, zamraża gotówkę. Jeśli za mało – może mieć problemy z realizacją zamówień. Odpowiednie zarządzanie zapasami pozwala uniknąć tych problemów.

Zbudowanie kilku podstawowych raportów pozwalających na monitorowanie bieżącej sytuacji jest już sporym krokiem w stronę zapewnienia kontroli nad kapitałem pracującym.

Teraz, aby lepiej zobrazować, jak efektywnie zarządzać kapitałem pracującym, przejdźmy do konkretnych przykładów działań i narzędzi wspierających kontrolę nad należnościami, zobowiązaniami oraz zapasami. Dzięki nim możliwe jest wdrażanie rozwiązań pozwalających na poprawę płynności finansowej i zwiększenie elastyczności operacyjnej firmy.

Przykładem jest raport, który służy śledzeniu aktualnego stanu należności kontrahentów.

Chcesz zobaczyć swoje dane na dashboardzie? Przygotujemy go nieodpłatnie, specjalnie dla Ciebie!

W połączeniu z narzędziami AI można zautomatyzować proces windykacji. Typowy dashboard będzie zawierał następujące elementy:

1. Kluczowe Wskaźniki

• Liczba klientów
• Liczba faktu
• Całkowita wartość należności
• Średnia liczba dni po terminie

2. Wiek należności

• Wizualizacja pokazuje podział należności według wieku, co pozwala na identyfikację, które kwoty są przeterminowane.
  • Należności przed terminem
  • Należności w różnych przedziałach czasowych (np. 1-30 dni, 31-60 dni, itd.)

3. Należności klientów

• Sekcja ta przedstawia wizualizację, która ukazuje należności w zależności od klientów. Im większy prostokąt, tym wyższa kwota należności.
• Umożliwia szybką identyfikację klientów z najwyższymi zobowiązaniami.

4. Należności menedżerów sprzedaży

• Porównanie należności według menedżerów sprzedaży, co pozwala na ocenę efektywności ich działań.
• Każdy menedżer jest przedstawiony na wykresie słupkowym z przypisanymi kwotami należności.

5. Faktury do zapłaty

• Lista faktur, które wymagają płatności, zawierająca informacje o:
  • Numerze faktury
  • ID klienta
  • Nazwie klienta
  • Dacie sprzedaży
  • Terminie płatności
  • Kwocie należności

Jeśli firma udzielałaby kredytów swoim klientom bez sprawdzania ich wiarygodności i nie pilnowała terminów płatności, mogłaby narazić się na trudności związane z przepływem gotówki oraz zaległościami w należnościach. Kontrola nad tym, komu udziela się kredytu oraz regularne monitorowanie wpłat, jest kluczowa dla utrzymania płynności finansowej. Analogicznie, w przypadku zobowiązań wobec dostawców, korzystniejsze jest negocjowanie dłuższych terminów płatności i regulowanie faktur w ostatnim możliwym terminie. Takie podejście pozwala na wydłużenie czasu, przez który gotówka pozostaje w firmie i może być wykorzystana do innych celów.

Istotne jest także rozsądne zarządzanie zapasami. Zbyt duże ilości przechowywanych towarów czy materiałów prowadzą do zamrożenia środków pieniężnych, które mogłyby zostać wykorzystane bardziej efektywnie. Z kolei zbyt małe zapasy mogą powodować problemy z realizacją zamówień i utratę klientów. Dlatego kluczowe jest utrzymywanie optymalnego poziomu zapasów – takiego, który zapewni ciągłość operacyjną, jednocześnie minimalizując zaangażowanie kapitału.

W tym celu powinniśmy używać zestawu dashboardów zarządczych i analitycznych.

‍

Przykładowy dashboard zarządczy do monitorowania zapasów będzie się składał z następujących sekcji.

1. Stan zapasów i Kluczowe Wskaźniki

• Liczba towarów
• Liczba pozycji
• Rozkład zapasów według statusu (Brak towaru, Poniżej minimalnego poziomu, Na stanie, Nadmiarowy zapas)

2. Status zapasów w magazynach

• Wizualizacja przedstawia status zapasów w różnych magazynach (np. Chicago, Istambuł, Londyn, Nowe Delhi, Seattle), co pozwala na szybkie zidentyfikowanie lokalizacji z problemami.

3. Mobilizacja kapitału

• Wartość zapasów wynosi $25,4 miliona, z czego $6,98 miliona to nadmiarowy zapas.
• Zidentyfikowano $4,90 miliona jako brakujący zapas, co wskazuje na obszary do poprawy w zarządzaniu zapasami.

