FREE
TABLEAU
MOCK-UP TEST

Kadry – analityka danych w zarządzaniu zasobami ludzkimi

Kadry najczęściej korzystają z programu Excel, w którym menedżerowie analizują dane na temat pracowników. Informacje zarządcze związane z zasobami ludzkimi wiążą się z połączeniem różnych rodzajów danych: płacowych, kategorii wydajności i ocen, finansowych firmy, liczebności na określonych stanowiskach, urlopów i wielu innych. Jako osoba zarządzająca kadrami i płacami często stawiasz nowe hipotezy, które wymagają od Ciebie nowego podejścia i łączenia coraz to innych zestawów danych. W programie Excel, zajmuje to wiele Twojego cennego czasu. Niejednokrotnie musisz dociekać jak zrobić potrzebną analizę zupełnie od nowa.

Ścieżka rozwoju kariery menedżera HR?

Łączenie danych, to dobry start do odkrycia św. Grala wśród różnych diagnoz i informacji zarządczych. Jeśli jesteś menedżerem w dziale kadr i byłeś na konferencji w ciągu ostatnich 5 lat, z pewnością widziałeś wiele razy, taki lub podobny model piramidy. I prawdopodobnie znasz często cytowane statystyki, według których tylko 4% organizacji deklaruje, że znalazło się na szczycie tej piramidy.

piramida raportowania w dziale kadr

Gdy stosujesz metodę piramidy we wdrażaniu analityki HR (Human Resources), zaczynasz generować wiele list i skoroszytów, a następnie przystępujesz do raportowania operacyjnego. Na tym etapie dodajesz już pewną wartość w firmie. Jeżeli zarząd dostrzega, że generowane informacje z danych, otwierają nowe możliwości, będziesz otrzymywać coraz więcej zapytań. Informacje pomagają dyrektorom w podejmowaniu decyzji operacyjnych (co jest dobre), a także sprawiają, że ​​czują się oni lepiej poinformowani i mają większy wpływ na zarządzanie. Spirala zapotrzebowania na informacje zarządcze będzie się rozkręcać. Czasami możesz otrzymywać zapytania ad hoc (co jest czasochłonne), czasami ich wartość będzie wątpliwa, a prawie wszystkie będą pilne (co generuje dodatkowe koszty przełączania zadań). Na tym etapie możesz sobie pogratulować, ponieważ ewidentnie Twoja organizacja polubiła analitykę HR, a Ty możesz odgrywać ważną rolę przy stole decyzyjnym. Przyglądając się przyspieszeniu w zapotrzebowaniu na dane i generowane informacje, z pewnością widzisz, że narzędzia analityczne będą bardzo przydatne.

Nowoczesne kadry stawiają na wizualizację

Narzędzia Business Intelligence (BI) do analizy danych lub oprogramowanie dedykowane do analizy danych kadrowych (HR analytics), może znacząco przyspieszyć generowanie wniosków. Specjaliści HR mogą nie być przygotowani do zadań analitycznych, które wymagają wiedzy z zakresu data science, czy nawet bardziej zaawansowanych funkcjonalności Excela. Niemniej jednak dostęp do większej ilości źródeł danych i możliwość ich zwizualizowania, może w szybki sposób wznieść HR na niesamowity poziom planowania i predykcji.

Niezależnie od tego czy będzie to oprogramowanie dedykowane HR czy wybór padnie na narzędzia BI, które lepiej poradzą sobie z połączeniem danych pracowniczych z tymi z innych działów, inwestycja będzie kosztowna. Wiele rozwiązań w zakresie analizy danych pracowniczych zarzuca nas modnymi słowami: chmura, mobilność, big data, HRIS (human resource information system), analityka i wizualizacja. Zdaje się, że nowoczesna analityka wnosi wiele zalet, ale czy na pewno inwestowanie w tym kierunku jest uzasadnione? Jak uniknąć kosztownych błędów?

Czy kadry mogą zarządzać bez modelowania?

