Kilka lat temu wystarczał program Excel, ale dzisiaj to rozwiązanie jest już niewystarczające. Firmy nie mogą sobie pozwolić na powolne przetwarzanie danych i długotrwałe przygotowania do analizy. Dlatego narzędzia i metody Business Intelligence (BI) stają się nowym standardem zarządzania zasobami w firmach produkcyjnych.
Błyskawicznie i dokładnie
Głównym problemem pracy na skomplikowanych arkuszach kalkulacyjnych jest czas potrzebny na wprowadzanie danych i przetwarzanie wyników do odpowiednich tabel, wykresów i zestawień. Wszystkie te czynności są obarczone pewnym ryzykiem błędu oraz pewnością, że w momencie przetwarzania informacji, będą już one opisywały historię, a nie sytuację bieżącą. Narzędzia Business Intelligence rozwiązują oba te problemy:
- Dane mogą być pobierane w czasie rzeczywistym z różnych systemów, takich jak ERP, Internet of Things (IoT) czy CRM, zapewniając błyskawiczny dostęp do aktualnych danych.
- Analizy, zestawienia, prognozy itp. mogą być automatycznie generowane, eliminując ryzyko błędów ludzkich i zapewniając wygodę podejmowania decyzji.
Dashboard BI – kluczowa funkcja
Najpopularniejszym narzędziem Business Intelligence jest tzw. dashboard (po polsku „kokpit” lub „pulpit”). Jest to rodzaj ekranu, który na bieżąco zbiera i prezentuje w przystępnej wizualnie formie zdefiniowane wcześniej przez użytkownika raporty i analizy. Na pierwszy rzut oka może wyglądać podobnie do biznesowej infografiki, z tą różnicą, że dane w niej mogą być aktualizowane w każdej chwili lub wręcz w czasie rzeczywistym. Pozwala to użytkownikowi – np. dyrektorowi finansowemu – na stałe monitorowanie krytycznych dla funkcjonowania firmy wartości, bilansów i stanów.
Klasyczne zagadnienia, które można śledzić na dashboardach BI, to m.in.:
- operacyjne koszty funkcjonowania poszczególnych działów firmy;
- rentowność aktualnie prowadzonych projektów;
- cashflow;
- koszt wdrażania nowych technologii;
- koszty obsługi określonych procesów (produkcyjnych, logistycznych, serwisowych, etc.).
Business Intelligence może także funkcjonować jako narzędzie do sporządzania kalkulacji na temat rentowności, stanu rozliczeń z podmiotami zewnętrznymi, poziomu obrotów/marży, itd.
Dane, prezentowane na dashboardach BI, stanowią także probierz stopnia osiągnięcia wybranych celów operacyjnych lub – w przypadku np. wskaźnika TKW (technicznego kosztu wytworzenia) stopnia odchylenia od zakładanych wartości.
Przykład dashboardu dla firm produkcyjnych
Na poniższym dashboardzie wynik wydajności całego zakładu produkcyjnego, prezentowany jest na wykresie kołowym, który najlepiej służy do wizualizacji wyników globalnych. Wydajności produkcji najczęściej analizujemy na linii czasu, na której poszukujemy przedziałów czasowych z gorszymi wynikami. Tutaj na wykresie odniesiono kategorię czasu do targetu wydajności. Analiza wydajności została przedstawiona w kategoriach wydajności maszyn i poszczególnych zleceń, które są mierzone w ilościach sztuk poszczególnych produktów. Dashboard umożliwia wgląd w wyniki produkcyjne dla poszczególnych dni.
Pomiar wydajności produkcyjnej daje wyobrażenie o tym, na ile wydajnie korzystasz ze swoich zasobów. Daje łatwy do zrozumienia wynik, który możesz śledzić w czasie. I jest to pierwszy krok do wprowadzenia istotnych zmian w Twoim procesie produkcyjnym.
Analiza wielopoziomowa
Dzięki szybkości generowania raportów, top management firmy jest w stanie analizować poszczególne zjawiska kompleksowo, nie tylko w formie odizolowanej, ale jako część większej całości procesów produkcyjnych. Za pomocą narzędzia takiego jak Alteryx, analityk może nie tylko „podglądać” aktualny stan danych, ale także dowolnie je zestawiać z różnych obszarów i źródeł wiedzy, w pełnej gamie formatów. Pozwala to na badanie nawet najbardziej śmiałych hipotez oraz odkrywanie najdziwniejszych zależności w np. strukturze kosztów firmy, zużyciu materiałów, fluktuacji kadr, etc. Jest to również istotna funkcja w kontekście wynajdywania błędów procesowych oraz potencjalnych „wąskich gardeł”.