4. Ewolucja zapasów

• Wykres pokazuje zmiany w liczbie towarów w czasie, co pozwala na ocenę trendów i zmian w stanach zapasów od stycznia do listopada 2022 roku.

5. Wartość całkowita zapasów

• Wykres słupkowy przedstawia rozwój wartości całkowitych zapasów w latach 2021 i 2022, co umożliwia ocenę wydajności zarządzania zapasami na przestrzeni czasu.

Prognozowanie cash flow - praktyczny poradnik

Prognozowanie przepływów pieniężnych pomaga przewidzieć, ile gotówki firma będzie miała w przyszłości, biorąc pod uwagę takie zdarzenia jak sprzedaż, zakupy, czy inwestycje w nowe maszyny.

Prognozowanie pozwala kontrolować stan gotówki poza datą bilansową, a więc zarządzać ryzykiem i weryfikować różne scenariusze.

Prognozowanie, a standardy sprawozdawczości

Poniższe metody i sugestie nie wynikają bezpośrednio z żadnych standardów rachunkowości czy przepisów. Jest to wyłącznie doświadczenie zdobyte podczas wdrożeń dla klientów Vizyble.

Od czego zacząć prognozowanie cash flow?

Zaprojektowanie i utrzymanie procesu prognozowania przepływów gotówki wiąże się z pewnym kosztem pracy. Jest to ważna część informacji zarządczej, która pomaga firmie osiągnąć cel, jakim jest zarabianie i przetrwanie. Dlatego nie zalecamy tworzenia skomplikowanych modeli, które będą trudne do utrzymania i niepraktyczne w codziennym użyciu.

Powinniśmy spojrzeć na strukturę przepływów pieniężnych za ostatni rok i kolejność priorytetów wyda się oczywista. W typowych przedsiębiorstwach o działalności produkcyjno-handlowej, większość przepływów generuje działalność operacyjna (produkcja, sprzedaż towarów lub świadczenie usług).

Pozostałe obszary działalności inwestycyjnej (wydatki i wpływy związane z kupnem lub sprzedażą długoterminowych aktywów, takich jak nieruchomości, maszyny, czy inwestycje finansowe) i finansowej (pozyskiwanie kapitału z zewnętrznych źródeł, jak kredyty, emisja akcji, czy spłata zobowiązań) możemy oprzeć na budżetach i prognozach. Są one najczęściej najmniej podatne na zmiany. Dlatego omówimy trzy podstawowe metody prognozowania przepływów pieniężnych.

Metoda 1 - Prognozowanie cash flow na bazie danych rzeczywistych (wersja uproszczona)

Takie planowanie jest możliwe do przeprowadzenia w każdej firmie. Wymaga połączenia ze sobą kilku zestawów danych, które znajdują się w systemie finansowo-księgowym. Będą to:

• rozrachunki z klientami (należności),
• rozrachunki z dostawcami (zobowiązania),
• wynagrodzenia (lista płac do wypłaty),
• zobowiązania publiczno-prawne (podatki takie jak CIT, VAT itp.),
• inne przepływy pieniężne (np.inwestycje, granty).

Trzeba pamiętać, aby wszystkie kwoty zapisać w wartości brutto na dzień, kiedy mają być zapłacone lub kiedy przewiduje się przepływ gotówki. Tego typu analizę możemy wykonywać raz w miesiącu po zamknięciu ksiąg na okres kolejnego miesiąca.

Zaletą tej metody jest prostota, ponieważ bazuje na zapisach księgowych — jej wiarygodność jest wysoka.

Wadą tej metody będzie krótki horyzont czasowy wyznaczony przez ostatnie przepływy z rozrachunków. Jeżeli spojrzymy na saldo gotówki za miesiąc lub dalej, będzie to obraz zniekształcony, ponieważ nie uwzględni kolejnych zdarzeń następujących po dacie wyznaczenia prognozy. Metoda sprawdzi się w krótkim horyzoncie (maksymalnie do miesiąca).

Metoda 2 - Prognozowanie cash flow na bazie danych planowanych (wersja rozszerzona)

Metoda bazuje na danych historycznych jak wcześniej, ale horyzont czasowy jest rozszerzony o dane planistyczne lub budżetowane. W ten sposób możemy prognozować cash flow na dość długi okres w przód (zazwyczaj kilka miesięcy).

Zaletą tej metody jest możliwość precyzyjnego zarządzania gotówką w wielu strumieniach.

Wadą będzie dość złożony model obliczeniowy, a przez to jego utrzymanie będzie wymagało dedykowanych zasobów.

