Wyzwania
Jedna z firm produkcyjnych chciała dowiedzieć się, jak lepiej wykorzystać dane, które posiada, aby poprawić wydajność operacyjną, zidentyfikować nowe możliwości biznesowe i podejmować bardziej świadome decyzje strategiczne. Zgłosili się do nas z kluczowymi problemami:
- Chęć poprawy przejrzystości i integracji danych: Dane firmy były rozproszone w różnych systemach i arkuszach kalkulacyjnych. Firma chciała uzyskać spójny i aktualny obraz działalności.
- Potrzeba obszernej analityki: Analiza danych dotyczących sprzedaży, produkcji i logistyki w celu identyfikacji trendów i wzorców była utrudniona. Zaawansowane narzędzia analityczne wspomogłyby firmę w przewidywaniu przyszłych potrzeb i planowania zasobów.
- Monitorowanie wydajności operacyjnej: Zarządzanie wydajnością produkcji i jakości produktów było utrudnione przez niewystarczające narzędzia do monitorowania kluczowych wskaźników (KPI) w czasie rzeczywistym. Odpowiednie narzędzia miałyby zidentyfikować i wyeliminować wąskie gardła oraz zoptymalizować procesy produkcyjne.
- Wydłużone raportowanie: Tworzenie raportów było czasochłonne i wymagało dużego nakładu pracy, co opóźniało dostęp do kluczowych informacji. Raporty były statyczne i często nie odpowiadały na bieżące potrzeby biznesowe.
- Potrzeba personalizacji analiz dla różnych działów: Działy sprzedaży, produkcji, logistyki i zarządzania miały różne potrzeby analityczne. Firma potrzebowała rozwiązania, które dostosuje analizy do wymagań każdego działu.
Obszary, które mieliśmy na uwadze przy współpracy dotyczyły działów produkcji, gospodarki magazynowej, dystrybucji, finansów, marketingu, kadr i płac, reklamacji i serwisów oraz CRM.
Rozwiązania
Po przeanalizowaniu potrzeb zaproponowaliśmy i wdrożyliśmy interaktywne dashboardy oparte o Tableau w tym rozwiązania chmurowe Tableau Cloud. Dzięki temu zapewniliśmy firmie:
- Łatwy dostęp do danych: pracownicy mogą uzyskać dostęp do raportów i analiz z dowolnego miejsca i urządzenia, co zwiększa elastyczność i mobilność.
- Bezpieczeństwo danych: wysoki poziom zabezpieczeń, w tym szyfrowanie danych i regularne kopie zapasowe uchronią firmę przed utratą danych i nieautoryzowanym dostępem.
- Automatyczne aktualizacje: dane są aktualizowane automatycznie w czasie rzeczywistym, co sprawia, że analizy są zawsze oparte na najnowszych informacjach.
- Łatwość współpracy: łatwe udostępnianie raportów i wizualizacji między członkami zespołu, wspiera współpracę i pomaga w szybszym podejmowaniu decyzji.
- Kontrola procesów ETL: narzędzia dostępne w Tableau Prep umożliwiają odpowiednie łączenie i modelowanie danych.
- Skalowalność: zaproponowane przez nas rozwiązanie może ‘rosnąć’ wraz z przedsiębiorstwem i obsługiwać coraz większe ilości danych oraz bardziej złożone analizy bez konieczności inwestowania w dodatkową infrastrukturę IT.
Myślisz, że analiza danych i interaktywne dashboardy mogłyby pomóc Twojej firmie? Porozmawiajmy!
Interaktywne dashboardy Tableau
Wszystkie tworzone raporty oparte były na jak największej interaktywności. Pozwoliło to na dynamiczne i łatwe eksplorowanie danych, w tym:
- filtry umożliwiające szybkie zawężenie danych do interesujących kryteriów,
- drill-down, pozwalający na zagłębianie się w szczegóły danych na różnych poziomach agregacji.
Udostępniono również opcje, takie jak przechodzenie do szczegółowych raportów czy wyświetlanie powiązanych informacji w okienkach Tooltip. Dzięki temu raporty stały się bardziej angażujące i mogły służyć jako wsparcie do szybszego podejmowanie decyzji i lepszego zrozumienie danych.
Typy wizualizacji
Podczas prac z raportami wykorzystano różnorodne typy wizualizacji. Była to m.in. mapa do zobrazowania wydziałów firmy i ich wskaźników. Dzięki temu umożliwiliśmy łatwe porównanie wydajności poszczególnych wydziałów oraz szybkie identyfikowanie obszarów wymagających uwagi.