Zanim odpowiemy na pytanie czy inwestowanie w nowoczesne narzędzia do analizy i wizualizacji danych jest sensowne, zastanówmy się nad tym czy Twoją firmę stać na zarządzanie zasobami ludzkimi bez modelowania prognostycznego.

Znamy przypadek, w którym organizacja modelowała system wdrażania nowych pracowników sprzedaży. Dzięki niemu była w stanie przewidzieć, z zadziwiającą dokładnością, przyszły potencjał sprzedawcy w ciągu jego pierwszych 3 miesięcy pracy. Wyniki zostały przekazane menedżerom sprzedaży, którzy decydowali o dodatkowym szkoleniu dla początkujących sprzedawców i przesunięciu wyselekcjonowanych leadów do doświadczonych sprzedawców. W skutek modelowania zarządzania zasobami sprzedaży, obroty firmy gwałtownie wzrosły.

Wyobraź sobie, że Twoja konkurencja sięga po szybkie i inteligentne rozwiązania analizy danych i stosuje predykcję w zarządzaniu zasobami ludzkimi. Czy w związku z tym inwestowanie w narzędzia BI do działów HR ma swoje uzasadnienie? Ma, pod warunkiem, że dział kadr będzie zajmował swoje miejsce przy stole decyzyjnym i będzie wpływać na strategię całej organizacji. Paradoksalnie najważniejszy zasób organizacji wciąż nie jest traktowany jako ten, którym można zarządzać w sposób celowy i przewidywalny. Jeżeli masz ambicje by kadry zmieniały rzeczywistość w twojej organizacji, bez odpowiednich informacji zarządczych nie zrobisz kroku na przód.

Czy programy Business Intelligence są dla kadr?

Na rynku oprogramowania BI jest szeroki wybór narzędzi darmowych i płatnych. Jeżeli podejmujesz decyzję o inwestycji zasobów budżetowych w narzędzia do analizy danych pracowniczych, ogromnym wyzwaniem staje się wybranie odpowiedniego narzędzia. Najważniejsze jest postawienie na takie, które pozwala Ci eksplorować dane w sposób dla Ciebie czytelny i odkrywczy, które uchroni Cię przed popełnianiem kosztownych błędów i zwróci się szybko. W Vizyble najczęściej używamy Tableau, chociaż mamy również doświadczenie w pracy z Microsoft Power BI.

W jaki sposób narzędzia BI wpływają na działy kadr?

Manualne raportowanie danych pracowniczych to ogromne obciążenie dla działów HR. Im większa organizacja tym złożoność procesów kadrowych większa, tym więcej danych. Na przeciwko siebie stoją HR Business Partner (HRBP) oraz różni interesariusze w postaci zarządu, menedżerów, którzy oczekują wiarygodnej informacji na czas. Zwiększa się też oczekiwana częstotliwość udostępniania danych pracowniczych do biznesu. Weźmy za przykład proces zarządzania niewykorzystanymi urlopami, które w konsekwencji na koniec roku stają się kosztem firmy w postaci rezerwy. Tym procesem trzeba sterować łącząc wiele różnych wątków danych. Począwszy od planów urlopowych, po należny i wykorzystany urlop wreszcie po wnioski urlopowe, które znajdują się w trakcie akceptacji. Zarządzanie takim procesem raz na kwartał na bazie podsumowań zbiorczych to zdecydowanie zbyt rzadko. Aby zapanować nad tym gąszczem danych nie potrzeba zaawansowanych technik. Wystarczy odrobina chęci, pomysł i przyjazne użytkownikom biznesowym narzędzie jakim jest Tableau.

Korzyści z wykorzystania Tableau w dziale HR

Przede wszystkim uwalnia niesamowitą ilość czasu poświęcanego na ręczne raportowanie. Zestawienie liczby pracowników, struktura organizacji, zmiany w stanie zatrudnienia aktualizowane automatycznie, codziennie czy to brzmi niemożliwie? Faktycznie nie jest i nie powinno być. Raportowanie nie musi być nudne i przedstawiane w tabelach Excel, których nikt nie chce analizować. Informacja sama powinna docierać do odbiorcy. Dlatego działy HR też potrzebują swoich dashboardów. Taki jak ten poniżej, który budujemy z naszymi klientami z obszaru HR. Każdy jest w stanie zbudować takie rozwiązanie samodzielnie po kilku godzinach szkolenia.