Metoda 3 - Prognozowanie cash flow na bazie danych planowanych i statystycznych (wersja zaawansowana)

Metoda 3 bazuje na założeniach z Metody 2, jednak wprowadza dodatkowy, zaawansowany element analityczny w postaci współczynników probabilistycznych oraz modelowania statystycznego. W praktyce oznacza to, że prognoza cash flow nie zakłada jedynie deterministycznych zdarzeń (np. planowanych wpływów i wydatków), ale uwzględnia także zmienność i niepewność kluczowych parametrów finansowych.

Jak to działa?

1. Rozbudowanie modelu o dane statystyczne i probabilistyczne
   • Dodajemy do prognozy statystyki historyczne, takie jak:
     • Wskaźniki opóźnień w płatnościach od klientów (na podstawie historii należności).
     • Prawdopodobieństwo wystąpienia nieprzewidzianych kosztów w danym okresie (np. awarie maszyn, dodatkowe zamówienia surowców).
     • Sezonowość wpływów i wydatków, np. w zależności od cyklu handlowego.
2. Wykorzystanie algorytmów uczenia maszynowego (ML)
   • Możemy zastosować modele predykcyjne, które na podstawie danych historycznych i bieżących trendów oszacują przyszłe przepływy pieniężne. Przykłady takich modeli:
     • Regresja liniowa (dla zależności prostych, np. korelacja między sprzedażą a terminowością wpływów).
     • Modele drzew decyzyjnych (np. do grupowania klientów pod kątem ryzyka opóźnień w płatnościach).
     • Sieci neuronowe (przy bardziej złożonych zależnościach, np. uwzględnienie efektu wielu zmiennych jednocześnie, takich jak sezonowość, zmiany cen surowców czy kursy walut).
3. Analiza scenariuszowa z symulacjami Monte Carlo
4. Dzięki tej metodzie możemy stworzyć tysiące możliwych scenariuszy przepływów pieniężnych na podstawie różnych założeń dotyczących przyszłości (np. wzrost sprzedaży o 10%, spadek o 5%, zmiana terminowości płatności). Symulacje Monte Carlo pozwalają określić najbardziej prawdopodobny zakres wartości gotówki w danym okresie oraz ryzyko wystąpienia jej deficytu.
5. Uwzględnienie dyskontowania współczynników ryzykaMożemy zdyskontować nasze prognozy o wskaźniki ryzyka:
   • Przeterminowań należności – historyczne dane pozwalają oszacować, jaka część należności może wpłynąć z opóźnieniem lub wcale.
   • Nieprzewidzianych kosztów – na podstawie statystycznej analizy historycznej awaryjności czy sezonowych anomalii w wydatkach.

Przykład wdrożenia

Firma produkcyjna za pomocą modelu ML (uczenia maszynowego) analizuje dane o sprzedaży z ostatnich trzech lat oraz dane o terminowości płatności klientów. Model przewiduje, że:

• 80% należności wpłynie w terminie,
• 15% z opóźnieniem od 30 do 60 dni,
• 5% może nie wpłynąć wcale.

Na tej podstawie firma buduje prognozę cash flow, uwzględniając współczynniki ryzyka uzależnione od grup klientów (np. klienci kluczowi mają wyższe prawdopodobieństwo terminowych płatności niż nowi kontrahenci) oraz zmienność sprzedaży wynikającą z sezonowości.

Metoda 3 jest idealnym rozwiązaniem dla firm, które chcą uzyskać precyzyjne i zaawansowane prognozy przepływów pieniężnych w zmiennym środowisku rynkowym. Wymaga jednak inwestycji w odpowiednie narzędzia analityczne oraz specjalistyczną wiedzę, dlatego jej wdrożenie sprawdzi się przede wszystkim w przedsiębiorstwach posiadających większe budżety na rozwój systemów zarządzania finansowego.

Chcesz porozmawiać na temat analizy cash flow w Twojej firmie? Umów się na bezpłatną konsultację!

Zarządzanie środkami pieniężnymi obejmuje sposób, w jaki firma zarządza swoimi operacjami lub działalnością biznesową, inwestycjami finansowymi oraz działalnością finansową.

Aby przetrwać, firma musi generować odpowiednie przepływy pieniężne z działalności, co oznacza, że jest w stanie pokryć swoje wydatki, spłacić inwestorów i rozwijać działalność.

Oprócz generowania środków pieniężnych z działalności operacyjnej, przedsiębiorstwo musi również zarządzać swoją sytuacją gotówkową, tak aby posiadać odpowiednią ilość gotówki, która zaspokoi jego bieżące i długoterminowe potrzeby.

‍