FREE
TABLEAU
MOCK-UP TEST

Business Intelligence w księgowości

Księgowość odpowiada m.in. płynność finansową, rentowność inwestycji, logistykę zaopatrzeniową. Księgowość przedsiębiorstwa ma za zadanie realizację wielu celów analitycznych, do których osiągnięcia niezbędne jest pozyskanie danych z różnych źródeł. Te zaś gromadzone są nie tylko do prowadzenia rozliczenia, ale co ważniejsze, jako pomoc w podejmowaniu strategicznych decyzji. Systemy Business Intelligence – dobrane odpowiednio do potrzeb w twojej firmie – zoptymalizują pracę w obszarze finansowym, która nie ogranicza się przecież do ksiąg rachunkowych.

Narzędzia klasy Business Intelligence – odpowiedź na problemy i wyzwania księgowości

Rachunkowość na wyższym poziomie dzięki Business Intelligence

Warto pamiętać, że oprócz rachunkowości finansowej, księgowość może obejmować również rachunkowość zarządczą organizacji. W tym przypadku działalność komórki obejmuje także controlling, a efektem prowadzonych przez nią analiz jest podejmowanie decyzji strategicznych. I chociaż wydaje się, że księgowość finansowa a zarządcza to niezależne od siebie działy organizacji, to tak naprawdę pozostają w silnej korelacji. Ich współpraca warunkuje kompleksową analizę biznesową niezbędną do realizacji wyznaczonych celów organizacji.

Analityka biznesowa w oparciu o dane

Analityka biznesowa, która jest elementem współczesnej księgowości, działa w oparciu o dane pochodzące z różnorodnych źródeł. Jeszcze kilkanaście lat temu kluczowe w kontekście księgowości firmowej było zbieranie danych w porządku chronologicznym, a określone odgórnie założenia w tym zakresie ograniczały się jedynie do schematu tabel w Excel. Oczywiste jest, że przesyłanie informacji finansowych według tego systemu nie tylko zajmowało pracownikom sporo czasu, ale także niosło ze sobą duże ryzyko braku zgodności. W przypadku błędów, które często wynikały z ludzkiej omylności, pojawiał się problem wyjaśnienia przyczyn powstałego błędu.

Inteligencja finansowa

Poziom prowadzenia księgowości zarządczej znacznie poprawił się w momencie wdrożenia rozwiązań cyfrowych. Wykorzystanie hurtowni danych, otwarcie się organizacji na rozwiązania big data, sięganie po zaawansowane programy i aplikacje są przyczyną ewolucji funkcjonowania działu księgowego. Mówiąc wprost: zaawansowane usługi cyfrowe wykorzystywane w rachunkowości sprawiły, że firmy stały się inteligentne finansowo. Co istotne, dzięki temu księgowość jest prowadzona w przejrzysty i prosty sposób, obejmuje zarówno dane aktualne, jak również historyczne. A pozostawanie ich w silnej korelacji pozwala na podejmowanie przemyślanych decyzji na przyszłość.

inteligencja finansowa

Narzędzia klasy BI – odpowiedź na problemy i wyzwania księgowości

Zanim przejdziemy do możliwości jakie stwarzają rozwiązania Business Intelligence, warto wymienić wyzwania, z jakimi borykają się często pracownicy działu księgowego. Gromadzenie do analizy wielu rozbudowanych raportów; konieczność przygotowania w przejrzysty sposób, na podstawie skomplikowanych danych raportów dla kierownictwa. Rachunkowość zarządcza często staje w obliczu ryzyka błędnych obliczeń i interpretacji wyników finansowych. Wynikają one z nieuporządkowania danych, tworzenia raportów w różnych formach (Excel, programy księgowe). W rezultacie problemem może się okazać brak terminowości rozliczeń, tak istotnych dla ustaleń na potrzeby działań strategicznych.