struktura zatrudnienia

Wreszcie Tableau jest w stanie wspomagać realizację konkretnych celów biznesowych poprzez wiarygodną informację na czas. Obecne czasy stawiają ogromne wyzwania dla HRBP. Rosnące koszty zatrudnienia, oczekiwania płacowe, trudność z pozyskiwaniem i retencją pracowników wynikające ze zmian demograficznych – to tylko kilka zjawisk, które znacząco wpływają na codzienną pracę ale równocześnie podnoszą strategiczne znacznie HRBP. Poniżej prezentujemy dwa konkretne przykłady jak poprzez wizualną analizę danych można podejmować lepsze decyzje.

Rotacja pracowników

Do monitorowania zjawiska fluktuacji pracowników możemy użyć raportu, który pokazuje kluczowe wskaźniki tego problemu czyli liczbę pracowników, którzy odeszli, wskaźnik rotacji (Turnover Rate) oraz średni staż pracy. Przy rynku pracownika, dbanie o zatrzymanie dobrych pracowników jest niesłychanie ważne. Aby zapobiegać trzeba najpierw zrozumieć dlaczego pracownicy odchodzą oraz którzy pracownicy odchodzą z jakich działów, stanowisk. Wreszcie możemy badać korelację między odejściami, a innymi zmiennymi takimi jak rynkowość płac, satysfakcja z pracy, rozwój pracowników czy indywidualne wyniki. Praca na danych historycznych jest punktem wyjścia do modeli prognostycznych, które pozwolą ustalić grupy lub pracowników najbardziej podatnych na odejście.

rotacja pracownikow dashboard

Scenariusze what-if

Mendżer HR jako partner biznesowy to również strateg, który potrafi analizować różne scenariusze oparte o założenia przyszłości. Przy wzrastającej co rok płacy minimalnej oraz obciążeniach płacowych, możliwość analizowania różnych scenariuszy dotyczących zmiany kosztów oraz struktury zatrudnienia jest kluczowa dla zachowania długofalowej kondycji finansowej firmy. Zadanie wydaje się skomplikowane ale tak na prawdę wymaga zbudowania kalkulatora, który będzie pozwalał przeliczać scenariusze what-if w oparciu o różne zmienne takie jak płaca minimalna, obciążenia płacowe. Idealnie jeśli raport będzie połączony z danymi w systemie HR, co pozwoli na ciągłe przeliczanie wyników.

analiza what if placa minimalna

źródło: The Big Book of Dashboards

Podsumowanie czyli krok w przyszłość

Raportowanie informacji na temat zasobów ludzkich, na dowolnym etapie piramidy wymaga czystych danych. Poza tym nie ma powodu, dla którego musisz zaczynać od podstawy piramidy – a jeśli 96% organizacji nigdy nie osiąga szczytu? Właśnie to pytanie powinieneś sobie zadać, jeśli chcesz być światowym liderem analityki zasobów ludzkich. Opracuj plan wyodrębniania, przekształcania i czyszczenia danych z odmiennych systemów i zacznij potwierdzać lub odrzucać wszystkie schematy, które są uważane za „najlepsze praktyki”, ale nigdy nie zostały zweryfikowane.

Wchodząc na drogę analizy zasobów ludzkich na kolejnych etapach możesz osiągnąć następujące wartości.

1. Dostarczaj zmieniające zasady gry informacje na temat zasobów ludzkich za pomocą danych — nie tylko danych dotyczących pracowników, ale także danych operacyjnych;

2. Ilościowo wykazuj strategiczną wartość, jaką zarówno HR, jak i pracownicy zapewniają firmie; oraz

3. Wykorzystaj spostrzeżenia oparte na danych, aby ukierunkować inicjatywy dotyczące pracowników, które przyniosą najwyższy strategiczny zwrot z inwestycji.

Aktualności

Wykres pociskowy i wykres tempa

Aktualności

Darmowe narzędzia BI

X