Namiastką takiej wielopoziomowej analizy może być śledzenie wskaźnika OEE (Overall Equipment Effectiveness), który bada efektywność produkcji na wielu obszarach jednocześnie (realizacji zadań, dostępności surowców oraz maszyn, ilości zwrotów, odpadów, itd.). Dashboardy BI pozwalają śledzić ten wskaźnik na bieżąco, co z kolei ułatwia podjęcie szybkiej interwencji oraz umożliwia bezbłędną identyfikację przyczyn.
Co istotne, proces produkcyjny jest monitorowany kompleksowo i niezwykle dokładnie. Mimo, że prezentowane dane domyślnie koncentrują się raczej na big picture niż na zagadnieniach operacyjnych, możliwe jest w każdej chwili pozyskanie danych najbardziej szczegółowych, jak np. zajętość poszczególnych maszyn w określonym czasie, czy status realizacji dowolnego zlecenia. W tym kontekście, dashboardy BI stają się także cennym substytutem narzędzi komunikacyjnych – z poziomu dashboardu menadżer może sprawdzić większość zasobów, procesów i operacji, mających miejsce na terenie zakładu, bez konieczności prowadzenia korespondencji, zwoływania spotkań, czy np. dzwonienia do współpracowników. Stąd też pochodzi nazwa „kokpitów menedżerskich” jako określenie dla BI.
Wsparcie dla ERP
Funkcjonujące w firmach narzędzia klasy ERP pomagają głównie w planowaniu produkcji, np.:
- planując i realizując zlecenia produkcyjne;
- rejestrując wykonane operacje;
- ewidencjonując koszty.
Mówiąc kolokwialnie, te narzędzia zajmują się tym, co będzie i tym, co właśnie się dzieje – pozwalają zaplanować i zmierzyć wykonanie celów, związanych z wytwarzaniem nowych wyrobów. Narzędzia Business Intelligence mogą służyć w tym wypadku jako uzupełnienie, pomagając spojrzeć na wyniki z dalszej perspektywy i przeanalizować, po uzyskaniu niezbędnych danych, takie zagadnienia jak np.:
- wysokość i strukturę kosztów produkcji;
- status i prognozy OEE;
- dokładne dane o wynikach prac poszczególnych działów oraz statusie poszczególnych projektów.
Można więc zaryzykować twierdzenie, że BI pomaga ulepszać stan procesów, wskazując na niedoskonałości, zagrożenia czy marnotrawstwo zasobów. Idealnie więc wpisuje się w metodologie lean, Kaizen itp., pomagając określić cele krótko- i długoterminowe, mające służyć poprawieniu efektywności przedsiębiorstwa.
Przede wszystkim strategia
Największą przeszkodą w rozwijaniu i prowadzeniu biznesu jest zwykle niepewność skutków decyzji. Parafrazując sławne powiedzenie – kto nie idzie do przodu, ten się cofa. Decyzje o różnej wadze trzeba podejmować cały czas, ale nie mogą one być podejmowane na ślepo – dobrze jest znać cały kontekst danego problemu (dane historyczne) oraz potencjalne skutki. BI, dzięki możliwości integrowania w jednym klastrze danych z systemu ERP, dotyczących różnych działów, wraz z informacjami ze źródeł zewnętrznych, pozwala na bezpieczne ocenianie rezultatów określonych decyzji. Tak usystematyzowana wiedza, w połączeniu z planami, może stać się podstawą do sformułowania strategii firmy, określenia celów, KPI, sposobów ekspansji rynkowej, budowania przewagi konkurencyjnej, etc. Przykładowe problemy, które można w ten sposób symulować to np.:
- ocena najlepszego momentu na zatrudnienie osoby o określonych kwalifikacjach;
- wybranie optymalnej daty na zakup nowych maszyn;
- ocena możliwości podniesienia cen i ustalenie zakresu podwyżki;
- analiza ryzyk, związanych z ekspansją na rynki zagraniczne;
- ocena marży w kontraktach z wybranym kontrahentem.
Jak zacząć?
Analityka danych produkcyjnych przy użyciu dashboardów Business Intelligence stała się nieodzownym elementem skutecznego zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym. Dzięki nim, firmy mogą monitorować kluczowe wskaźniki, analizować koszty, wydajność i prognozy, a także podejmować szybkie i trafne decyzje. Narzędzia BI umożliwiają także wielopoziomową analizę i identyfikację potencjalnych obszarów optymalizacji. Dlatego też coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie rozwiązań Business Intelligence, które umożliwiają zwiększenie efektywności, osiągnięcie lepszych wyników produkcyjnych i budowanie przewagi konkurencyjnej. Jeśli rozważasz wdrożenie BI w swojej firmie i chcesz uzyskać szybką odpowiedź na swoje pytania, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji, która pomoże Ci rozpocząć ten proces.