Automatyzacja raportowania

Rozwiązaniem jest automatyzacja raportowania, która zagwarantuje nie tylko otrzymywanie niezbędnych danych w terminie i uporządkowanej formie, ale również pozwoli na prezentowanie ich w formie przejrzystych raportów generowanych według przyjętych kryteriów. Właściwie dobrane systemy Business Intelligence, które zapewniają bezpośredni dostęp do potrzebnych im danych w czasie rzeczywistym, następnie analizowanych na dashboardach. Są one kluczowym narzędziem dla wielu pracowników działów finansowych.

Analityka danych na miarę potrzeb księgowości

Wdrożenie systemu BI w księgowości nie ogranicza się jedynie do zapewnienia bezpieczeństwa hurtowni danych. Odpowiednio dobrane rozwiązanie Business Intelligence pozwala zoptymalizować księgowość w firmie. Umożliwia to uzupełnianie się funkcjonalności narzędzi do przechowywania, przetwarzania, integracji i wizualizacji danych (Tableau, Power BI) z potrzebami tego działu, które dotyczą różnych działań analitycznych.

Tworzenie raportów

Raporty księgowe tworzone w narzędziach BI znajdują się na dashboardach, zwanych też kokpitami menedżerskimi. Tworzy się je na podstawie zestawianych danych, które umożliwiają całościowe omówienie konkretnego zagadnienia. Przykładowo śledzenie należności, zobowiązań, wyciągi z rachunków.

Analityczne przetwarzanie online (OLAP)

Technika wykorzystywana do tworzenia wielowymiarowych baz danych, która obejmuje analizę trendów i umożliwia szybkie generowanie raportów, np. dotyczących płynności finansowej (cashflow).

Eksploracja danych i procesów

Przekształcanie danych w taki sposób, aby wydobyć z nich użyteczne informacje dla konkretnego przypadku analizowanego problemu przy jednoczesnej weryfikacji wypracowanych modeli biznesowych. W przypadku księgowości może być to model cashflow lub budżet na dany okres.

Przetwarzanie złożonych zdarzeń

Automatyzacja wykrywania wszelkich odchyleń, trendów oraz wzorców zależności na wczesnym etapie modelowania biznesowego. W księgowości automatyzacja ma swoje zastosowanie w analizie odchyleń od zakładanego budżetu. Warto też korzystać z analityki predykcyjnej do odkrywania wzorców i przewidywania przyszłych trendów.

Zarządzanie biznesową efektywnością

Wykorzystanie BI do ww. działań analitycznych pozwala kierować księgowością w sposób zoptymalizowany i bardziej zrozumiały dla członków organizacji. Przytoczone predykcje, analizy trendów i zwizualizowane modele służą finalnie kadrze kierowniczej do podejmowania jak najlepszych decyzji finansowych, strategicznych, biznesowych.

Grafika przedstawia sposób w jaki rozwiązania BI są przydatne w szeregu procesów w organizacji. Widzimy, że księgowość może prezentować istotne wyniki dla wielu użytkowników końcowych.

rodzaje danych ksiegowych i ich uzytkownikow

Rozwiązania Business Intelligence w praktyce

Skoro systemy BI mogą być tak pomocne w działalności działów księgowych, z jakich konkretnych rozwiązań warto skorzystać? Przed ich wyborem i wdrożeniem istotne jest określenie konkretnych potrzeb, jakie mają spełniać. Tym bardziej, że księgowość w ramach BI to niejedynie gromadzenie faktur w wersji elektronicznej czy analizy podatkowe i budżetowe jako hurtownia danych dostępna dla wszystkich. Jeżeli zastanawiasz się w jak udostępniać dane księgowe w sposób czytelny i zrozumiały dla różnych decydentów, umów się z nami na bezpłatną konsultację.

bezplatna konsultacja vizyble

Wizualizacja danych

Jedną z kluczowych funkcjonalności systemu BI jest wizualizacja danych. W tym przypadku przydatne dla organizacji będzie narzędzie do wizualizacji danych. Dashboardy są obrazowymi zestawieniami danych, które w sposób syntetyczny mogą prezentować różne rozliczenia, stany kont, kursy walut, należności, bilanse i wiele innych wskaźników finansowych.