Nawigacja
W celu łatwiejszego dostępu do raportów przygotowano specjalny dashboard nawigacyjny (Navi Page), który gromadzi i porządkuje opracowane raporty w odpowiednich kategoriach. Navi Page jest podstawowym punktem startowym umożliwiającym odpowiednie dystrybuowanie i eksplorowanie przygotowanych raportów.
Bezpieczeństwo
Przygotowane dashboardy zawierają zabezpieczenia oparte na Row-Level Security (RLS), które umożliwiły kontrolowanie dostępu do danych na poziomie wierszy. Dzięki RLS użytkownicy widzą tylko te dane, do których mają uprawnienia, co zapewnia większe bezpieczeństwo i prywatność. Zastosowanie RLS pozwoliło na precyzyjne dostosowanie widoczności danych do różnych ról i stanowisk w firmie, zwiększając tym samym efektywność i poufność informacji prezentowanych w raportach.
Harmonogram prac
Harmonogram działań podczas prac przy nowym raporcie opierał się o poniższe punkty, w których uczestniczyło zarówno Vizyble, jak i klient.
- Omówienie potrzeb dla konkretnego szczebla zarządczego. Potrzeby często są dodatkowo omawiane i rozwijane w trakcie realizacji raportów.
- Analiza dostępnych źródeł.
- Weryfikacja danych w źródłach.
- Czyszczenie i opracowanie danych wyjściowych za pomocą Flow w Tableau Prep oraz testowanie. Ta część jest zazwyczaj bardzo czasochłonna, ponieważ w wielu przypadkach podczas testów odnajdywane są różnego rodzaju nieprawidłowości na poziomie gromadzenia danych. Wynikiem tego były wprowadzone w firmie odpowiednie zmiany dotyczące procedur ich zbierania.
- Przygotowanie zakresu informacji i wzorów raportów.
- Budowa raportu i bieżące konsultacje. W związku z tym, że podczas budowy raportu prowadzone są bieżące konsultacje dotyczące zapotrzebowania zarówno w kwestii informacji, jak i wizualizacji to jest to kolejny etap, który wymaga dużego nakładu pracy.
- Zatwierdzenie raportu do produkcji.
- Ustawienie harmonogramu odświeżania źródeł i dodanie raportu do Navi Page.
Rezultaty
W ramach współpracy opracowaliśmy ponad 30 raportów dotyczących różnych obszarów działalności firmy w tym:
- analiza produkcji firmy i poszczególnych wydziałów,
- globalny raport sprzedaży,
- lokalizacja sprzedaży,
- analiza grup zakupowych,
- aktualne stany magazynowe,
- realizacja budżetu marketingowego,
- zgłoszenia serwisowe,
- raport należności,
- godziny pracy, absencje pracowników,
- wyjazdy służbowe – delegacje,
- HR – rotacja kadr,
- i inne.
Jakie rezultaty osiągnęła firma produkcyjna dzięki naszym raportom?
- Poprawa jakości danych: dzięki weryfikacji danych odnaleziono szereg nieścisłości w procesach gromadzenia danych. Na tej podstawie wprowadzono odpowiednie procedury i usprawnienia.
- Lepsza widoczność danych: firma zyskała pełniejszy wgląd w swoje procesy produkcyjne, sprzedażowe i logistyczne dzięki intuicyjnym i interaktywnym dashboardom.
- Szybsze podejmowanie decyzji: dzięki dostępowi do aktualnych danych w czasie rzeczywistym, menedżerowie mogą podejmować szybkie i oparte na faktach decyzje.
- Zwiększona efektywność operacyjna: identyfikacja i eliminacja wąskich gardeł oraz optymalizacja procesów produkcyjnych i logistycznych stały się łatwiejsze, co przyczyniło się do zwiększenia efektywności operacyjnej.
- Wzrost zaangażowania pracowników: łatwy dostęp do danych i możliwość ich samodzielnej analizy zwiększyły zaangażowanie i proaktywność pracowników.
- Oszczędność czasu i zasobów: automatyzacja raportowania i analiz zredukowała czas potrzebny na przygotowywanie raportów i pozwoliła zespołom skupić się na działaniach przynoszących większą wartość.
- Lepsza współpraca między działami: umożliwienie wspólnego dostępu do tych samych danych poprawiło współpracę i komunikację między różnymi działami firmy.
- Zwiększona elastyczność: możliwość dostępu do danych z dowolnego miejsca i urządzenia zwiększyła elastyczność i mobilność zespołów.
Porozmawiajmy o możliwościach Business Intelligence w Twojej firmie