Przykładem praktycznego zastosowania rozwiązań w BI w księgowości jest wykorzystanie wizualizacji w kontekście rozliczeń z odbiorcami. Zamiast trudno zrozumiałych danych finansowych zasadnicze kwestie związane z rozliczeniami z odbiorcami można przedstawić w formie czytelnych diagramów i wykresów. Mogą one prezentować nie tylko całościowe wyniki organizacji, ale również wskazywać tendencje wzrostowe bądź spadkowe uwzględniając różnorodne terminy płatności, opóźnienia w regulacji należności, wielkości i rodzaje obsługiwanych klientów (również ze względu na kraj pochodzenia).

Wykorzystanie BI w analizie rozliczeń z odbiorcami w przejrzysty sposób pozwala również zaprezentować różnice we wskaźnikach w tej kategorii w stosunku do lat poprzednich. Już pierwsze spojrzenie na przygotowany poniżej dashboard daje szereg czytelnych i zrozumiałych informacji na tak ważny temat, jakim są rozliczenia przedsiębiorstwa.

Dashboard naleznosci

Wizualizacja danych z wykorzystaniem systemów Business Intelligence będzie przydatna również w analizie otwartych należności wobec przedsiębiorstwa. Posługując się narzędziami BI, na podstawie zgromadzonych i przetworzonych danych nt. należności kontrahentów, możemy wygenerować czytelne zestawienie graficzne uwzględniające nie tylko należności, które wpłynęły w terminie, ale przede wszystkim te przeterminowane. Co więcej, ten sam dashboard zawiera zestawienie dokumentów kontraktowych z jednoczesnym wskazaniem zarówno wysokości należności, jak też okresu zwłoki w uregulowaniu należności. Dostęp do tak wielu danych skoncentrowanych na jednym dashboardzie znacznie ułatwi wygenerowanie monitów dla kontrahentów, jak również da jasny obraz aktualnej sytuacji rozliczeniowej organizacji.

Dzięki narzędziom do wizualizacji danych, takim jak Tableau skomplikowana i obszerna wiedza, którą zawierają najczęściej raporty Excel, jest przekazywana w przejrzysty i prosty sposób. Wystarczy jedno spojrzenie na dashboard by wywnioskować, czy bilans jest dodatni czy ujemny, a następnie zejść do poziomu pojedynczego źródła przychodu, żeby przyjrzeć się szczegółom.

Prezentacja danych w sposób zwizualizowany znacznie ułatwia analizę końcowych wniosków i podejmowanie strategicznych decyzji.

Przetwarzanie danych ETL i ELT

Business Intelligence nie wiąże się tylko z aspektami wizualnymi. Najlepiej, gdy cały proces przetwarzania i analizy danych jest płynny. Kwestia ta jest na tyle ważna, że to właśnie na podstawie przetworzonych danych tworzone są liczne raporty i analizy wykorzystywane w procesach decyzyjnych, które powinny być zbudowane w oparciu o aktualne dane. Szybkie odświeżanie raportów jest możliwe dzięki odpowiednio zaprojektowanym procesom ETL lub ELT. Pliki statyczne Microsoft w tym przypadku to zdecydowanie za mało.

Ilość danych finansowych we współczesnym przedsiębiorstwie jest już zbliżone do skali „big data”. Narzędzia ETL oraz ELT pozwolą zoptymalizować przepływ danych w twojej firmie. Czym się różnią i jak wybrać właściwe podejście do przetwarzania danych? Kluczem wyboru powinny być potrzeby organizacji. Rozwiązania różnią się momentem transformacji zebranych danych.

Właściwie dobrane usługi w tym zakresie sprawią, że wszystkie analizy i raporty będą tworzone w sposób zautomatyzowany oraz dostosowany do konkretnych kryteriów prowadzonej analizy. Rozwiązania ELT/ETL zoptymalizują przepływ danych, który zaczyna się tam, gdzie dane są gromadzone – hurtownia danych, aż po raporty i analizy dostępne wszystkim użytkownikom końcowym.

Od odpowiednio zaprojektowanych procesów integracji danych, zależy wzrost efektywności raportowania. Porozmawiaj z nami, jeżeli potrzebujesz więcej informacji na temat tego, co będzie najlepiej pasowało do procesów w Twojej organizacji.

bezplatna konsultacja vizyble

Zalety wdrożenia Business Intelligence

Księgowość online

Systemy Business Intelligence to przeniesienie sfery finansowej przedsiębiorstwa do świata online, które nie wymaga specjalistycznej wiedzy z zakresu IT. BI pozwala również na pracę zdalną zespołu przy jednoczesnym zagwarantowaniu dostępu do firmowych danych i analiz. Księgowość prowadzona w oparciu o rozwiązania Business Intelligence nie tylko ułatwia prowadzenie analiz wielu zagregowanych danych, ale również – dzięki automatyzacji procesów finansowych – optymalizuje wiele innych procesów w organizacji. Dostęp księgowych do różnorodnych danych z wielu komórek firmy dostarcza nie tylko informacji stricte finansowych, ale również tych dotyczących wydajności poszczególnych zespołów. Zaawansowane rozwiązania Business Intelligence pozwalają również na analitykę predykcyjną, która wykorzystując dane aktualne i historyczne wypracowuje zróżnicowane scenariusze na przyszłość. Tego rodzaju raporty i analizy mogą pomóc w uniknięciu problemów z płynnością finansową firmy.

Główny zysk – czas

Bez wątpienia dodatkową zaletą Business Intelligence – poza automatyzacją procesów, agregacją i przetwarzaniem danych w czasie rzeczywistym, jest możliwość konfigurowania analiz według określonych kryteriów. Wyeliminowanie ręcznej analizy danych oraz ryzyka błędu czynnika ludzkiego gwarantują nie tylko wykorzystanie rzetelnych informacji, ale także znacznie skracają procesy pozyskiwania i analizowania danych finansowych. Zaoszczędzenie czasu w tym zakresie oraz odciążenie działów księgowych pozwala im skupić się na rzeczywistych celach organizacji, a skrócony czas generowania zestawień dostosowanych do potrzeb konkretnego klienta zwiększa szansę na ich realizację.

Jak wdrażamy BI obszarach finansowych?

Chcąc wdrożyć rozwiązania Business Intelligence, nie musisz obawiać się trudności z obsługą systemów. Po pierwsze, większość programów działa w sposób intuicyjny, a do ich obsługi nie jest wymagana specjalistyczna wiedza informatyczna. Po drugie, rozwiązania Business Intelligence dostosowane są do potrzeb firmy. Aby było to możliwe pierwszym krokiem jest opracowanie projektu wdrożenia BI.

W Vizyble rozumiemy, że brak szczegółowego planu wdrożenia, przy jednoczesnym zaangażowaniu wielu osób o różnym doświadczeniu pracy z danymi, może być przyczyną chaosu organizacyjnego i komunikacyjnego. Z tego powodu precyzyjnie planujemy: harmonogram, plan wdrożeniowy i wycenę. Nie boimy się komunikować trudnych rzeczy. Zaczynając od oferty, a kończąc na dokumentacji powdrożeniowej, opisujemy szczegółowo wszystkie kroki. Dzięki temu nasi klienci rozumieją za co płacą, jakie są etapy ustalone w harmonogramie i mają możliwość odświeżenia wiedzy po zakończonym projekcie.

Zapewniamy skuteczność wdrożenia BI w obszarze księgowości, finansów i controllingu, ponieważ nasi konsultanci się z nich wywodzą (posiadają 5 letnie doświadczenie w tych obszarach). Nie musisz nam tłumaczyć, czym jest cashflow, bilans czy analiza odchyleń.

Aktualności

Analiza finansowa w Business Intelligence

Aktualności

Analiza odchyleń od budżetu sprzedaży

X